Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Guide - Arbetsbelastning/OSA

Halvbild på en person som sitter framför en dator och arbetar. Runt personen står andra personer och pekar på sitt armbandsur, håller fram en telefon, håller fram en rapport och håller fram en surfplatta. Bilden visar att personen i centrum är stressad och har hög arbetsbelastning.

Inledning

Tendensen i arbetslivet är att arbetsuppgifternas komplexitet ökar. Dessutom är arbetstempot ofta högt. Medarbetarna förväntas kunna fatta svåra beslut, planera och strukturera sitt arbete, liksom hantera eventuella konflikter. I en hälsosam arbetsmiljö balanseras kraven med resurserna, så att arbetsbelastningen blir lagom. En ohälsosam arbetsbelastning uppstår däremot när kraven överstiger resurserna under en längre tid, och möjligheten till återhämtning inte är tillräcklig.

Kraven kan även handla om:

  • Fysiska krav t.ex. tunga lyft och repetitiva uppgifter.
  • Kognitiva krav dvs. lösa komplexa uppgifter, hantera många arbetsuppgifter parallellt.
  • Serviceyrken med krav på att vara trevlig.  

En del arbetsförhållanden är även starkt psykiskt påfrestande. Det kan t.ex. gälla risk för hot och våld, bemöta människor i svåra situationer, utsättas för trauman, lösa konflikter och fatta beslut under press med etiska dilemman.  

En viktig resurs är tillräckligt med tid för arbetsuppgiften. Se alltid över eventuella risker inför förändringar i verksamheten, eftersom detta kan påverka balansen mellan krav och resurser i arbetet.

VÅGEN-OSA

Syftet med guiden är att förebygga ohälsosam arbetsbelastning för medarbetare genom att balansera krav och resurser i arbetet. 
Till sidans topp

Steg för steg

För medarbetarna är det viktigt att:

  • Arbetsuppgifter och det resultat de förväntas uppnå är tydliggjorda, kända och rimliga.
  • Förväntat arbetssätt och hur arbetsuppgifter ska prioriteras är klarlagt.
  • Det sker återkommande dialog kring hur arbetsbelastningen ska hanteras.

Åtgärder för att komma till rätta med en ohälsosam arbetsbelastning kan vara att sänka krav eller att tillföra resurser, till exempel genom att införa andra rutiner och arbetssätt eller att prioritera bort arbetsuppgifter.

  • Var medveten om vilka arbetsuppgifter som medför starkt psykisk påfrestning och vidta åtgärder i syfte att förebygga ohälsa på grund av detta. 

Åtgärder kan vara handledning, utbildningsinsatser, tydliga rutiner för dessa arbetsuppgifter och stöd från andra medarbetare.  

  • Var uppmärksam på när förhållanden i arbetet genererar en ökning av arbetsbelastning där detta riskerar att skapa en ohälsa och på längre sikt även sjukskrivningar. 

Exempel på signaler på ohälsosam arbetsbelastning kan vara: 

  • Låg kvalitet på eller sen leverans av arbetsresultat.  
  • Bristande motivation, nedstämdhet och att hen blir lättare irriterad än tidigare.  
  • Försämrad koncentrationsförmåga, ökad glömska samt svårare att komma igång och ta initiativ.  
  • Svårare att fatta beslut.  
  • Konflikter, samarbetssvårigheter och kränkningar.  

Använd resultatet från den senaste medarbetarenkäten för att formulera ett nuläge. Om resultatet bedöms vara inaktuellt eller att förändringar har skett i organisationen, kan frågorna i medarbetarenkäten användas för dialog i arbetsgruppen. 

Använd även andra informationskanaler för att skapa ett nuläge tex:

  • Den dagliga dialogen mellan medarbetare och medarbetare/chef
  • APT
  • Utvecklingssamtal
  • Rapporterade tillbud och arbetsskador
  • Sjukskrivningar.

Ta vid behov hjälp från HR eller Hälsan och Arbetslivet i det fortsatta arbetet.  

Se "Checklistor och mallar" nedan:

  • Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkäten / Patientsäkerhetsenkäten"
  • Vägledning  för bedömning av en risks storlek

Analysera och bedöm de risker som finns med arbetsbelastningen. Om resultatet från medarbetarenkäten använts ger redovisningen i ”spindeldiagram” en vägledning. 

Se "Checklistor och mallar" nedan:

  • Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkäten / Patientsäkerhetsenkäten"
  • Vägledning  för bedömning av en risks storlek
  • Ta fram åtgärder utifrån prioriterade förbättringsområden. Utse en ansvarig person och när uppföljning ska ske.
  • Dokumentera i handlingsplanen.  
  • Dokumentera även de risker och frågor som behöver behandlas högre upp eller i annan del av organisationen.
  • Stäm av bedömning av risker och åtgärder med berörda medarbetare på en arbetsplatsträff. Det är viktigt att ha en gemensam bild av nuläget och vad som behöver göras.

Se "Checklistor och mallar" nedan:

  • Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkät / Patientsäkerhetsenkät"
  • Vägledning  för bedömning av en risks storlek
  • Följ upp genomförda åtgärder löpande på Arbetsplatsträff.
  • Dokumentera resultatet i handlingsplanen.  

Se "Checklistor och mallar" nedan:

  • Guide "Metod för arbete med Medarbetarenkät / Patientsäkerhetsenkät"
  • Vägledning  för bedömning av en risks storlek

Stöd i det praktiska arbetet

Ansvar och roller

Chefens ansvar innebär att:

  • Tilldela medarbetarna arbetsuppgifter och befogenheter som inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.  
  • Undersöka arbetsbelastningen regelbundet och de risker för ohälsa som detta kan medföra.
  • Genomföra åtgärder vid behov för att komma till rätta med ohälsosam arbetsbelastning.
  • Informera medarbetarna om:
    • vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vilket resultat som ska uppnås. 
    • det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur.  
    • vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter.  
    • vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd i arbetet.
 

Medarbetarens roll innebär att: 

  • Veta vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vilket resultat som ska uppnås. 
  • Känna till om det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur.  
  • Veta vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter.  
  • Känna till vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd i arbetet.
  • Informera närmaste chef om hen upplever begynnande ohälsa till följd av arbetsbelastningen.

Skyddsombudets roll innebär att samverka med chefen när det gäller att: 

  • Tilldela medarbetarna arbetsuppgifter och befogenheter som inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.  
  • Undersöka arbetsbelastningen regelbundet och de risker för ohälsa som detta kan medföra.
  • Genomföra åtgärder vid behov för att komma till rätta med ohälsosam arbetsbelastning.
  • Informera medarbetarna om:
    • vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vilket resultat som ska uppnås. 
    • det finns särskilda sätt som arbetet ska utföras på och i så fall hur.  
    • vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras när tillgänglig tid inte räcker till för alla arbetsuppgifter.  
    • vem de kan vända sig till för att få hjälp och stöd i arbetet.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 


Senast uppdaterad: 2021-06-22 20:49