Introduktionsbrev till metodstödjare

Varför ska vi minska uteblivna besök?  

Att patienter uteblir från bokade besök inom hälso- och sjukvården innebär risk för försvårad sjukdom samt att andra patienter står i kö samtidigt som sjukvården går med outnyttjade tider och resurser. Genom att minska uteblivna besök reduceras risker och ökar patientsäkerheten.  

Under åren 2015–2019 missade patienter i Västra Götaland mellan 153 000 och 161 000 öppenvårdsbesök på sjukhusförvaltningarna (primärvård, tandvård och habilitering inte medräknat). Det motsvarar i genomsnitt 5,5 % av alla bokade besök. Men det är stor variation; de verksamheter som ligger högst har över 25 % uteblivna besök. Beräkningar har gjorts som visar att uteblivna besök kostade Västra Götalandsregionen 400 Mnkr år 2016, 600 Mnkr år 2018 och 550 Mnkr år 2019.  

Hur kan vi minska uteblivna besök? 

Regionutvecklare på Koncernkontoret har samlat erfarenheter från olika verksamheter som provat att minska uteblivna besök och därefter tagit fram en regional modell. Den regionala modellen har en tydlig struktur och är samtidigt flexibel då det i modellen ingår ett stort antal åtgärder att välja mellan och enheterna själva väljer åtgärder utifrån verksamhetens natur och de orsaker till uteblivande som identifieras. Modellen är testad med pilotenheter på Skaraborgs sjukhus 2020-2021.  

Den regionala modellen innehåller bland annat:  

• tidsplan
• hur man kan ta fram vilka patienter som uteblir och varför
• meny över åtgärder som kan minska uteblivna besök (”åtgärdsbuffén”)

Lokala förbättringsteam 

Modellen bygger på att intresserade enheter bildar lokala förbättringsteam. Framgång i förbättringsarbete nås bäst genom att verksamhetskännedom kombineras med kunskap om förbättringsarbete. Därför rekommenderas att det lokala förbättringsteamet består av medicinsk sekreterare, kliniskt verksamma personer (motsvarande dom yrken som patienter/närstående möter), linjechef samt verksamhetsutvecklare. I modellen rekommenderas även att patient och/eller närstående ingår.  
Som stödfunktion rekommenderas kontakt med lokala data-/analysenheten.  

Struktur och innehåll 

Strukturen för arbetet bygger på kortare möten och det största arbetet sker mellan träffarna. De tre första träffarna rekommenderas bokas in med relativt korta intervall för att arbetet ska komma igång. Därefter sker träffarna med längre intervall. Varje träff har ett väldefinierat mål och även arbetet mellan dom olika träffarna är definierat.

Se träff 1 för en visuell bild över arbetet fördelat över tid samt en sammanfattning över de olika träffarnas syfte samt tillhörande eget arbete mellan träffarna.  

Vid träff 3 väljer enheterna målgrupp och åtgärder för målgruppen. Efter träff 3 testar enheten sina valda åtgärder. Om du är van vid att arbeta enligt PDSA (Plan – Do – Study – Act) kommer du att känna igen dig i hur arbetet är upplagt.  

Arbetet med att minska uteblivna besök är ett långsiktigt arbete som kräver kontinuerlig uppföljning och justering av åtgärder beroende på vilken patientgrupp som är målgrupp, så arbetet kommer att pågå längre än dom fem träffarna på bilden. 

Material för arbetet 

I materialet för modellen finns grundmaterial för att kunna börja arbeta med att minska uteblivna besök. Till exempel finns powerpointbilder för träff 1-5 och en mall för efterkommande träffar. Åtgärderna som enheterna kan välja bland (den så kallade åtgärdsbuffén) finns också med i materialet.  

Materialet behöver kompletteras med lokal data – hur ser det ut med uteblivna besök hos er? Men även för det finns tydliga anvisningar att följa.  

Till modellen hör en regional Power BI-rapport, denna behöver man söka behörighet till. Instruktioner för detta hittar du i träff 1. 

Hälsning från oss 

Vi hoppas att ni vill arbeta för att minska era uteblivna besök. Färre uteblivna besök innebär fördelar för patienter, närstående och vården.   

Om ni har frågor eller förslag till förbättringar, hör av er!