3.5 Skapa nytt dokument genom att ladda upp fil
Avsnittet går igenom hur en deltagare kan ladda upp lokalt sparade filer till en samarbetsyta.
Observera att äldre Office-filtyper som .doc, .xls, .ppt behöver göras om till .docx, .xlsx, .pptx innan de läggs över till en samarbetsyta. Om dokument med äldra filformat laddas upp får användaren vid öppnande av dokument på samarebetsytan en fråga om att göra om dokumentet till ett nyare format. Det blir då en kopia med exakt samma titel i dokumentbiblioteket vilket kan orsaka förvirring eller missförstånd hos deltagarna. Om detta skett är det bra att ta bort dokumentet med det gamla formatet från dokumentbiblioteket för att undvika att deltagarna fortsätter jobba i fel dokument. Därför rekommenders att ändra till det nya formatet innan överföring.
Rekommendationer
Om behov uppstår att skapa ett nytt dokument baserat på ett redan existerande dokument på en samarbetsyta gäller följande rekommendationer:
- VIKTIGT
Skapa inte en kopia av ett existerande dokument på en samarbetsyta. Om man skapar en kopia av ett befintligt dokument kan oönskade dokumentegenskaper/metadata, dokumentstatus samt publiceringsikoner kopieras från det gamla dokumentet till det nya. - Skapa istället ett nytt tomt dokument baserat på någon av de dokumentmallar som finns i samarbetsytan.
- Kopiera därefter önskat innehåll från den existerande förlagan till det nya dokumentet med hjälp av att kopiera innehållet och sedan klistra in det.
- Om du vill använda ett befintligt dokument är det viktigt att rensa metadata från originalet innan kopian laddas upp på samarbetsytan.
Ladda upp fil
- I aktuell samarbetsytas dokumentbibliotek klicka på Ladda upp och välj Filer.
- Utforskaren öppnas, välj aktuella filer och klicka Öppna.
- Filerna läggs till på samarbetsytan och får en markering vid filnamnet som visar att de just lagts till. Kolumnen Ändrat visar klockslag när filerna lades till på samarbetsytan.