2.9 Organisera dokument med metadata

Avsnittet går igenom hur en ägare eller administratör på en samarbetsyta kan underlätta organiseringen av dokument i ett dokumentbibliotek genom att lägga till kolumner för metadata. Metadata kallas ibland även information om information och kan hjälpa till vid sökning samt sortering och filtrering av dokument.

Filmer strukturera dokument i SOFIA-fortsättningsutbildning, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät.  

Länk till presentation om hur en mappstruktur på G: kan översättas till metadata

Förklaring av lokala metadata i dokumentbibliotek

Lokala metadata kan användas för att kategorisera och organisera de dokument som lagras i en specifik samarbetsyta. Metadata kallas ibland för information om information och är all information som lagras om filen som till exempel vem som skapat den och när samt vad filen heter. 

Fördelen med metadata är att dokument kan få metadata som gör sorteringen och filtreringen av dokument mer dynamiskt än en mappstruktur. I en mappstruktur kan ett dokument endast finnas i en mapp. Om det finns i fler mappar är det kopior. Metadata underlättar sortering för olika behov hos olika deltagare på en samarbetsyta och tillgodose behov som ändras över tid.

Det finns dock många sätt att organisera information och dokument i en samarbetsyta. De generella rekommendationerna för detta är följande:

  • Använd dokumentegenskaper och metadata för att kategorisera dokument i samarbetsytan. 
  • Undvik tvingande fält då dessa kan orsaka problem när dokument sparas/migreras till en samarbetsyta.
  • Skapa vid behov visningsvyer som sorterar och kategoriserar  dokumenten efter metadatan som används i samarbetsytan.

Ju fler fält för metadata som läggs till desto fler fält dyker upp för deltagarna när egenskaper för dokument ska läggas till.