Webbplatsen använder teknik som troligen inte stöds av din webbläsare som exempelvis Internet Explorer 11. Vissa saker kan se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.

Gå direkt till huvudinnehållet

Vad krävs för en framgångsrik planeringsprocess?

Publicerad: Uppdaterad:
Kvinnas ansikte framför en skylt om konferens

Vilka är framgångsfaktorerna och vilka utmaningar kan man se när man planerar för aktivitetsbaserade kontor? Maral Babapour Chafi, forskare på ISM, deltog på en konferens i Politecnico di Milano, där hon presenterade resultat från ISM:s forskning inom området.

Vilka har man frågat?

Inom ramen för forskningsprojektet Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen har man intervjuat nyckelpersoner som ansvarade för planeringen vid införandet av nya kontor med aktivitetsbaserat arbetssätt för cirka 2000 medarbetare. Man har även intervjuat arkitekter som tog fram inredningskonceptet samt chefer som deltog i planeringsarbetet. Intervjuerna gjordes cirka ett år efter genomförandet vilket möjliggjorde en summativ tillbakablick på planeringsprocessen.

Vilka var de största utmaningarna?

Att det brast i kunskap och resurser inledningsvis, vilket bland annat kom till uttryck i en bristande behovsinventering, var något som kom att straffa sig i längden, liksom att inte bjuda in expertkunskap exempelvis inom arbetsmiljöområdet i ett tidigt skede.

Inredningsarkitekten hade till uppdrag att tillhandahålla en standardiserad lösning utifrån en bristande behovsinventering och saknade en regelbunden kommunikation med de olika förvaltningar och bolag (verksamheter) som skulle flytta in.

Medarbetare och chefers involvering i planeringsarbetet var begränsat, utöver de som hade en nyckelroll av något slag. Det fanns representanter utsedda, men vilket gehör man fick utifrån de olika verksamheternas behov varierade delvis utifrån individuella faktorer.

Trots en ambitiös satsning på information till medarbetare och chefer, hade denna svårt att nå ut så som man önskat. Det var stora variationer i hur man i de olika verksamheterna lagt upp sitt interna förändringsarbete inför flytt och övergång till aktivitetsbaserat arbetssätt, vilket kom att påverka hur man upplevde själva förändringen.

Vad krävs för en framgångsrik planeringsprocess?

  • Gör en grundlig behovsinventering utifrån de olika verksamheternas specifika behov.
  • Involvera medarbetarna inte bara genom allmän information, utan med möjlighet att komma med förslag och få återkoppling av dessa.
  • Ha en ständigt pågående dialog med verksamheterna för att testa och kvalitetssäkra nya lösningar.
  • Forma en process som möjliggör för samtliga verksamheter att delta i arbetet med lika villkor för att  anpassa arbetsplatsens utformning till verksamheternas behov. Detta är särskilt angeläget när ledningen förordar ett standardiserat koncept. 

Läs mer om forskningsprojektet

Aktivitetsbaserat arbetssätt i Västra Götalandsregionen


Publicerad:
Uppdaterad:
Senast uppdaterad: 2022-10-24 15:23