Koncerngemensamt förändringsarbete

Förbättringsarbete på koncerngemensam nivå kan initieras och beslutas på olika nivåer, beroende på frågans art och följer de mandat som finns för beslutsfattande i övrigt (politisk organisation och förvaltningsorganisation). Ansvarig för koncerngemensamt förbättringsarbete är direktör/ koncernavdelningschef på Koncernkontoret eller av regiondirektören utsedd förvaltningschef. Det är viktigt att de verksamhetsnära initiativen till förbättring tas tillvara.

Genomförandet av ett förbättringsarbete sker enligt övergripande principer:

• Uppdragshandling ska alltid skrivas och beslutas. Här tydliggörs vem som ger och får uppdraget, syftet/ målet med uppdraget, vad som ska göras, vilka avgränsningar som görs, vilka samband som finns med andra uppdrag/arbeten, hur kommunikation ska ske, tidplan för arbetet och hur beslut ska fattas. Styrgrupp och referensgrupper kan tillsättas och kan bestå av antingen tjänstemän eller förtroendevalda.
• Formen för hur uppdraget i praktiken genomförs är inte låst utan beror helt på uppdragets omfattning och svårighetsgrad. Det kan variera, från en enskild tjänsteman, en arbetsgrupp eller i projektform. Deltagare i arbetet kan vara tjänstemän från Koncernkontoret och representanter från förvaltningar.
• Riskanalys ska genomföras för att medvetet tänka igenom vilka risker/problem som kan försvåra uppdraget/förbättringsarbetet. Riskanalys genomförs enligt VGR-modell med inventering av risker/ hot och dess konsekvenser och därefter värdering av sannolikhet och konsekvens. Riskanalysen kan göras enkelt och övergripande eller mer omfattande. Riskanalysen upprepas med fördel under arbetets gång. Genomförd riskanalys kan leda till åtgärder eller justeringar i uppdraget för att minska sannolikheten för att risken ska bli verklighet.
• Om uppdraget bedrivs i projektform ska projektmodellen Projektilen användas. Den innebär ett strukturerat och stegvist arbetssätt som ska underlätta överblick, styrning och uppföljning men också att projektet får det stöd och den vägledning det behöver från ledningen längs vägen. Inom Koncernkontoret finns en grupp som ansvarar för projektportföljer, ger en samlad statusrapportering till koncernledningarna och utvecklar Koncernkontorets arbete med projekt.
• Kommunikation är en nyckelfaktor i alla faser av ett förbättringsarbete. Kommunikationsinsatser ska planeras så att berörda i ett tidigt skede får kunskap om uppdraget för att kunna bidra med inspel och synpunkter. En förändring är genomförd först när önskvärda effekter uppnås. Strategiska kommunikationsinsatser bidrar till genomförandekraft så att önskvärda effekter av förändringen uppstår.
• På Regionservice finns resurser för projektledning.