Vanliga frågor och svar

Användarvillkoren för personalgränssnittet godkänns vid första inloggning och går att läsa under dina personliga inställningar i personalverktyget. 

Användarvillkor

E-tjänsterna på 1177 möjliggör en säker digital kontakt mellan invånare och vården. All information som skickas mellan invånare och vården via e-tjänsternas ärendehantering är krypterad och säker. 

Endast behörig vårdpersonal och invånaren själv kan se information i ärendena. Vårdpersonalen ansvarar för att journalföra den information som är viktig för invånarens hälsa och vård. Personalverktyget för e-tjänsterna på 1177 är inte ett journalsystem. 

För att använda personalverktyget för e-tjänsterna på 1177 behöver varje vårdpersonal ha en personlig inloggning. Inloggning sker med SITHS-kort och personalen måste finnas i HSA-katalogen. Informationen i HSA-katalogen visas för både invånare och annan vårdpersonal, därför är det viktigt att den är korrekt och uppdaterad. För att kunna hantera ärenden i e-tjänsterna behöver personalen ha behörighet till mottagningen. Verksamhetsansvarig, eller av denne utsett biträde, ansvarar för att tilldela och ta bort vårdpersonalens behörigheter till mottagningen. 

Kontakt med en mottagning fungerar på samma sätt som för invånare utan skyddad identitet.

För att invånaren ska kunna använda tjänsten "Kontakta mig" som finns på en mottagning behöver personen klicka på mottagningen under “Hitta och Lägg till mottagning”. Om det är vårdmottagningen som invånaren är listad hos ska vårdmottagningen finnas under "Vårdval". Om invånaren inte kan hitta mottagningen på e-tjänsterna måste invånaren kontakta vårdmottagningen via telefon. 

Om personer med skyddad identitet vill kontakta en mottagning via e-tjänsterna utanför det län där denne är folkbokförd behöver mottagningen godkänna hen för kommunikation genom att manuellt lägga till hens personnummer. Personerna med skyddad identitet kan då få tillgång till de tjänster som mottagningen erbjuder.

För vårdpersonalen visas namn, personnummer och var personen är listad. Personens folkbokföringsadress som hämtas från Personuppgiftstjänsten visas däremot inte om personen har skyddad identitet.

I personalverktyget markeras personer med skyddade personuppgifter med hjälp av en ikon. Denna ser ut som en röd sköld med ett hänglås

Ikonen visas om personen har en sekretessmarkering eller skyddad folkbokföring. Har personen fingerade personuppgifter visas inte ikonen.

Ikonen ska alltid visas i vyer där någon av följande uppgifter om invånaren från Personuppgiftstjänsten visas: adressuppgifter, ort, länskod, kommunkod. I vissa vyer visas den tillsammans med texten “Skyddade personuppgifter”.

I 1177 Personalverktyg är det möjligt för vårdpersonal med skyddad identitet att logga in, hantera ärenden och administrera e-tjänster. Det betyder att det är upp till varje enskild vårdpersonal med skyddad identitet att avgöra huruvida det är lämpligt att hantera ärenden eller inte. I ett ärende som en vårdpersonal hanterar, visas för- och efternamn samt titel i ärendet till invånaren. Det går att redigera signaturen i personalens Inställningar.

Personal med skyddade personuppgifter markeras med en ikon på samma sätt som invånare.

Som vårdnadshavare har man möjlighet att göra sina barns vårdärenden fram till den dagen barnet fyller 13 år. Därefter måste barnet själv logga in för att göra sina ärenden. På 1177.se kan du läsa mer om vad som är möjligt för vårdnadshavare att göra som ombud åt sitt barn. Gör ditt barns vårdärenden via nätet - 1177

Det pågår utredningar nationellt för att se över åldersgränser men även möjligheten till en ombudsfunktionalitet mellan vuxna som idag saknas helt. Mer information om utredningen finns att läsa på Inera.se Förbättrad och enhetlig ombudshantering inklusive åtkomsträttigheter - Inera

Information om att en person har avlidit kommer från Personuppgiftstjänsten. Ifall någon skulle försöka logga in på den avlidnes 1177-inloggning så inaktiveras kontot vid inloggningsförsöket. Det går däremot att skicka meddelanden till den avlidne, men den avlidne kommer inte få någon avisering på registrerat telefonnummer eller mejl.

När en invånare får avregistreringskoden avliden i Personuppgiftstjänsten inaktiveras kontot på 1177. Det kan vara en fördröjning.

Det gallras inga ärenden. Man kan komma åt invånarens alla ärenden via Mottagningens ärenden. Man kan också se huruvida invånaren är aktiv eller inaktiv, men här flaggas inte att invånaren är avliden.

Vårdgivare får upp information om att invånarens konto inte längre är aktivt och inte längre går att interagera med. Däremot framgår det inte explicit att invånaren har avlidit, utan det står att hen är inaktiv. Det finns andra orsaker till att man kan bli inaktiv, även om avliden är den vanligaste avregistreringsorsaken.

Det går bra att skicka meddelanden till utvandrade personer via 1177 inkorg. En person som har avregistreringskoden utvandrad hos Skatteverket och Personuppgiftstjänsten blir inte inaktiv i 1177 e-tjänster. Alltså går det fint att skicka meddelanden.

Det finns två olika aviseringar. Dels en avisering som går ut när ett ärende har inkommit och dels en avisering när en vårdgivare ska besvara ett ärende. Aviseringen som man får när man har fått ett ärende tilldelat sig hittar man under "Personliga inställningar". Det är alltså en inställning som varje person måste göra. Där väljer du om du vill ha avisering på mejl eller sms. 

För att man ska få en mejlavisering om att ett ärende har inkommit till mottagningen så måste lokal administratör lägga till en e-postadress under Aviseringsinställningar - Avisering om nytt meddelande till vården.  Fyll i de e-postadresser som ska få ett meddelande när ett nytt ärende inkommer till mottagningen. 

Som ärendemottagare kan du också välja i dina personliga inställningar att få en avisering när det kommit ett nytt ärende till mottagningen. 

Kontakta din mottagning så ska de plockar bort din mejladress under aviseringar samt din behörighet. Det är administratören på varje mottagning som ansvarar för detta. Mejladressen finns förmodligen inlagd under mottagningens aviseringsinställningar.

Aviseringar för ärenden kan ställas in på mottagningsnivå och under personliga inställningar. Om man lägger in samma mejladress på flera ställen så kan det bli dubbla aviseringar.

Mottagningens inställningar för aviseringar hanteras av administratörerna och man kan ställa in avisering för när nytt ärende inkommer samt påminnelse om inte ärendet hanterats. Här rekommenderar vi att man lägger in funktionsbrevlåda om det finns. Om man lägger in personliga arbetsadresser, tänk på ta bort dem om personen slutar på enheten.

Den avisering man ställer in under Personliga inställningar ska aldrig göras till en funktionsbrevlåda utan alltid till den egna mejladressen (för arbetet).

Om invånaren har aktiverat avisering, sms eller e-post, under sina personliga inställningar får de ett sms eller e-post så fort något hamnar i deras inkorg. Det kan vara en tidbokning eller en fråga/svar från vården.
I aviseringen står: "Du har ett meddelande i e-tjänsterna på 1177. Meddelandet finns i inkorgen när du loggat in på 1177." 

Det är bra att prata med invånaren om vikten av att aktivera avisering så att de vet när de får något i sin inkorg från vården. 

Observera att detta inte ska blandas ihop med de sms som utgår från vissa tidbokningssystem med tex påminnelser, dessa skickas från respektive tidbok.

Vårdgivare
Man behöver ha behörigheten ärendehanterare eller ärendemottagare för att kunna bifoga en fil i ärendet.

En ärendemottagare kan bifoga en fil i samband med att ärendet omfördelas till en ärendehanterare och ett delsvar skickas till invånaren.

En ärendehanterare kan bifoga en fil i ett ärende när ett ärende från invånaren ska besvaras eller vid en motfråga på ett inkommet ärende från invånaren.

Invånare
Det är respektive mottagning som avgör i vilka av mottagningens ärenden som det är möjligt att bifoga filer.

Önskar man lägga till möjligheten att bifoga en bilaga via en ärendetyp lägger man till komponenten Bifoga filer i önskad ärendetyp.

Det går att bifoga filer i formatet PDF, GIF, JPEG och PNG. Varje bifogad fil får max vara 50 MB.

Som vårdgivare går det att bifoga max 20 filer per meddelande. Ett ärende till en invånare kan innebära flera meddelanden, men varje meddelande kan endast innehålla 20 filer.

Filens storlek få vara max 50MB.

Som invånare går det att bifoga upp till 5 filer per ärende. Ett ärende kan innehålla flera meddelanden, men varje meddelande kan endast innehålla 5 filer.

Säkerhetsklassificeringen av den bifogade filen är densamma som innehållet i själva ärendet. Det är möjligt att skicka personuppgifter i ärendet då det krävs en säker inloggning för att ha åtkomst till ärendet i e-tjänsterna på 1177. Det är alltid den som bifogar filen som ansvarar för att det är rätt information som skickas, då det inte går att återkalla ett redan skickat ärende.

Efter att du valt filen och bifogat filen i ärendet kan du klicka på ikonen som symboliserar filen. En förhandsgranskning dyker då upp i en ny ruta och den bifogade filen kan verifieras.

Nej. Den bifogade filen går inte att återkalla efter att ärendet har skickats. Det är därför viktigt att innehållet i bilagan ses över för att säkerställa att rätt information skickas till rätt invånare. Det är alltid den som bifogat filen som ansvarar för innehållet.

Korrekta uppgifter om användaren visas men ett meddelande visar att personal inte finns i e-tjänsterna. När användaren läggs till i e-tjänsterna visas felmeddelande "Ett oväntat fel har uppstått". 
Detta beror på att ett mellanslag kommit med vid kopiering av HSA-id. Ta bort mellanslaget och sök om för att lägga till behörigheter. 

Du kontaktar den som är administratör på den enheten så att denne lägger till din behörighet. All behörighet läggs till av de lokala administratörerna.

Symbolen betyder att användaren saknas eller är dold i HSA (KiV), alternativt har ett passerat slutdatum. Informationen från HSA uppdateras automatiskt en gång i månaden. Uppgifter från HSA kan uppdateras manuellt i användarens personliga inställningar. Om symbolen ligger kvar efter att manuell uppdatering är gjord, kontakta KiV-administratör för felsökning. 

Då har man inte tagit bort mejlaviseringen under mottagningens Aviseringsinställningar. Under mottagningens aviseringar kan man lägga till mejladresser som får en avisering när ärende inkommit. Även om man har tagit bort behörigheten så fortsätter aviseringarna gå ut om man inte tar bort mejladressen. Personen kan däremot inte komma åt informationen och läsa eftersom behörigheten är borta.

Du kontaktar mottagningen och ber den lokala administratören att ta bort din behörighet.

Ibland kan man behöva rensa cookies. Ta ur tjänstekortet, stäng alla webbläsare och och gå in i kontrollpanelen och rensa cookies. Prova sedan att logga in igen. 

Om det är driftstörningar ska det visas på startsidan där du loggar in. Vid enstaka fall kan driftstörningen innebära att den nationella supporten inte kan lägga in meddelande om driftstörning och då kan man alltid hitta information på Ineras sida om driftstörningar

Om du inte skapar en egen signatur skapas denna automatiskt med uppgifter som hämtas från KiV. Om du vill ändra din titel i signaturen måste du antingen uppdatera din titel i KiV, eller skapa en personlig signatur under dina Inställningar i personalverktyget i e-tjänsterna. 

I användarvillkoren för personalverktyget framgår att vårdpersonalen ansvarar för att journalföra den information som är viktig för invånarens hälsa och vård. Personalverktyget för e-tjänsterna på 1177 är inte ett journalsystem. 

Nej, det går inte. Om en invånare skickar in ett ärende till fel mottagning är rekommendationen att man hänvisar till rätt mottagning och gärna skickar med en länk till mottagningens kontaktkort på 1177.se

Man kan alltid se mottagningens alla ärenden under "mottagningens ärenden" och de ser man om man har behörigheten ärendemottagare. Man går sedan in på respektive ärenden och kan där se alla svar och aktiviteter som skett. 

Vill man ge invånaren möjlighet att fortsätta dialogen i samma ärende ska man besvara genom funktionen motfråga. Då är ärendet fortfarande öppet och både vårdgivare och invånaren kan ha en dialog i samma ärende. 

Om vårdgivaren skickar en motfråga och denna ligger obesvarad i en månad så avslutas ärendet automatiskt av systemet. 

Ärenden sparas i invånarens inkorg i 2 år.

För vårdpersonal gallras inga ärenden, man kan alltid leta fram dem under Avslutade ärenden. Det pågår dock en utredning nationellt för att se över hur ärenden kan gallras, men det finns än så länge inga beslut tagna. 

Om enheten enbart har bytt namn behöver ni inte göra någonting, namnet på enheten kommer att uppdateras automatisk i e-tjänsterna. 

Ja. När man får helt nytt HSA-id på enhet (eller funktion) så måste man aktivera den nya enheten genom att skicka in en ansökan om att aktivera den nya enheten enligt instruktioner som ni hittar på sidan Kom igång. 

När den ny enheten är aktiverad ska den gamla inaktiveras enligt instruktioner som ni hittar under Inaktivera enhet.

Det finns vissa obligatoriska fält i KiV som måste vara ifyllda för att mottagningen ska visas på 1177.se. Den vanligaste orsaken till att en mottagning inte syns är att man inte fyllt i alla tekniskt obligatoriska fält. Läs mer om vilka fält som är obligatoriska här.

Den som ansvarar för att fälten är ifyllda är er KiV-administratör. 

De flesta uppgifterna på kontaktkortet i Hitta vård på 1177.se (ej inloggat läge) hämtas från KiV, förutom ärendetyperna som syns när de blir aktiverade i admingränssnittet för e-tjänsterna. 

För att ändra övriga uppgifter som syns om mottagningen på 1177.se så görs det i KiV och det är er KiV-administratör som ansvarar för att ändra de uppgifterna. 

Även i inloggat läge finns ett kontaktkort och de uppgifter som finns där ansvarar er administratör i e-tjänsterna för. 

Efter att man har aktiverat ärendetyperna kan det dröja en stund innan de syns på kontaktkortet på 1177.se.

Informationen på kontaktkortet i Hitta vård uppdateras kl 10:00, 14:00 och 21:00 varje dag. I inloggat läge och eventuellt på andra sidor där de är länkade och ärenden kan inkomma syns de direkt.

Som lokal administratör kan du välja att sortera mottagningens ärendetyper i den ordning mottagningen vill att de ska presenteras på mottagningens startsida och på kontaktkortet på 1177.se 

Innan denna möjlighet fanns, kunde denna sortering enbart göras av regional administratör för tjänsten Hitta Vård i ett annat gränssnitt (Kontaktkortsadmin). Om sortering är gjord i detta gränssnitt så kan det innebära att ärendetyperna sorteras olika i inloggat läge och i icke inloggat läge för invånarna. För att korrigera detta behöver kontakt tas med 1177hittavard@vgregion.se  som kan sortera om ordningen i icke inloggat läge för att matcha den sortering som ni valt att göra i inloggat läge. 

Om en varningstriangel syns framför mottagningen så bero på att:

• Mottagningen har bytt HSA-id - kontrollera och jämför med KiV så att det är samma HSA-id. Du hittar HSA-id för mottagningen i e-tjänsterna i adressfältet högst upp och du kan använda Sök i KiV för att hitta mottagningens HSA-id i KiV.
• Mottagningens slutdatum har passerat - kontakta då er KiV-administratör som får titta över slutdatum i KiV.