Tjänstedesign inför starten av Högsbo Närsjukhus

Nya arbetssätt i nya lokaler

Sjukhuset kommer att stå klart i slutet av 2023 och då ersätta Frölunda specialistsjukhus. Inriktningen är moderna arbetssätt i lokaler utformade för personcentrerad vård, där patienter och anhöriga aktivt deltar i vårdprocessen, hög patientsäkerhet och digitala vårdformer.
Det kommer att ha en tydlig dagkirurgisk profil och byggs utan slutenvårdsplatser.

– Jag har arbetat med att skapa förståelse för de nya förutsättningar som personalen står inför och för att de tillsammans med sina kollegor ska hitta de bästa sätten utifrån dessa. De har arbetat utifrån frågeställningar som ”Hur jobbar vi bäst?” och ”Vad blir bäst för patienter och medarbetare?”
Bland annat har detta skett genom workshops, berättar Sara Näslund.

På Högsbo närsjukhus är lokalerna utformade för separata flöden. Patienterna kommer att förflytta sig längs en korridor och personalen genom en annan. Det kommer att finnas ett mottagningsrum mellan korridorerna som är åtkomligt från två håll. Någon klassisk kassa för registrering kommer inte finnas, och inte heller några väntrum. I stället ska det finnas ett väntområde centralt placerat, nära entrén. Detta kommer att vara utformat lite som på en flygplats med självincheckning och digitala skärmar. Via dem ska patienterna tydligt kunna följa sin turordning och vart de ska ta vägen för att göra undersökningar och operationsförberedelser.

Eftersom patienterna inte kommer att bli hämtade av en sjuksköterska, utan själva ska ta sig till undersökningsrummen så kommer det att finnas servicevärdar på plats för att ledsaga vid behov eller hjälpa till på andra sätt. De administrativa lokalerna kommer bland annat att innehålla öppna kontorslandskap anpassade för aktivitetsbaserat arbetssätt, några enklare smårum för patientmöten och läkemedelsrum. Det handlar alltså om flera olika lokaler som ska delas mellan olika personer och verksamheter. 

Workshops och tester

Den första workshopen kring nyttjandet av rum på mottagningsplan hölls under pandemin, och var därför digital. Representanter från varje verksamhet bjöds in till en serie om tre tillfällen. Inför varje tillfälle fick de en förberedande uppgift.

– De har tillsammans pratat igenom och beskrivit hur en typisk arbetsdag ser ut. Vilka arbetsmoment ingår? Vilka behov har personal och patienter för ett optimalt flöde? Och inte minst – hur samsas vi kring de ytor som finns att tillgå? Med hjälp av en digital whiteboard kunde alla placera ut vilka aktiviteter som kräver vilka typer av utrymmen och på så sätt få en visuell överblick. De fick reflektera kring frågor som ”Kommer mottagningsrummen att räcka till ?” Och ”Kommer vi att hinna med de moment som ingår i olika uppgifter, hur fördelar vi tid per rum på bästa sätt”?

– Genom att lägga upp hypotetiska dagsplaneringar har vi fått en bild av hur tider och utrymmen ska kunna fördelas och ifall det går ihop med det uppdrag verksamheterna har.

En grupp med representanter från både operation och pre- och postoperation samlades efter pandemin för en fysisk workshop. De utgick från en färgkodad ritning och fick ett fiktivt patientfall att utgå ifrån med olika detaljer kring vad som skulle göras, när och på vilken plats liksom viktiga detaljer om patienten.
Sara berättar att det har varit nyttigt för de personalgrupper som sällan eller aldrig möts och som nu fick möjlighet att samarbeta kring hela patientens vårdresa.

– De diskuterade igenom caset inför under och efter operation. Alla som träffade patienten under dagen har pratat för att få ett så bra flöde som möjligt för patienten och för alla som under dagen skulle vara involverade i patientens vård och behandling.

Patientperspektivet gav färg åt kända utmaningar

För att inhämta patientperspektiv har man intervjuat patienter, observerat flöden och skickat ut dagböcker till patienter som ska genomgå dagkirurgi på Frölunda specialistsjukhus.Patienterna har fått beskriva sina upplevelser före, under och efter operation.

– Även om resultatet från dagböckerna inte gav så många överrakningar så gav det oss ett kvitto på kända utmaningar och det var värdefullt att få patienternas personliga beskrivningar. Patienterna gav färg till den bild vi hade, till sådant vi visste eller anade. Dessutom kom det fram mycket som idag fungerar bra, och som behöver tas med till Högsbo.

– Flera av dagkirurgipatienterna beskrev exempelvis en god stämning bland personalen. I nuläget arbetar man i gamla, omoderna och trånga lokaler, men i en kultur och atmosfär som ger patienterna trygghet. Att personalen har det bra påverkar patienterna mycket och det är viktigt att den goda stämningen inte försvinner på bekostnad av bättre lokaler.

2019 planerade och ledde tjänstedesigners tester av den planerade självincheckningen och hur det fungerade att hitta i lokalerna med hjälp av enkla prototyper. I höst kommer man att fortsätta med testerna, men då på plats i lokalerna med hjälp av patientrepresentanter.

Fortsatta tester efter flytt

En ny lokaltyp kommer att vara ankomstrum på dagkirurgiplan. Det är rum som är tänkta att användas för förberedelse av olika slag. Det kan handla om att kontrollera patienten och säkerställa att hen är redo för operation, kanske ska bedövning läggas i rummen, eller så ska de användas till andra moment. För att undersöka olika tänkbara möjligheter och vad som är smartast har man på Frölunda närsjukhus testat att göra vissa förberedelser i ett särskilt iordningsställt rum. En sak som blev tydlig var att man i början av dagen har flera patienter som ska igenom ankomstrummen. Då kan det bli en utmaning att hinna med alla förberedande moment per patient i ankomstrummen. Därför kan vissa moment behöva utföras i andra rum. Senare på dagen är flödena av patienter mindre och det går då att hinna med fler moment per patient och ankomstrum.

– Under hösten kommer vi att fortsätta att testa och utvärdera detta i de nya lokalerna inför flytten. Det har varit roligt att höra hur personalen har pratat om hur de kommer att fortsätta att verksamhetsutveckla den kliniska sidan och arbeta tillsammans med olika kompetenser. De är även inställda på att fortsätta att testa, utvärdera och förbättra arbetssätt även efter flytt.

Tjänstedesigns bidrag till projektet:

Avslutningsvis, kan du kortfattat sammanfatta vad tjänstedesign har bidragit till i Högsbo närsjukhusprojektet?

– Vi tjänstedesigners har bidragit med metoder och tagit in dem i projektet. Vi har arbetat med att lyfta in patientperspektivet genom intervjuer, dagböcker och tester med patientföreträdare. Vi har också bidragit till att lyfta gruppens behov och vi har jobbat med medarbetarperspektivet för att skapa medarbetarengagemang. Genom att visualisera behov och utmaningar har vi hjälpt personalen att gemensamt diskutera och skaffa sig överblick. Att samla personal i samma rum som vanligtvis inte har ett gemensamt forum och att testa vad som fungerar och inte, är sådant som man kan ta med sig till den nya arbetsplatsen.

Det är tankesätt och stöttande metoder som vi lämnar över och som vi tror att man kommer att få nytta av i det fortsatta arbetet.