7.4.1 Skapa nytt styrande dokument
Använda mallar för styrande dokument
Se manualens avsnitt om att skapa nytt dokument från mall: 3.4.1 Skapa nytt dokument från mall
På STYR-ytor ska du välja någon av de dokumentmallar som finns för styrande dokument i VGR. Dessa mallar finns under menyvalet ”Nytt från mall”. Samtliga mallar är tillgänglighetsanpassade utifrån gränssnitt och format. Ändra inte formaten.
Klistra in text i dokumentmall
När du ska klistra in text från ett befintligt dokument ska du välja Behåll endast text, se symbolen nedan. Detta är viktigt för att uppfylla kraven på tillgänglighet i dokumentet, därför får inte de förinställda formaten ändras. Gå igenom dokumentet så att de innehåller rätt format innan dokumentet upprättas.
Tänk på att:
- använda rubrikformatering och i rätt ordning
- utesluta tomma rader (enter mellan textstycken)
- utesluta sammanfogade celler i tabeller
- bilder alltid ska ha bildtext eller alternativtext.
Sidhuvud och sidfot i regionala mallar
De regionala mallarna för styrande dokument är utformade med plats för ett automatiskt genererat sidhuvud och en sidfot. Dessa kan inte justeras av användaren. Innehållet i sidhuvud och sidfot visas inte när du arbetar med dokumentet utan påförs efter att det har blivit godkänt och upprättat. Det går att förhandsgranska sidhuvud och sidfot via funktionen Visa metadata och Förhandsgranska sidhuvud.
I dokumentets sidhuvud stämplas metadata när dokumentet godkänns och upprättas till mellanarkivet. Stämplingen inkluderar information om vilken eller vilka myndigheter dokumentet gäller för, vem som är innehållsansvarig samt vem som har granskat och godkänt dokumentet. Dokumentets giltighetstid anges med två datum; Giltig från och Giltig till.
Sidhuvudet innehåller även information om vem eller vilka som har gjort innehållsgranskningen och vem eller vilka som har godkänt dokumentet.
Observera att fältet Granskad av inte visas i sidhuvudet om innehållsgranskning inte har skett. Det är inte obligatoriskt att skicka dokumentet för granskning av innehåll eller metadata.
I dokumentets sidfot stämplas information om dokumentrubrik, dokument-id och dokumentversion.