Koncernövergripande grupper

Regiondirektören har därför beslutat om koncernövergripande interna lednings- och beredningsgrupper av permanent karaktär (Dnr RS 2016-05203)

Grupperna bidrar, på olika nivåer och på olika sätt, i styrning och genomförande vad gäller koncernövergripande strategiska frågor. Grundtanken är att förvaltningarna genom representation i grupperna deltar i beredning, bedömning och implementering av viktiga frågor. Grupperna består huvudsakligen av interna representanter från VGR, men det kan finnas undantag.

De koncernövergripande grupperna arbetar i huvudsak utifrån regionstyrelsens ansvar för verksamhet i egen regi enligt reglemente. De kan också arbeta utifrån ett strategiskt perspektiv, exempelvis utifrån den strategiska hälso- och sjukvårdsnämndens ansvar.

En förteckning visar vilka grupper som är definierade som koncernövergripande grupp. Varje grupp har en uppdragshandling. Anteckningar från gruppens möten är tillgängliga för organisationen.

Tillfälliga arbetsgrupper omfattas inte.

Struktur för koncernövergripande grupper

De koncernövergripande grupperna organiseras utifrån de processer regionernas verksamhet verkar inom.

Västra Götalandsregionens samhällsuppdrag (huvudprocesser) är att:

• tillhandahålla en god hälso- och sjukvård (inkl. tandvård)
• bedriva regional utveckling
• ansvara för den regionala kollektivtrafiken
• främja tillgång till kultur i Västra Götaland

För att kunna leverera utifrån VGR:s samhällsuppdrag finns ett antal stödjande processer.

Det innebär att de koncernövergripande grupperna antingen är:

• grupper på ledningsnivå
• grupper med koncernövergripande ansvar inom huvudprocesser
• grupper med koncernövergripande ansvar för stödjande processer

Ledningsgrupper på koncernövergripande nivå

Koncernledning hälso- och sjukvård, koncernledning regional utveckling, koncernledning trafik och beredskap samt koncernledning kultur. Grupperna leds av regiondirektören.

Koncernledningsgruppernas huvudsakliga uppdrag är att initiera, driva och följa upp det koncerngemensamma arbetet inom ansvarsområdet utifrån beslutade strategier och budget för VGR. Koncernledningsgrupperna utgör koncerngemensam ledning och ger stöd till regiondirektören i koncernövergripande frågor inom området.

Ledningsgrupperna kan vid behov utse beredande grupper.

Grupper med koncernövergripande ansvar inom huvudprocesser

Gruppernas syfte är att vara stödjande för ledningsgrupper för huvudprocesserna på koncernövergripande nivå och bidra i styrning och genomförande. Deltagarna är utsedda utifrån funktion och/eller expertkunskap. Grupperna består av representanter från flera förvaltningar. Deltagare har i uppdrag från sin förvaltning att arbeta för en sammanhållen Västra Götalandsregion. Deltagarna ska ha tydligt mandat att ta ställning i olika frågor och ansvarar för att förankra gruppens ställningstagande i sin förvaltning.

Grupper för sammanhållen ledning av koncernövergripande verksamhet

Bidrar till gemensam styrning inom sitt ansvarsområde i hela Västra Götalandsregionen. Uppgiften är att på en övergripande strategisk nivå samordna, styra och leda det regiongemensamma arbetet samt vara stöd/referensgrupp till ledningsgrupper för huvudprocesserna på koncernövergripande nivå. Ordförande och deltagare har beslutsmandat i egen förvaltning.

Samordnande grupper

Samordnande grupper bidrar till en gemensam styrning inom ansvarsområdet i hela Västra Götalandsregionen. VGR. Uppgift är att på en övergripande strategisk nivå samordna det regiongemensamma arbetet inom ansvarsområdet.

Samordningsråd

Samordningsråden inrättas av hälso- och sjukvårdsutvecklingsdirektören (på regiondirektörens mandat) efter ställningstagande i koncernledning hälso- och sjukvård.

Ett samordningsråd består i huvudsak av verksamhetschefer från ett visst ansvarsområde inom hälso- och sjukvården i VGR.

Ordförande i samordningsrådet är utsedd av koncernledning hälso- och sjukvård. Samordningsrådet kan besluta om att adjungera deltagare, exempelvis representanter för regionala programområden, akademin, vårdgrannar med flera.

Samordningsrådens uppgift är att samordna det koncerngemensamma arbetet och vara stöd till koncernledning hälso- och sjukvård. Gruppen ska, utifrån ett regiongemensamt perspektiv, bidra till jämlik vård, kvalitet och resurseffektivitet. Gruppen samverkar för att tillgodose invånarnas behov av hälso- och sjukvård och bidrar till utvecklingen av hälso- och sjukvården i VGR.

Till varje samordningsråd utses en kontaktperson bland deltagarna i koncernledning hälso- och sjukvård. Huvudprincipen är att kontaktperson och ordförande i samordningsrådet kommer från olika förvaltningar. Beslut ska fattas så nära berörd verksamhet som möjligt. Huvudregeln är att frågor inte ska behöva eskaleras uppåt i organisationen. Behov av att fatta regiongemensamma beslut lyfts till den förvaltningschef som är utsedd av koncernledning hälso- och sjukvård att vara samordningsrådets kontaktperson.

Läkemedelskommittén (lagstadgad grupp)

Läkemedelskommittéerna ska genom rekommendationer till hälso- och sjukvårdspersonalen eller på annat lämpligt sätt verka för en tillförlitlig och rationell läkemedelsanvändning inom regionen.

Enligt lag ska det i varje region finnas en eller flera läkemedelskommittéer, med företrädare för farmaceutisk och medicinsk expertis.

Rekommendationerna ska vara grundade på vetenskap och beprövad erfarenhet. Alla regioner ska utfärda ett lokalt reglemente med föreskrifter om läkemedelskommitténs verksamhet och arbetsformer.
Läkemedelskommittén styrs med reglemente beslutat av hälso- och sjukvårdsstyrelsen.

Sakkunniggrupp med representation från flera förvaltningar

Sakkunniggrupper är sammansatta utifrån expertkunskap av personer som kan finnas både inom Koncernkontoret och övriga förvaltningar. Personerna medverkar med sin expertis och erfarenhet om hur verksamheten fungerar och har därmed inte som främsta uppdrag att representera sin organisation. Grupperna används inte i första hand för förankring eller spridning av beslut/information.

Den regiondirektören utser fastställer uppdragshandling för gruppen. Gruppen rapporterar till uppdragsgivaren som ansvarar för att vid behov föra principiella frågor till en högre ledningsnivå.

Grupper med koncernövergripande ansvar för stödjande processer

Funktionsgrupper

Grupper som tar sin utgångspunkt från stödprocesserna. Ordförande finns på Koncernkontoret och gruppen får sitt beslutsmandat från ordförande samt deltagares mandat från dess förvaltning. Funktionsgrupperna har deltagare från samtliga förvaltningar som berörs av uppdraget. Ordförande kan fatta beslut utifrån mandat i sin ordinarie funktion. Funktionsgrupperna tar sin utgångspunkt från skrivelsen i regionstyrelsens reglemente om att ”Regionstyrelsen ansvarar för att en effektiv och ändamålsenlig organisation upprätthålls och får besluta om regiongemensamma riktlinjer och tillhörande rutiner och anvisningar inom” utpekade områden.

Kundråd

Kundråd är en koncernövergripande grupp där flera förvaltningar köper tjänster av en annan förvaltning. Kundrådet följer upp överenskommelser och har strategisk dialog inom ansvarsområdet. Kundråd kan agera som styrgrupp alternativt projektstyrningsråd till specifika projekt inom ansvarsområdet.

Kundråd består av representanter för kund, utförare och ägare som har mandat från sin förvaltningschef att förankra, bereda och säkerställa genomförande.

Sammansättning och beslutsmandat

Koncernövergripande grupper med ansvar inom huvudprocesser och stödjande processer ska vara stödjande för ledningsgrupper på koncernövergripande nivå och bidra i styrning och genomförande. Deltagarna är utsedda utifrån funktion och/eller expertkunskap. Grupperna består av representanter från flera förvaltningar. Deltagare har i uppdrag från sin förvaltning att arbeta för en sammanhållen Västra Götalandsregion. De ska ha tydligt mandat att ta ställning i olika frågor och har ett ansvar att förankra gruppens ställningstagande i sin förvaltning.

Beslut fattas av beslutsfattare efter ställningstagande inom gruppen. Beslutmandatet kan vara koncernövergripande såväl som inom förvaltningarna.

Beslutsmandatet som finns hos gruppens ordförande och deltagare kan se olika ut.

• Ordförande har ett tilldelat koncernövergripande mandat att fatta beslut utifrån sin ordinarie funktion (exempelvis funktionsgrupper)
• Deltagarna i gruppen har mandat att fatta beslut inom sin förvaltning
• Grupper som är beredande utan mandat att besluta
• Ordförande får ett tilldelat mandat att fatta beslut kopplat till gruppen.

Det framgår av gruppens uppdragshandling till vem gruppen rapporterar till. Uppdragshandlingar fastställs av regiondirektören eller den regiondirektören har utsett. Grupperna kan med befintliga resurser tillsätta undergrupper inom sitt ansvarsområde.

Grupper med koncernövergripande ansvar inom huvudprocess rapporterar till den koncernledningsgrupp som ansvarar för huvudprocessen.

Grupper med ansvar inom stödjande processer rapporterar till samtliga koncernledningsgrupper samt regiondirektören.