Anpassat genomförande pga Corona-pandemin
Påverkan på projektet
Fram till mitten av hösten 2020 kunde datainsamling och resultatåterkoppling genomföras om än med olika anpassningar. I Göteborg genomfördes mars- maj 2020 fokusgruppsintervjuer med medarbetare. Vi valde att genomföra dessa intervjuer trots Covid - 19, genom att erbjuda de som vill att delta via Skype medan övriga deltagare och intervjuare satt i ett mötesrum. Av de 129 deltagarna i de 30 fokusgruppsintervjuerna valde 76 att delta digitalt, medan övriga 52 deltog i rummet. Vi uppmanade alla att svara på våra frågor utifrån hur det var att arbeta i huset när det var "business as usual", vilket har fungerat mycket bra. I maj genomfördes även fokusgruppsintervjuer med chefer, totalt fem styck plus en individuell intervju.
När Coronaläget blev allt mer kritiskt i mitten på hösten och merparten av medarbetarna i Regionens hus arbetade på distans, var det inte längre möjligt att testa och utvärdera förändringar utifrån tidigare identifierade behov. Den planerade 18-månadersenkäten för Regionens Hus i Göteborg ställdes också in. Istället planerar vi för en gemensam enkät, där vi även vill fånga ”det nya normala” och medarbetarnas inställningen till aktivitetsbaserat kontor utifrån detta. Under våren 2021 arbetade vi med en scenariebaserad utveckling, för att förbereda för den tid när de tre kontorshusen åter skall användas, men utifrån nya förutsättningar.
Scenariobaserat utvecklingsarbete
Under våren har det genomförts 9 workshops med olika intressenter dels för att ta fram olika scenarios och utmaningar för arbete i aktivitetsbaserade kontor efter pandemin, och dels för att ta fram lösningsförslag för vidare-utveckling av kontoren, arbetssätten och arbetsmiljöförbättringar.
Första workshoppen i Fas 1 genomfördes i februari med representanter från ledningen för de tre husen samt externa deltagare från det privata näringslivet. Hur stor andel kommer att vilja jobba på distans respektive vara på kontoret Post Corona och vilka är drivkrafterna för att komma tillbaka till kontoret? Vilka är de främsta utmaningarna och vilket stöd kommer att behövas för att matcha det nya behovet? Under mars hölls fyra workshops med liknande upplägg för medarbetarrepresentanter. Ytterligare fokus i dessa workshops var på arbetsuppgifter och schemaläggning i en fiktiv vecka efter pandemin. Parallellt med detta har resultatet från tidigare insamlat material värderats som underlag för justeringar. Resultatet har fortlöpande återkopplats till deltagare och ledning. Som underlag för för utvecklingsarbetet skickades även en enkät ut till samtliga medarbetare, för att undersöka deras preferenser för distansarbete efter pandemin.
I fas 2 under april månad, genomfördes fyra nya workshops med tidigare deltagare, kompletterade med experter från VGRs interna företagshälsovård. På dessa workshops arbetade man med idégenerering och framtagning av lösningar, samt utvärderade dessa genom simulering utifrån de prioriterade utmaningarna, kopplade till det nya normala för kontoren. Hela processen bygger på en metod för scenariobaserad utveckling. Resultatet har utöver återkoppling till chefsgrupperna, även presenterats för intresserade medarbetare och chefer i de tre husen.
När medarbetarna nu har börjat återvända till kontoret fortsätter arbetet med att justera utifrån den kunskap som tagits fram, men anpassat efter nya förutsättningar. Arbetet med justeringar drivs av VGR, men forskningsprojektet erbjuder stöd i detta arbete.
Resultatet från det scenariebaserade utvecklingsarbetet har även publicerats vetenskapligt.