Deaccession och avyttring

I enlighet med ICOM:s etiska regler gallrar Kulturförvaltningen endast när det finns ett fullt medvetande om objektets betydelse, dess karaktär, dess rättsliga status, och den förlust av allmänhetens förtroende som kan bli följden av en sådan åtgärd.

De ledande principer som tillämpas för gallring i Kulturförvaltningens permanenta samlingar är:

• Gallring tillämpas normalt sett ytterst restriktivt och sker endast som en del i den övergripande utvecklingen av museets (enhetens) samlingar.
• Gallring i samlingarna utförs med intentionen att objekte(t)n, så långt det är möjligt, förblir tillgänglig(t)a för allmänheten, i första hand genom att andra museer inom det allmänna museiväsendet erbjuds objekte(t)n som gåva eller genom försäljning Avser gallringen ett objekt som skänkts till enheten ska objektet i ett första skede erbjudas till tidigare ägare eller dess arvingar.
• Eventuella förtjänster vid gallring genom försäljning, ska oavkortad reserveras till utveckling av samlingarna.
• Gallring får inte skada allmänhetens förtroende för verksamheten.

Beslutsrätt är fördelat enligt fastställd beslutsordning.

Ett beslutsunderlag för deaccession bör alltid framläggas innan beslut om, och verkställande av, deaccession. 

Dels där det i efterhand ska kunna redogöras för såväl process som utfall, dels då deaccession och avyttring aldrig får tillämpas utan giltig motivation och skäl (se även Gallringsprocessen).

Beslutsunderlaget tas fram av sakkunnig, vanligen samlingspersonal.

Beslutsrätt är fördelat enligt fastställd beslutsordning.

• • Objekt som tillhör de permanenta samlingar – beslutsrätt delegeras till avdelningschef enligt verkställighetsbeslut nr. 15, § 9.
  • Objekt som ingår i en stödsamling – beslutsrätt delegeras till enhetschef. Enhetschefen äger rätt att vidaredelegera till samlingspersonalen/sakkunnige.
  • Inkomna objekt som inte är förvärvade eller accederade –beslutsrätt delegeras till enhetschef Enhetschefen äger rätt att vidaredelegera till samlingspersonalen/sakkunnige.

Ett gallringsärende kan initieras på enhetsnivå eller på förvaltningsnivå.

Oberoende av vilken typ av samling den berör, ska gallringsärenden grundas på ett så fullständigt beslutsunderlag som möjligt. Beslutsunderlag upprättas av sakkunnig(a) på berörd enhet, vanligen samlingspersonalen. Vid behov rådslås specialistkompetens.

Verkställande av deaccession och avyttring i kategori 1, 2 och 3 får endast genomföras om det finns ett formellt beslut om deaccession och avyttring enligt gällande beslutsordning.

Avtal för överlåtelse vid avyttring.

Ett beslut om deaccession och/eller avyttring ska alltid föregås av ett fullständigt beslutsunderlag. Dels där det i efterhand ska kunna redogöras för såväl process som utfall, dels då deaccession och avyttring aldrig får tillämpas utan giltig motivation och skäl.

Ett beslutsunderlag grundas i noggranna överväganden kring objekte(t)ns betydelse, karaktär (antingen det går att ersätta eller ej), rättslig status, och den förlust av allmänhetens förtroende som kan bli följden av en sådan åtgärd.

Om expertis gällande sakfrågor som rör enskilda gallringsärenden saknas på enheten rådslås extern expertis.

Beslutsunderlaget ska omfatta:

• Översiktlig beskrivning av de objekt som ärendet avser
• Fastställande av äganderätt
• Risk- och konsekvensanalys för gallringen
• Motivering för gallringen
• Skäl för gallringen
• Förslag på metod för avyttring

Beskrivning av objekte(t)n

I beslutsunderlaget ska det framgå vilken samlingskategori objekte(t)n tillhör. Förvaltande enhet anges.

Objekte(t)s accessionsnummer, sakord och objektbeskrivning infogas i underlaget.

Dokumentation av äganderätt

Kulturförvaltningens äganderätt och befogenhet för deaccession och avyttring av objekte(t)n ska fastställas.

Kulturförvaltningen är restriktiv gällande gallring av objekt med osäkra ägandeförhållanden. Om objektet inte är accederat och information om ägare saknas, ska äganderätten undersökas. Om kompletterande information trots eftersökning i rimlig omfattning inte kan erhållas, kan Kulturförvaltningen antas vara ägare.

Risk och konsekvensanalys

Beslutsunderlaget ska innehålla en bedömning av gallringens lämplighet med utgångspunkt i etiska och juridiska ramverk aktuella för verksamheten samt en bedömning av gallringens konsekvenser för allmänhetens förtroende för verksamheten.

En kommunikationsplan ska upprättas för att bemöta eventuella frågor från allmänheten kring avyttringen i de fall där:

• Avyttringen berör objekt från de permanenta samlingarna och annonsering efter lämplig mottagare ska göras.
• Avyttringen verkställs genom försäljning.
• Gallringen bedöms kunna påverka allmänhetens förtroende för verksamheten.

En särskild talesperson ska utses för att bemöta frågor kring gallringsärendet.

Kommunikationsplanen tas fram antingen i samband med beslutsunderlaget, eller när ett formellt beslut om deaccession och avyttring har tagits.

Motivering

Deaccession och/eller avyttring ska bidra till den övergripande utvecklingen av samlingarna. Motiveringen för gallringen ska vara transparent och tydliggöra hur den tänkta deaccessionen och/eller avyttringen bidrar till målet.

Skäl för deaccession och avyttring

Gallring får ske förutsatt att objektet inte har förvärvats med särskilda förbehåll samt om en eller flera av nedanstående kriterier uppfylls:

A. Objektet saknar signifikans, relevans eller användningsområden i relation till organisationens verksamhetsmål och långsiktiga utvecklingsmål.

B. Objektet är skadat eller nedbrutet – bevarande inte är längre möjligt.

C. Objektet är skadat eller nedbrutet – objektet har förlorat sitt användningsområde på grund av skadan/nedbrytningen.

D. Objektet är skadat eller nedbrutet – konserverings- eller restaureringskostnaderna står ej i relation till värdet/signifikansen objektet har för verksamheten, forskningen eller annan intressent.

E. Objektet ska genomgå en destruktiv analys.

F. Det är för resurskrävande att förvalta objektet på ett ansvarsfullt sätt.

G. Objektet/objektkategorin är överrepresenterat, kopia eller dubblett av sämre kvalitet i egna eller andra museisamlingar i det allmänna museiväsendet.

H. Objektet saknar identifierad ägare, kontext eller relevant information.

I. Objektet ska repatrieras/återföras.

J. Objektinnehav strider mot gällande lagstiftning eller de etiska principer som museerna har att förhålla sig till.

K. Det råder tveksamheter om objektets autenticitet/objektets autenticitet går ej att fastställa.

L. Objektet har tillförts samlingarna på ett oriktigt sätt.

M. Objektet utgör en betydande risk för övriga objekt i samlingen eller personal.

Förslag på metod för avyttring

Ett förslag på lämplig metod för avyttring ska ingå i beslutsunderlaget.

Deaccession och/eller avyttring får verkställas endast vid formellt godkänt beslutsunderlag enligt beslutad delegeringsordning. 

Kulturförvaltningen hanterar särskilda riktlinjer för:

A) Val av avyttringsmetod

B) Identifiering av lämplig mottagare

Val av avyttringsmetod

Val av avyttringsmetod styrs av intentionen att objekte(t)n, så långt det är möjligt, förblir tillgänglig(t)a för allmänheten. Avyttring kan ske genom:

• Gåva/överlåtelse
• Utbyte med annat museum
• Återförande/repatriering
• Överföring till stödsamling
• Försäljning
• Destruktion

Om ärendet avser en tidigare gåva ska enheten i första hand erbjuda en returnering av objektet till givaren, upphovsmannen eller efterlevande släktningar innan ett övervägande av eventuella andra avyttringsmetoder.

Vid avyttring genom försäljning, gåva, utbyte samt återförande/repatriering ska äganderätten oinskränkt överföras till mottagaren. Överföringen ska dokumenteras i ett skriftligt överlåtelseavtal som arkiveras hos Kulturförvaltningen samt registreras i accessions-/generalkatalogen under tillhörande accessionsnummer.

Gåva och utbyte

Vid gåva överlåts hela eller delar av en samling med medföljande ägarrätt till annan institution och utan krav på ekonomisk ersättning eller annan ersättning, exempelvis byte. Överlåtelser i form av gåva sker endast till erkända institutioner med en god standard för samlingsförvaltning där samlingarna är tillgängliga för forskning.

Vid utbyte mellan institutioner gäller att utbytet bör vara av likvärdigt vetenskapligt värde. Ett byte förutsätter att parterna når en överenskommelse där båda avstår från sin respektive ägarrätt över utbytta objekt.

Vid försäljning

Museisamlingar förvaltas för samhällets räkning och får inte ses som realiserbara tillgångar. Om en försäljning av avyttrade objekt ändå föreligger ska eventuella intäkter därför oavkortat användas till förmån för en vidareutveckling av samlingarna. Hänsyn bör tas till att visst material kan vara olämpligt att sälja och av den anledningen bör destrueras. Vidare bör en försäljning ske till en så stor marknad som möjligt och till ett marknadsmässigt pris.

Innan beslut om försäljning ska du alltid ställa frågan vilka reaktioner en försäljning kan framkalla hos allmänheten, och på vilka sätt en försäljning kan gagna, förutom museet, allmänheten. En risk- och konsekvensanalys ska därför föreligga ett beslut om försäljning. Analysen ska alltid omfatta en bedömning av intressekonflikter, en kartläggning av juridiska krav och restriktioner, och en bedömning av försäljningens effekt på allmänhetens förtroende.

Vid försäljning ska en kommunikationsplan upprättas och en talesperson utses.

Destruktion

Gallring i samlingarna utförs med intentionen att objekte(t)n, så långt det är möjligt, förblir tillgänglig(t)a för allmänheten. Destruering bör ske endast då annan överföring inte bedöms kunna genomföras, eller om kostnaden för en försäljning överstiger den ekonomiska ersättning museet skulle få för objektet. Hänsyn till betydande arbetsinsats vid en försäljning får tas.

Museienheten eller besöksmålet som driver gallringsärendet ska säkerställa att lämplig metod för destruktion finns.

Lämplig mottagare

Lämplig mottagare är:

• Föremålets ägare, eller den som har överlåtit objektet till museet, eller eventuella arvingar.
• Andra museer eller besöksmål inom Kulturförvaltningen.
• Andra museer och arkiv i det allmänna arkiv- och museiväsendet (objekt i permanenta samlingar).
• Förutsatt att objektet har begränsat kulturhistoriskt och vetenskapligt värde är annan offentlig verksamhet, museer utanför det allmänna museiväsendet och ideell kulturarvsverksamhet att betrakta som lämplig mottagare.

Anställda i, eller personer med nära association till Kulturförvaltningen, direkt eller genom annan, tillåts ej att överta äganderätt till objekt som gallras.

Om lämplig mottagare saknas

• Åter bedöm beslutet om deaccession.
• Undersök alternativa metoder för avyttring.
• Dokumentera processen.

Objektnummer/katalognummer/accessionsnummer ska inte övergå till att bli vakanta efter deaccession. Information om gallringen ska finnas kvar under numret i accessions-/generalkatalog med hänvisning till ytterligare dokumentation i arkiv.

Deaccederade objekt ska fotograferas, helst från flera håll, och beskrivas i text. Gallringsförfarandet ska vara tydligt beskrivet i text.

Dokumentation, beslutsunderlag, eventuella mötesreferat och inte minst beslut ska finnas samlat och arkiverat innan ärendet avslutas.

• Upprätta beslutsunderlag.
  • beskriv objektet 
  • ställ fast äganderätten
  • gör en risk och konsekvensanalys för gallringen
  • motivera gallringen
  • ange skäl för gallringen
  • lämna förslag på avyttringsmetod
• Säkerställ att beslutsunderlaget beslutas av person med beslutsrätt.
• Dokumentera objektet.

Vid etisk gallring, försäljning av objekt från en permanent samling, eller om gallringen bedöms kunna påverka allmänhetens förtroende för verksamheten:

• Ta fram kommunikationsplan
• Utse talesperson
• Identifiera lämplig mottagare:
  • Kontakta, alternativt annonsera efter, lämplig mottagare på lämplig(a) forum under skälig period.
• När lämplig mottagare har identifierats:
  • Kom överens om villkoren för överförande (transportansvar, transportkostnader, krav på förvaltning mm).
  • Överför äganderätten till mottagaren.
  • Överför all objektrelaterad dokumentation till mottagaren.
  • Packa och transportera objektet.
• Registrera deaccessionen i accessions-/generalkatalog (accederade objekt).
• Arkivera tillhörande handlingar.
• Avsluta ärendet.