Processorienterat arbetssätt

VGR:s inriktning är att arbeta processorienterat. Det ger möjlighet att se hela arbetsflöden och också i förlängningen förbättra dessa för att skapa effektiva processer.

Processorienterat arbetssätt

VGR:s inriktning är att arbeta processorienterat. Det ger förutsättningar att:

  • se hela arbetsflöden över organisatoriska gränser och hur olika delar påverkar varandra och bidrar till helheten
  • se hur förbättringar kan göras så att processen blir så effektiv som möjligt

En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för mottagare, interna eller externa. Processer är repetitiva vilket innebär att de genomförs många gånger.

Det viktigaste är att dokumentera processerna på övergripande nivå så att man kan se hur de relaterar till varandra. Processer ska minst vara dokumenterade enligt följande:

  • Benämning av en process ska börja med ett verb
  • Kort beskrivning av vad processen gör
  • Syfte med processen
  • Indata till processen och varifrån dessa kommer
  • Resultat från processen och vart dessa går

Därefter kan man vid behov påbörja arbetet med att kartlägga processernas inre delar.

VGR:s uppdrag omfattar hälso- och sjukvård, regional utveckling och kollektivtrafik. Dessa utgör VGR:s huvudprocesser. Organisationen utövar styrning och ledning av dessa genom ledningsprocesser och till stöd finns stödprocesser.

VGR:s koncerngemensamma huvudprocesser

VGR:s huvudprocesser är hälso- och sjukvård, regional utveckling och kollektivtrafik.

Hälso- och sjukvård

Hälso- och sjukvård delas upp i kliniska processer, forskningsprocesser, utbildningsprocesser.

Kliniska processer

Kliniska processer omfattar samtliga vårdaktiviteter som är relaterade till ett eller flera hälsoproblem inklusive hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande aktiviteter. De kliniska processerna ska utvecklas för att nå kvalitetsmål och kvalitetskrav. Kliniska processer utformas och utvecklas för omfatta all aktivitet inom hela vårdkedjan och kan överskrida organisationsgränser.

Forskningsprocesser

Forskningsprocessens övergripande mål är att bidra till kunskap och därigenom till förbättringar av hälso- och sjukvårdens tjänster.

Utbildningsprocesser

Utbildningsprocessen omfattar processerna för grundutbildning av personal. Kompetensutveckling och fortbildning betraktas inte som en utbildningsprocess, utan bör integreras i hanteringen av resurser i alla organisationer.

Regional utveckling

Regional utveckling delas upp i processer för hållbart utvecklingsarbete och processer för egenproduktion.

Processer för hållbart utvecklingsarbete

Hållbart utvecklingsarbete handlar om att främja hållbar tillväxt, miljö och möjligheter till brett deltagande i kulturlivet. Processerna ska skapa ett gott klimat för kreativitet, entreprenörskap, företagande och internationell konkurrenskraft samt stärka kopplingarna mellan utbildning och arbetsliv. Till största delen sker processerna i samarbete med andra, till exempel företag, organisationer, kommuner, högskolor och universitet och statliga organ. Processerna ska bidra till att bryta utanförskap och skapa goda förutsättningar för invånarna.

Processer för egen produktion

Till exempel

  • producera scenkonst och medfinansiera film
  • driva museiverksamhet och främja kulturarv
  • driva Västra Götalands naturbruksskolor och folkhögskolor samt Biologiska Yrkeshögskolan i Skara.
  • bedriva verksamhet vid Göteborgs botaniska trädgård.

Kollektivtrafik

VGR tillhandahåller och ansvarar för regional kollektivtrafik. VGR är regional kollektivtrafikmyndighet. Kollektivtrafik delas upp i processer för att utveckla transportinfrastrukturen och processer för att bedriva kollektivtrafik. I processerna ingår att samordna dialoger med kommuner, Trafikverk och departement. Processerna ska bidra till hållbart resande och beakta alla resenärer.

VGR:s koncerngemensamma ledningsprocesser

Budgeten är VGR:s viktigaste styrande dokument. I budgeten prioriteras mål och fokusområden på 1-3 års sikt. I budgeten ges även de ekonomiska förutsättningarna för att bedriva verksamheten. Vid en målkonflikt mellan budget och andra styrande dokument gäller den senast antagna budgeten.

De koncerngemensamma ledningsprocesserna syftar till att säkerställa att organisationen fullgör sitt uppdrag och kan delas in i fyra delprocesser.

I en komplex och kunskapsintensiv verksamhet är det särskilt viktigt att chefen ges förutsättningar att leda i genomförandet. Därmed skapas förutsättningar för medarbetarna att göra ett bra arbete som skapar värde för invånarna.

Planera verksamhet

Verksamheten planeras utifrån prioriterade mål och tilldelade resurser

Till exempel

  • göra överenskommelser
  • göra budget
  • göra verksamhetsplan
  • se till att mål och planerade aktiviteter är kända och accepterade
  • formulera och kommunicera uppdrag
  • identifiera och hantera risker¨
  • organisera verksamhet, resurser etc
  • planera kommunikation.

Genomföra

Verksamheten genomförs med ett gott ledarskap.

Till exempel

  • bryta ner mål och anpassa till den enskilda verksamheten
  • leda medarbetare och styra verksamheten
  • samspela och samarbeta
  • säkerställa löpande omvärldsbevakning och uppföljning
  • säkerställa löpande egenkontroll
  • säkerställa rapportering och åtgärda avvikelser.

Följa upp och analysera

Verksamhetens resultat följs upp och analyseras utifrån uppdraget

Till exempel

  • sammanställa verksamhetens resultat
  • analysera verksamhetens resultat
  • identifiera förbättringsområden och upprätta åtgärdsplan
  • analysera de samlade avvikelserna
  • genomföra intern kontroll
  • kommunicera verksamhetens resultat.

Förbättra och utveckla

Utvecklingsarbetet prioriteras och identifieras genom kännedom om in- och omvärld

Till exempel

  • värdera och prioritera förbättringsåtgärder
  • genomföra förbättringsåtgärder
  • använda benchmarking
  • hålla sig uppdaterad om aktuell kunskap, omvärldshändelser och trender
  • göra underlag för planering av verksamhet.

Under 2018

Under 2018 pågår arbete med att dokumentera och implementera VGR:s ledningsprocesser.

VGR:s koncerngemensamma stödprocesser

De processer som förser verksamheten med nödvändigt stöd. Stödprocesserna skapar ett indirekt värde genom att stödja lednings- och huvudprocesserna samt bidrar till att de ska fungera så bra som möjligt. Väl fungerande och utvecklade stödprocesser bidrar till att medarbetares kompetens och övriga resurser används effektivt.

Till exempel

  • Administrera anställning och löner
  • Hantera bemanning
  • Hantera personalsociala frågor
  • Administrera ekonomi
  • Upphandla och köpa in
  • Hantera och förvalta IS/IT
  • Hantera lokaler
  • Bedriva serviceverksamhet och leverera servicetjänster
  • Bedriva internt miljöarbete.

Ann-Sofie Rundberg

Telefonnummer

Senast uppdaterad: 2018-04-16 15:49