Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Guide - Distansarbete

Halvbild på en person som sitter hemma i sitt kök och jobbar. Personen sitter framför en laptop, håller i en kaffekopp och har många papper framför sig.

Inledning

Med distansarbete menas arbete som medarbetaren regelbundet utför på annan geografisk plats än sin ordinarie arbetsplats, till exempel i hemmet. Distansarbete kan ske en eller flera dagar per vecka eller månad.

Distansarbete ska inte förväxlas med ett tillfälligt arbete i hemmet som utförs vid enstaka dagar eller på kvällar. Som distansarbete räknas inte heller tjänsteärenden, sammanträden eller annat tillfälligt eller sporadiskt arbete, utanför ordinarie arbetsplats.

Syftet med guiden är att ha ett gemensamt synsätt och en gemensam reglering av distansarbete samt förebygga ohälsa vid distansarbete. 

Steg för steg

Innan man börjar med distansarbete ska varje förvaltning/bolag diskutera förutsättningarna för distansarbete. Därefter ska chefer ha dialog med sina medarbetare på bl.a. APT. Som stöd för denna dialog finns följande länkar:

Västra Götalandsregionen

Information om distansarbete på APT

Suntarbetsliv

Inled med nedanstående film innan dialogerna:

Film Distansarbete helt eller delvis

Dialog om distansarbete chef-arbetsgrupp

Dialog om distansarbete chef - ledning 

Chefen ska:

  • Föra dialog med medarbetaren om arbetsmiljön på distansarbetsplatsen och bedöma risken för ohälsa, innan arbetet påbörjas. Vilka åtgärder som behöver genomföras på distansarbetsplatsen för att skapa en god arbetsmiljö måste bedömas från fall till fall, beroende på:  
    • Arbetes art.  
    • Hur ofta man jobbar på distans.  
    • Hur lång tid. 
    • Vilken utrustning som används.

Arbetsgivaren står inte för kostnader som är relaterade till distansarbete hemma såsom IT-utrustning, möbler och belysning. Se ”Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen”.

Se även "Checklistor och mallar" samt "Fördjupande länkar och dokument" nedan

  • Bedöm om hittade risker kan orsaka ohälsa vid distansarbetet.
  • Rangordna de risker som hittats – i stigande allvarlighetsgrad, från ”grön” till ”röd” gradering.

Se "Checklistor och mallar" nedan

Chef och medarbetare ska:

  • Träffa en skriftlig tidsbegränsad överenskommelse om distansarbete. En överenskommelse gäller för högst ett år i taget och kan avslutas i förtid av medarbetaren eller av chefen, efter en uppsägningstid på en månad.
  • Göra en uppföljning för att ta ställning till en eventuell förlängning av överenskommelsen eller om distansarbetet ska upphöra. Överenskommelsen om distansarbete är inte en del i det enskilda anställningsavtalet.

Följer inte medarbetaren överenskommelsen eller på annat sätt missköter sitt distansarbete kan chefen säga upp överenskommelsen med omedelbar verkan.

En beskrivning av vad som gäller vid rese-, och traktamentesersättning, arbetstid och tillgänglighet finns som bilaga till Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen. 

Se "Checklistor och mallar" samt "Fördjupande länkar och dokument" nedan

En kombination mellan arbete på ordinarie arbetsplats och distansarbete ställer krav på en mer planerad kommunikation mellan chef och medarbetare. Det är därför viktigt att planera in kortare avstämningssamtal mellan chef och medarbetare.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

Stöd i det praktiska arbetet

Ansvar och roller

 Chefens ansvar innebär att:

  • Pröva möjligheten att tillhandahålla en annan arbetsplats, i närheten av bostaden, innan distansarbete i hemmet medges.
  • Föra en dialog med berörd medarbetare kring arbetsmiljön på den planerade distansarbetsplatsen, innan arbetet påbörjas.
  • Genomföra en bedömning om hittade risker kan medföra ohälsa.
  • Bidra till att skapa en god arbetsmiljö. Detta bedöms från fall till fall, beroende på.
      1. Arbetets art
      2. Hur ofta man jobbar hemifrån
      3. Hur lång tid
      4. Vilken utrustning som används
      5. Följa upp genomförda åtgärder
  • Träffa en skriftlig, tidsbegränsad överenskommelse med medarbetaren.
  • Säga upp överenskommelsen om medarbetaren missköter sitt distansarbete.
  • Se till så att maskiner och utrustning som lämnas till medarbetaren är betryggande ur arbetsmiljösynpunkt och att det finns godtagbara skyddsanordningar samt skötsel- och säkerhetsinstruktioner för utrustningen.
  • Genomför kortare avstämningssamtal med medarbetaren under tidsperioden för överenskommelsen.
  • Följa upp och utvärdera överenskommelsen efter genomförd tidsperiod.

Utrustning som behövs och placeras i medarbetarens bostad tillhör chefen. Detta beskrivs i ”Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen”. 

Medarbetarens roll innebär att:

  • Innan påbörjat distansarbete, kontrollera med sin eventuella hyresvärd eller bostadsrättsförening för godkännande.
  • Följa den skriftliga överenskommelsen.
  • Delta i arbetsplatsträffar, arbetsgrupper, konferenser med mera på samma villkor som övriga medarbetare.
  • Anmäla eventuell sjukfrånvaro, vård av sjukt barn och övriga ledigheter enligt förvaltningens eller bolagets gällande rutiner.
  • Skapa en god arbetsmiljö genom att till exempel uppmärksamma och rapportera risker och upplevd ohälsa.
  • Föra en dialog med chefen angående arbetsförutsättningarna på distans.
  • Återlämna utrustningen när distansarbetet upphör eller när utrustningen behöver bytas ut. Utrustningen ska förtecknas och kvitteras av medarbetaren.
  • Ansvara för förlust av och skada på den utlämnade utrustningen som orsakas av grov oaktsamhet.
  • Teckna och betala ett hemförsäkringsskydd som täcker skada på person och egendom. Medarbetaren förbinder sig att omgående anmäla uppkommen förlust eller skada på aktuell utrustning, till chefen.
  • Ansvara för att sekretessbelagd information inte förvaras eller skrivs ut på distansarbetsplatsen. Ingen utomstående får ges tillfälle att ta del av sekretessbelagda uppgifter.

Detta beskrivs även i ”Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen”.

 

Skyddsombudets roll innebär att medverka, om medarbetaren som ska arbeta på distans önskar det. 

Skyddsombudet ska i så fall samverka med chefen när det gäller att:

  • Planera, genomföra och dokumentera en undersökning och bedömning av arbetsmiljön på distansarbetsplatsen.
  • Genomföra åtgärder vid behov utifrån resultatet av undersökning och bedömning av arbetsmiljön.
  • Följa upp genomförda åtgärder.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd som verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.


Senast uppdaterad: 2021-10-07 10:08