Utlån

Genom utlån svarar myndigheten mot uppgiften att öka samlingarnas tillgänglighet och ryktbarhet.

Kulturförvaltningen tillmötesgår förfrågningar om utlån ur myndighetens samlingar så långt det är möjligt, med utgångspunkt i objektens skick (kondition), den egna verksamhetens kapacitet och behov, ägarskapsfrågan, samt låntagarens möjlighet att uppfylla gällande villkor för lånet.

Kulturförvaltningen beviljar lån till nationella och internationella statliga museer, läns- och regionmuseer, kommunala museer, universitetsinstitutioner och undantagsvis andra institutioner och företag.

Kulturförvaltningen medger endast tidsbegränsade utlån med ett tydligt syfte. Kulturförvaltningen lånar ut objekt och material till utställning samt i forskningssyfte, för provtagning och analys (se Analys och provtagning).

Anhållan om utlån ska ställas skriftligen till enheten senast sex månader innan utställning eller annan användning. Anhållan bedöms utifrån syfte, objektets tillstånd (tillståndskontroll) samt låntagarens möjlighet att tillmötesgå villkoren för lån (se nedan). Låneförfrågningar behandlas enbart om de ställs med god framförhållning. Beslut om utlån fattas av enhetschef. Låntagaren ska förbinda sig att följa myndighetens villkor för lån, som regleras enligt avtal mellan Kulturförvaltningen/enhet och låntagaren.

Låneavtal innehåller förutom villkor för lånet, syftet med lånet, tidsperiod, utställningsnamn eller projektnamn vid analys, institution, objektets ID, fotografi av objektet samt alla omständigheter. Lånehandlingen upprättas i två exemplar där långivare och låntagare undertecknar båda. Handlingen arkiveras och diarieförs.

Utlämning av objekt kan endast ske om samtliga för utlämningen relevanta avtal och dokument är påskrivna och diarieförda. Vid utlämning eller överlämning ska ett utlämningskvitto upprättas, undertecknas och arkiveras.

Utlån i forskningsändamål

Ansökningar till lån i forskningsändamål ska ske skriftligt med uppgifter om:

Lånets syfte
Projektnamn, projektbeskrivning samt ansvarig
Relevant forskning och resultat inom forskningsfältet
Objekte(t) förfrågan avser
Hur materialet ska hanteras och användas

Om forskarlånet inbegriper analys och provtagning krävs en kompletterande ansökan (se Analys och provtagning).

Beslut om utlån till forskningsändamål tas av samlingsansvariga. Beslut om forskarlån som innebär destruktiv provtagning beslutas av avdelningschef om objektet ingår i den permanenta samlingen och av enhetschef om objektet tillhör en stödsamling eller inte är förvärvat eller accederat Forskarlån är avgiftsfria men eventuella transportkostnader betalas av låntagaren.

För att ett lån ska beviljas måste anhållan inkommit minst en månad före lånetidens början. Påskrivna lånehandlingar ska vara Kulturförvaltningen tillhanda före ett verkställande av utlån. I lånebeslutet framgår eventuella försäkringsvärden för respektive objekt. Låntagande institutionen förbinder sig att tillhandahålla en säker förvaring av objekten i låsta och brandsäkra utrymmen.

Utlåningstiden är högst 6 månader. Önskas lånet förlängas ska anhållan inkommit senast en månad innan lånetidens utgång.

Villkor för utlån

Vid bifallet lån förbinder sig låntagaren att:

ansvara för objektens vård och säkerhet under hela låneperioden.
hålla objekten försäkrade till det belopp som Kulturförvaltningen anger i avtalet för utlån.
under låneperioden stå för kostnader som kan uppstå med anledning av lånet.
ansvara för återlämning av objekten i oskadat skick.

Om låntagaren inte följer lånevillkoren har Kulturförvaltningen rätt att omedelbart återta lånet utan att bli ersättningsskyldigt.

Lån är tidsbegränsade. En skriftlig ansökan om lån ska ha inkommit senast tre månader innan önskad låneperiod, för internationella lån gäller sex månader. Om lånetiden önskas förlängas, skall en skriftlig förfrågan ställas till Kulturförvaltningen senast fyra veckor innan lånetidens utgång.

Avtalet kan sägas upp med en månads varsel från båda parter.

Skada eller förlust vid lån

Vid skada eller misstanke om förändring av objekten skall Kulturförvaltningen kontaktas omedelbart. Inga åtgärder får utföras på objekten utan skriftlig medgivande från Kulturförvaltningen.
Vid skada skall full ersättning erläggas till Kulturförvaltningen, även om eventuell konserveringsåtgärd överstiger försäkringsvärdet.
Stöld ska omgående anmälas till Kulturförvaltningen, samt polisanmälas.
Vid stöld skall full ersättning erläggas till Kulturförvaltningen.

Transport vid lån

Låntagaren står för alla kostnader vad gäller transport och försäkring under transport av lånade objekt. Om lånet kräver kurir ska låntagaren bekosta kurirens resor, logi och traktamente. Eventuell kostnad för dokumentation, konservering samt packning och emballage tillkommer. Transportsätt skall godkännas i förväg av utlånande enheten inom Kulturförvaltningen.

Hantering, utställning och säkerhet vid lån

Föremålen får endast hanteras av museipersonal som är insatt i föremålsvård och föremålshantering.
Föremålen får under lånetiden ej flyttas till annan lokal än den som angivits i låneavtalet utan samråd med Kulturförvaltningen.
Objekten får endast används till det ändamålet som låneansökan avser. Vid annan användning krävs en ny ansökan och ett nytt avtal.
Objekt ska ställas ut i larmade skyddsmontrar av minst säkerhetsklass 4 enligt Statens kulturråd/kammarkollegiet. Lokalerna skall vara larmade när de är obemannade. Kulturförvaltningen förbehåller sig rätten att inspektera lokalerna, samt få information om gällande säkerhetsrutiner avseende typ av larm, vakthållning o dyl.
Objekten ska förvaras i lämpliga klimat- och miljöförhållanden.
I utställningssammanhang ska nämnas att objektet tillhör Kulturförvaltningen/enhet. Vid produktion av utställningskatalog sänds två exemplar av katalogen till Kulturförvaltningens bibliotek.

Övrigt

Om låntagaren önskar tillverka kopior ska skriftligt tillstånd inhämtas från Kulturförvaltningen. Tillståndet bör innehålla uppgifter om antal tillverkade kopior samt material och tillverkningssätt.
Om tillverkning av kopior kräver hantering av objekten ska ett skriftligt tillstånd till detta hämtas in från Kulturförvaltningen.