Modeller för samspel mellan nämnder och styrelser

• Is/it styrmodell
• Servicesamspelet
• Internhyresmodell
• Företagshälsovård

Is/it styrmodell

Syfte, mål avgränsningar

Syfte: Styrning av is/it genom regional samverkan och samspel mellan verksamheterna och it. Modellen beskriver beslutsgång samt styrning avseende förvaltning och utveckling av is/it-stöd

Mål: Effektiv användning och nytta av is/it.

Avgränsning: Modellen gäller för samtliga nämnder och styrelser inklusive majoritetsägda bolag förutom Västtrafik.

Principer:

• kundnytta ska vara överordnad is/it
• helheten prioriteras före delarna
• endast en is/it-lösning ska finnas för varje verksamhetsfunktion
• standardiserade produkter, tjänster eller lösningar ska vara huvudalternativet vid anskaffning
• att ge användaren rätt tjänst, rätt information vid rätt tillfälle, på rätt plats och på rätt sätt
• Digitaliseringsstaben levererar volymbaserade och icke volymbaserade tjänster till självkostnadspris.

Roller, ansvar, beredning och beslut

Ägare: Regiondirektören äger modellen och har delegerat ägarskapet till is/it-direktören. (dnr RS 150-2015 §15)

Berörda: Samtliga nämnder och styrelser inklusive majoritetsägda bolag förutom Västtrafik. Förvaltningarna/bolagen företräds av objektägare V och objektledare V

Intern serviceleverantör: Digitaliseringsstaben är enda leverantör av it inom VGR (exklusive Västtrafik) Digitaliseringsstaben företräds av objektägare it och objektledare it.

Beredning: is/it-ledning hälso- och sjukvård, beredningsfunktionen och objektstyrgrupperna är beredande till is/it-strategisk ledning och fattar även beslut i en del frågor som de har mandat till.

Beslut: is/it strategisk ledning med regiondirektören som ordförande och beslutsfattare i de frågor som is/it strategisk ledning har mandat att fatta beslut om. (uppdragshandling RS 2016-203)

Annat: I objekten sker överenskommelser i form av SLA IT* för it-tjänster som är icke volymbaserade. Volymbaserade tjänster avropas direkt av förvaltningar/bolag. Finansiering av förvaltnings/bolagsspecifik utveckling sker med så kallad vinden-pengar direkt från förvaltningar/bolaget efter avstämning med objekt.

*Service Level Agreement it – avtal mellan verksamhet och it om it-tjänster och dess innehåll)

Styrande dokument

• Regionstyrelsens uppdrag till regiondirektören (2015-03-31 §85, dnr RS 1200-2009)
• Ny struktur för styrning av is/it i VGR (dnr RS 150-2015)
• Styrmodell för is/it VGR 3.1 (dnr RS 01164-2016)
• Långsiktig finansieringsmodell för is/it, Regionstyrelsen (2015-05-05 §127)

Servicesamspelet

Syfte, mål avgränsningar

Syfte: Förbättra samspelet mellan de tre parterna servicenämnden, nämnder och styrelser samt ägaren för att skapa högre tillit och förtroende, totala servicekostnaderna i VGR ska minska, tydligare ägarstyrning, effektivisering ska leda till lägre priser

Mål: Kvalitet och produktivitet samt ökad standardisering i tjänsterna

Avgränsning: Gäller tjänster som servicenämnden levererar i egen eller extern regi enligt serviceöverenskommelser med nämnder och styrelser

Principer: Tydligt ansvar som är fördelat mellan tre parter: utförare, beställare och ägare. Det finns tre tjänstekonstruktioner, ägarstyrd tjänst, fast tjänsteöverenskommelse med normalintervall och styckprisavrop. Självkostnader är underlag för tjänsternas priser, ett regionpris ska gälla, transparens i uppföljning.

Roller, ansvar, beredning och beslut

Ägare: Regionstyrelsen

Berörda: Samtliga nämnder och styrelser samt majoritetsägda bolag

Intern serviceleverantör: Regionservice

Beredning: Görs av de tre parterna och kundrådet för intern service, arbetet följer ledningsstrukturen för servicesamspelet i VGR. (dnr RS 2016-00601)

Beslut: Regiondirektören beslutar om prislista och tjänstekatalog. Omfattning av respektive nämnd/styrelses beställning fastställs i serviceöverenskommelse.

Styrande dokument

• Regionfullmäktiges beslut om ny styrmodell för Regionservice (2014-06-09-10 §94, dnr RS 18-2013, RS 3793- 2014).
• Regiondirektörens beslut om ledningsstrukturen för servicesamspelet (2016-11-02 dnr RS 00601-2016)
• Regiondirektörens beslut om prislista och tjänstekatalog, revideras årligen. Finns på kundrådets webbplats på Insidan

Internhyresmodellen

Syfte, mål avgränsningar

Syfte: Skapa kostnadsansvar och sparsamhet i nyttjandet av lokalresurser samt ge en rättvisande bild av större investeringars hyreskonsekvenser

Mål: Enkel tillämpbar, rättvisande och accepterad hyressättning

Avgränsning: Modellen omfattar all hyressättning inom VGR förutom

• externt inhyrda lokaler
• konkurrensutsatt verksamhet i egna lokaler
• externa hyresgäster i egna lokaler
• parkeringsplatser.

Principer:

• självkostnadsbaserad modell över tid och som helhet
• lika hyra för lika lokal oavsett läge
• differentierade hyresnivåer efter lokal och modernitet
• skapa möjlighet för hyresgäster att frånträda överflödiga lokaler
• eliminera hyresbidrag till verksamheterna.

Roller, ansvar, beredning och beslut

Ägaren: Internhyresmodellen är beslutad av regionfullmäktige och ägs av regionstyrelsen.

Berörda: Samtliga nämnder och styrelser (med undantag enligt punkten "Avgränsning").

Intern serviceleverantör: Västfastigheter ansvarar för internhyresmodellens praktiska tillämpning

Beredning: Tillämpningsanvisningar tas fram varje år. De bereds av Västfastigheter och Koncernkontoret samt förankras i kundrådet för internservice. Därefter beslutas de av ekonomidirektör.

Styrande dokument

• Den av regionfullmäktige beslutade internhyresmodellen, (RF 2012-10-22-23 § 176, dnr RS 236-2011), beslutsunderlag Översyn av VGR:s investeringsprocess, investeringsmodell och internhyresmodell.
• Riktlinje Tillämpning av internhyresmodell uppdateras årligen.

Företagshälsovård

Syfte, mål avgränsningar

Syfte: En likvärdig företagshälsovård för alla anställda

Mål: Utveckla friska, hälsofrämjande och attraktiva arbetsplatser. Stödja det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Avgränsning: Hälsan & Arbetslivet arbetar med den arbetsrelaterade ohälsan, inte traditionell sjukvård.

Principer: Abonnemang på grundtjänster utifrån antal anställda, finansieras av nämnder och styrelser samt majoritetsägda bolag. Tjänster som kräver företagshälsovårdskompetens ska alltid köpas av Hälsan & Arbetslivet.

Roller, ansvar, beredning och beslut

Ägaren: Regionstyrelsen.

Berörda: Samtliga nämnder och styrelser med personalansvar samt majoritetsägda bolag.

Intern serviceleverantör: Nämnden för hälsan och stressmedicin

Beredning: Kundråd för företagshälsovård består av representanter för ägare, beställare och utförare. Det ska följa upp riktlinjer avseende företagshälsovård, föreslår förändringar och prisjusteringar.

Beslut: Regionstyrelsen beslutar om riktlinjer Företagshälsovård, personalutskottet beslutar om revidering av riktlinjer. Regiondirektören beslutar om pris på grundtjänsterna.

Styrande dokument

• Regionstyrelsens beslut om riktlinjer Företagshälsovård (2013-06-18 §171 dnr RS 00751-2011)
• Personalutskottets beslut om justering av riktlinjer (2015-01-21 §6 dnr RS 00751-2011)