Vårdskiftet
Vårdskiftet

Vårdadministrativt arbete

Medicinska sekreterares arbete förändras successivt i och med digitaliseringen inom hälso- och sjukvården. Här hittar du svar på vanliga frågor om vilka förändringar som väntar när Millennium ersätter nuvarande journalsystem och patientadministrativt system.

Med Millennium införs en gemensam patientjournal, baserad på strukturerad dokumentation och tillgänglig i realtid. Även det patientadministrativa systemet ELVIS i Västra Götalandsregionen ersätts av Millennium. Det innebär förändringar för flera yrkesgrupper - på olika sätt utifrån hur olika förvaltningar och verksamheter har valt att organisera arbetet idag.  

Medicinska sekreterare och vårdadministratörer kommer att vara fortsatt viktiga yrkesgrupper, men det blir mindre fokus på att mata in information och mer fokus på att säkerställa att all information finns med och är korrekt, och på kvalitativa analyser för uppföljning av verksamheten. Varje verksamhet ansvarar för att utforma det administrativa arbetet så ändamålsenligt som möjligt.

Frågor och svar

Blir det mindre vårdadministration i Millennium

Både ja och nej. Det blir mindre skrivande för medicinska sekreterare, men å andra sidan kan de ta över administrativa uppgifter från vårdpersonal så att tid frigörs till annat för dem.

Hur skiljer sig behörighet och funktion för en medicinsk sekreterare respektive en vårdadministratör i Millennium?

Det finns två roller för administrativ personal i Millennium: medicinsk sekreterare och vårdadministratör. Båda rollerna är breda och snarlika, men skiljer sig åt i vissa delar. Den medicinska sekreterarens roll har högre behörighet, detta för att hen har en utbildning för yrket och är anställd för specifika uppgifter.

Diskussioner pågår om benämningar på roller i Millennium. Svaret kommer att uppdateras.

Går det att diktera i Millennium?

Nej, diktering i traditionell mening kommer att ersättas av realtidsdokumentation. Det arbetssättet är en av de grundläggande principerna för Millennium och innebär att dokumentationen görs vid eller i nära anslutning till ett vårdmöte. Det gäller inte bara det som är gjort utan även framåtriktade insatser som till exempel beställningar, remisser och beslut om fortsatta behandlingar och omvårdnadsinsatser.

Ett sätt att dokumentera i realtid är att använda verktyget taligenkänning, som är under breddinförande i VGR. Det går däremot inte att överföra information från det befintliga dikteringsverktyget Medspeech till Millennium. Medspeech kommer att fasas ut i takt med införandet av Millennium. Administrativ dokumentation kommer att omhändertas på annat sätt i Millennium än hur det görs idag – se fråga nedan.

Vilka uppgifter kommer medicinska sekreterare ha i Millennium, om de inte längre ska skriva ut diktat?

Tänkbara arbetsuppgifter kan till exempel vara klassificering och diagnoskodning, sammanställning av verksamhetsstatistik och utdata, samt ett större ansvar för bokning av tider och remisshantering.

Hur ska andra uppgifter som i dag dikteras, göras i Millennium?

Kringuppgifter, till exempel bokning av återbesök och andra administrativa uppgifter, som tidigare dikterats kommer framöver att hanteras som ordinationer i Millennium. Systemet bygger på principen om ordinationsdrivna vårdprocesser, se faktaruta längre ned på sidan. En ordination genererar direkt en uppgift till nästa ansvarig i kedjan och det är så processen drivs framåt.

Ordinationer kan omfatta allt från omvårdnadsåtgärder, patientadministrativa åtgärder, läkemedelsordinationer, labb-ordinationer, remisser med mera. På så sätt fungerar systemet som arbetsverktyg eftersom det ger stöd för vad som ska utföras, när och hur. Ordinationer som ska utföras av administrativ personal kommer att synas i arbetslistor i Millennium.

Finns det inte risk att dokumentationen försämras om vårdpersonal själva ska skriva i journalen utan kvalitetsgranskning av medicinska sekreterare?

I Millennium sker en mindre del av dokumentationen i fritext än i dag. Olika hjälpmedel finns inbyggda, till exempel taligenkänning (som omvandlar tal till text), olika typer av autotexter (både gemensamma och individuella) och strukturerad information i form av formulär med kryssrutor eller standardsvar. På så sätt minskar utrymmet för att det ska bli fel.

Hur fungerar det med diagnoskodning i Millennium?

Klinisk diagnos ställs av olika kliniska yrkeskategorier och dokumenteras i journalen i Millennium. Därefter kodar den medicinska sekreteraren, baserat på den klinisk dokumentationen, enligt gällande kodverk (t ex ICD10, KVÅ och ATC) i Millenniums kodmodul. Kodade diagnoser behöver inte signeras av läkare.

Särskilda utbildningsinsatser kan komma att behövas inom vissa förvaltningar, till exempel i primärvården där medicinska sekreterare i dagsläget inte ansvarar för kodning.

Ska medicinska sekreterare koda för alla personalkategorier i Millennium?

Rekommendationen från program Millennium är att kodning i första hand görs av medicinska sekreterare, då de genomgått en särskild utbildning för detta vilket inte vårdpersonal har gjort.

Hur fungerar remissflödet om remitterande verksamhet inte infört Millennium?

En inkommen pappersremiss skannas så snart som möjligt och uppgifter från remissen skrivs in i Millenniums remisshanterare, varefter den följer samma flöde som elektroniska remisser. Remissbekräftelse och papperssvar till patient och remittent skickas med post.

Kan alla personalkategorier boka tider?

Ja, förutsatt att personalkategorin har tilldelats rätt behörighet. Program Millenniums rekommendationen är att tidbokning görs av administrativ personal.

Hur arbetar VGR med att påverka yrkesutbildningar inom området, om yrkesrollen för medicinska sekreterare är under så pass stor förändring?

I VGR finns ett regionalt nätverk för vårdadministration, där alla hälso- och sjukvårdsförvaltningar är representerade. Nätverket driver bland annat frågor om utbildning och uppgiftsväxling. Se även hänvisning till VGR:s utbildningssatsning på medicinska sekreterare längre ned på sidan.

Genomgående principer i Millennium

Standardisering
För att vi ska få så stor nytta som möjligt av alla möjligheter som finns i Millennium behöver vi arbeta utifrån enhetliga processer och arbetssätt i hälso- och sjukvården i Västra Götaland.

Realtidsdokumentation
Realtidsdokumentation innebär att dokumentationen sker under eller i nära anslutning till varje vårdhändelse för att omedelbart bli tillgänglig för alla runt patienten som behöver informationen. Informationen blir också direkt tillgänglig för systemet, vilket möjliggör direkt tillgång till beslutsstöd i form av till exempel rekommendationer och varningar.

Rollstyrda vyer
Rollstyrda vyer ger tillgång till den information varje medarbetare behöver – anpassad till yrkesroll, specialitet och situation.

Strukturerad dokumentation
Genom att strukturera information på samma sätt kan informationen mycket bättre förstås och användas, både av system och människor.

Ordinationsdriven vårdprocess
Millennium bygger på att alla åtgärder som ska genomföras, föregås av en så kallad ordination. En ordination genererar direkt en uppgift till nästa ansvarig i kedjan och det är så processen drivs framåt.