5.2 Dela/sprida allmän handling

Avsnittet går igenom hur länk till allmän handling kan delas dels från samarbetsytan och från söktjänsten Hitta i arkivet.

Innan du delar handligen behöver du kontrollera att handlingen har korrekt åtkomsträtt för att kunna spridas till den eller de du vill dela den med. Den här översikten visar hur de olika åtkomsträtterna fungerar, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät.  För att kunna spridas till mottagare som inte har VGR-id behöver åtkomsträtten Internet väljas. Om handlingen inte har rätt åtkomsträtt se avsnitt Felhantering av upprättad handling

Dela/sprida allmän handling med länk från samarbetsytan

För att dela ett dokument som upprättats som allmän handling gör följande:

  1. Gå till aktuell samarbetsyta och leta reda på dokumentet som ska delas.
  2. Hämta en länk till den arkivversionen av handlingen genom att klicka på ""jordglobsikonen"" till höger i dokumentbiblioteket
  3. Handlingen öppnas i webbläsaren.
  4. Markera och kopiera adressen till dokumentet från adressfältet i webbläsaren till exempel med kortkommandot”Ctrl+C”.
  5. Skicka länken till mottagaren via valfri kommunikationskanal, t.ex. e-post, Teams, Yammer, webbsida eller liknande.

Dela/sprida allmän handling med länk från Hitta i arkivet

Det går också att leta upp den allmänna handlingen i Hitta i arkivet (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät) och dela länken därifrån. Där kan du även nå originalformatet av den allmänna handlingen.

  1. Gå till Hitta i arkivet (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät) 
  2. Sök fram dokumentet. Om du är osäker på hur du söker i Hitta i arkivet finns en inbyggd Introduktion.
  3. Klicka på den blå i-knappen under aktuellt dokument.
  4. Om du vill ha länk till en pdf-fil kopiera länken under Länk för webben.
  5. Om du vill ha originalformat kopiera länken under Länk för webben original.
  6. Skicka länken till mottagaren via valfri kommunikationskanal till exempel e-post, Teams, Yammer eller liknande.

För publicering av dokument på webb se 4.3 Publicera allmän handling till webben