2.10 Skapa och ändra visningsvyer
Avsnittet innehåller instruktioner över hur visningsvyer kan skapas av ägare eller administratör på en samarbetsyta för att underlätta visningen av en viss sorts dokument i ett dokumentbibliotek.
En visningsvy är en genväg till en vanligt förekommande sortering och filtrering av metadata som hänger ihop med ett dokument. Istället för att varje gång ändra vilka kolumner som ska visas eller ändra sorteringsordning går det att spara en uppsättning inställningar så att alla användarna får tillgång till just den uppsättningen.
Som standard när en samarbetsyta beställs finns fyra visningsvyer:
- Alla dokument
- Mina dokument
- Per Handlingstyp
- Upprättade handlingar
Visningsvyn Alla dokument ska inte ändras då det är bra om det finns en vy som garanterat visar alla handlingar på samarbetsytan. Upprättade handlingar bör endast redigeras restriktivt.
I en visniningsvy går det till exempel att välja vilka kolumner som ska visas samt sätta en ordning, filtrering och/eller gruppering i kolumnerna. Det går också att begränsa vilken information som visas genom att dölja information som inte är relevant vilket ger användarna en lista med dokument som är mer relevant för deras arbete.
Med behovsanpassade vyer av ett dokumentbibliotek kan man ordna information till exempel genom att:
- Begränsa visning så att endast information som berör deltagaren listas.
- Dölja information som inte är relevant.
- Ändra ordningen i hur den visas
Det finns dels personlig visningsvy som endast är tillgänglig för deltagaren som skapat den men det finns också offentliga visningsvyer som alla deltagare på samarbetsytan kan använda sig av.
Välj avsnitt i vänsterkanten för instruktioner för respektive samarbetsytetyp.