Tillfällig paus av breddinförande

Införanden av stora och komplexa it-system är aldrig utan risker, och riskhantering är en grundläggande del av projektarbete. Det innebär att man identifierar, analyserar och därefter hanterar riskerna. I fallet med Millennium har både program Millennium och de berörda förvaltningarna i södra området haft en riskhanteringsprocess under hela förberedelsetiden.

Vad gäller de risker som kvarstod inför driftstart fanns en planering för hur de på olika sätt skulle omhändertas inom godtagbar tid. Som stöd vid driftstarten fanns bland annat lokala och centrala ledningscentraler (kommandocentraler) och förstärkt support för både felanmälningar och utbildningsstöd. Alla förvaltningar hade planerat för minskat antal patienter under övergångsperioden för att ha mer tid för själva driftstarten.

Vid ett rådgivande möte med den exekutiva gruppen dagen före driftstart gjordes en sista avstämning med direktörerna i berörda förvaltningar i VGR: Södra Älvsborgs sjukhus, Närhälsan, Regionhälsan och Fastighet, stöd och service samt områdeschefen för Regional laboratoriemedicin (SU) som bedömde att de grundläggande förutsättningarna för driftstart var uppfyllda. På det påföljande extra programstyrgruppsmötet utgjorde rapporten från direktörerna, tillsammans med leverantörens bedömning, ett underlag i beslutet att gå vidare med införandet av Millennium i södra området.

Svaret publicerades den 2 december 2024

VGR behöver utvärdera driftstarten ur många perspektiv innan det går att säga exakt vad som har hänt. Men det finns flera orsaker bakom beslutet att pausa breddinförandet, så som oväntade tekniska problem/buggar, att till exempel läkemedelsmodulen inte fungerade som tänkt och att systemet initialt upplevdes långsammare än förväntat. Utöver det har medarbetarna inte fått rätt förutsättningar att arbeta i systemet, bland annat genom en otillräcklig utbildningssituation. Sammantaget fanns inte förutsättningar för att ge en patientsäker vård, varför VGR den 15 november valde att pausa införandet.

Svaret publicerades den 22 november 2024

Ett stort antal tester, både vad gäller funktioner och teknik, har gjorts löpande under flera år. Inför den första driftstarten intensifieras testarbetet till att omfatta hela flöden ur ett användarperspektiv, så kallade "end-to-end"-tester. Fel som identifieras åtgärdas löpande.

Tester görs initialt i en miljö med testdata, testanvändare och testpatienter. En viss tid före driftstart omvandlas den miljön till produktionsmiljö (alltså den skarpa versionen av systemet) och rensas då på testdata. Därefter kan riktiga användare få behörighet till systemet, bland annat för att kunna göra manuell migrering av de patientuppgifter som behöver finnas i systemet från start. Det finns också vissa tester som måste göras i produktionsmiljö, till exempel integrationstester mot befintliga system som är i drift.

Även om all funktionalitet har testats före driftstart så kan det i skarp drift, med riktig användar- och patientdata, uppstå fel som är svåra att förutse. Ett exempel på detta är signering av e-recept. Det fungerade utan anmärkning vid tester men vid driftstart visade det sig att medarbetare kunde ha flera certifikat på SITHS-kortet, och det var inte tydligt vilket certifikat som skulle väljas. Det felet är nu åtgärdat.

Läs mer på faktasida om test av systemet: Test av Millennium inför driftsättning - Vårdskiftet

Svaret publicerades den 18 december 2024

All utbildning i Millennium görs i en särskild utbildningsmiljö. Det är praxis när det gäller stora och komplexa vårdinformationssystem. 

Utbildningsmiljön skapas som en mer avskalad kopia av den skarpa miljön (produktionsmiljön). Utbildning görs med särskilda testpatienter, testanvändare och testdata. Det är inte tillåtet att använda riktig patientdata i en utbildningssituation utifrån patientdatalagen (pdl). Det är heller inte lämpligt att genomföra utbildning i en produktionsmiljö eftersom det då finns en risk att det sker felaktig informationsöverföring i integrationer till andra system som är i drift. 

En utbildningsmiljö ska vara så lik produktionsmiljön som möjligt, för bästa lärande och förståelse. Inför driftstarten av Millennium gjordes dock sena förändringar och viss fortsatt utveckling av produktionsmiljön vilket fick som konsekvens att utbildningsmiljön och produktionsmiljön skilde sig åt mer än det var tänkt från början.

Om upplägget för utbildning i Millennium

Utbildningen av medarbetare innehåller olika obligatoriska delar som sätts samman till ett utbildningspaket för respektive roll. Paketet består av fem huvudsakliga delar:

• Introduktion – generella funktioner i Millennium 

• Basutbildning – så fungerar Millennium för olika yrkesroller 

• Tilläggsutbildning – funktionalitet och arbetsflöden för specifika roller och verksamheter 

• Teamövning på enhet - olika roller på enheten tränar på att samarbeta i Millennium 

• Lathundar – beskrivningar av funktionalitet i sammanfattad form som kan användas som påminnelse och repetition 

Introduktions-, bas- och tilläggsutbildningarna är digitala och genomförs som självstudier i VGR:s Lärportal. Teamövning på enhet genomförs i verksamheten under ledning av Millenniumcoacher. Alla övningar genomförs i utbildningsmiljön. Lathundar tillgängliggörs i Millenniums integrerade hjälpfunktion eCoach. 

Läs mer på faktasida om utbildning: Utbildning - Vårdskiftet 

Svaret publicerades den 13 december 2024

VGR återstartade under vecka 47 de tidigare journalsystemen, AsynjaVisph, Melior och Obstetrix. Det gick enligt plan. Det innehåll som skapades i Millennium under de dagar systemet var i drift har också hanterats.

Utvärderingar av införandet av Millennium, ur olika synvinklar, har påbörjats och kommer att pågå den närmsta tiden framåt. Det behövs tid för analys innan nya beslut kan fattas.

Det finns också en ny organisation igång som samordnar hanteringen framåt av arbetet med ett nytt vårdinformationssystem, och omhändertagandet av erfarenheterna i Millenniuminförandet. Läs mer i nyhet och på intern webbsida:

Ny organisation för att samordna arbete med vårdinformationssystem - Vårdskiftet

Fortsatt arbete med samordning vårdinformationssystem - Koncernkontoret (intern åtkomst för medarbetare i VGR)

Svaret uppdaterades den 17 december 2024

Revisionsbyrån KPMG AB fick uppdraget att genomföra granskningen i början av december.

Svaret uppdaterades den 17 december 2024

För den externa granskningen har VGR tecknat avtal med revisionsbyrån KPMG AB. 

Avtalet har upphandlats med stöd av bestämmelserna om synnerlig brådska och oförutsebara händelser.

Valet av leverantör för uppdraget har främst skett med hänsyn till kraven på att leverantören är en opartisk och oberoende part som inte haft något samarbete med VGR rörande systemet Millennium. Av den marknadsundersökning som har genomförts av tillgängliga leverantörer, framgår det att de flesta konsultbolag har varit delaktiga i projektet Millennium, antingen för VGR:s del eller för Oracle (Cerner) vilket innebär att de inte är att se som oberoende.

VGR har även beaktat tillgängliga leverantörers erfarenhet och kunskap gällande både införande av stora system och granskning av likvärdiga uppdrag med denna omfattning. Mot bakgrund av uppdragets karaktär och korta svarstid har VGR tagit hänsyn till vilka leverantörer som har möjlighet att snarast påbörja uppdraget för att kunna leverera ett första utkast redan den 10 december 2024.

Slutligt val av leverantör utgör därmed en samlad bedömning av ovan angivna krav.

Svaret uppdaterades den 17 december 2024

Den externa granskningen utförs av revisionsbyrån KPMG AB.

Den 10 december hade ägarutskottet i VGR och KPMG en inledande avstämning om uppdraget.

Den 17 december görs en delavstämning på regionstyrelsens möte och granskningen ska vara helt klar i mitten av mars 2025.

Avtalet omfattar 1 600 konsulttimmar till ett värde av 3,7 miljoner kronor. Takvärdet för avtalet är 5 miljoner kronor. Arbetad tid och kostnad kommer att stämmas av löpande.

Avtalet löper till den 31 mars 2025.

Svaret uppdaterades den 11 december 2024

Det behövs gemensamma arbetssätt och ett sammanhållet hälso- och sjukvårdssystem i Västra Götaland. Det är en av anledningarna till att Millennium köptes in och behovet av en gemensam vårdinformationsmiljö kvarstår. 

Införandet av Millennium pausades den 15 november 2024. Det finns i nuläget inga beslut fattade om vägen framåt. Det kommer att bli en längre paus eftersom det behövs tid för analys innan det går att fatta nya beslut. 

Svaret uppdaterades den 17 december 2024

Det är för tidigt att säga hur VGR:s ekonomi påverkas av det pausade breddinförandet. Viktigast för regionen är och har varit patientsäkerheten. För närvarande handlar det bland annat om övertidskostnader för de som har jobbat med återgången till de gamla systemen. Omplanering innebär ofta merkostnader, i detta fall till exempel mer resurser för utbildning.

Svaret publicerades den 22 november 2024

Det är för tidigt att säga.

Svaret publicerades den 22 november 2024

Kostnader och investeringar beräknas totalt bli ungefär 5,5 miljarder kronor för VGR under programperioden. Läs mer här: Fakta om programmet - Vårdskiftet

Svaret publicerades den 22 november 2024

Upphandlingsprocessen pågick under större delen av 2017–2018, från förberedelser till val av leverantör. Medarbetare från hälso- och sjukvården var delaktiga genom hela upphandlingen: från att identifiera behov och kravställa till att utvärdera de olika lösningarna som kom in under anbudsperioden. Vid tilldelningsbeslut hade omkring 1 500 medarbetare från vården bidragit i upphandlingen genom bland annat patientscenarioarbete, intervjuer, studiebesök, workshops och utvärderingar av olika slag. 

Att valet till slut föll på Millennium beror på att anbudet hade det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris utifrån VGR:s upphandlingskriterier. Millenniums funktionalitet och leverantörens erfarenhet av implementering och samverkan i stora komplexa sjukvårdsorganisationer var de kriterier som vägde tyngst. 

Svaret publicerades den 22 november 2024

Svaret går flera år tillbaka och har med villkoren under upphandlingsfasen att göra. I grunden ligger ett politiskt beslut att upphandla ett nytt journalsystem för all offentligt finansierad hälso- och sjukvård i Västra Götaland. Eftersom detta är ett mycket komplext område valde VGR metoden konkurrenspräglad dialog (KPD). Det innebär att VGR kan diskutera kraven ihop med tänkbara leverantörer för att tillsammans skapa en bild av vad som är önskvärt och möjligt att få med i ett nytt system, utifrån vissa grundläggande krav.  

Hösten 2016 gick en intresseanmälan ut för KPD och sju leverantörer anmälde intresse. I den processen valdes Cambio med systemet Cosmic bort eftersom de inte uppnådde tillräcklig teknisk och yrkesmässig förmåga i förhållande till övriga leverantörer. 

I slutänden kvarstod tre anbud varav Cerner (numera Oracle) var ett. Anbuden utvärderades ur flera kriterier och den sammanlagda bedömningen blev att Cerners anbud hade det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris utifrån VGR:s upphandlingskrav. 

Lösningens funktionalitet och företagets erfarenhet av implementering och samverkan i stora komplexa sjukvårdsorganisationer var de kriterier som vägde tyngst. Formellt fattade regionstyrelsen tilldelningsbeslutet hösten 2018.

Svaret publicerades den 22 november 2024

Svenska regioner, precis som kommuner, är självstyrande. Det innebär att varje region ansvarar för sin egen hälso- och sjukvård och bestämmer vilka system som behövs, ska upphandlas och köpas in. 

De system som svenska regioner har i dag har man köpt in och integrerat vid olika tidpunkter, därför uppstår också behov av nya system i olika ordning. Sveriges regioner varierar dessutom i storlek, demografi et cetera, och kan därmed ha olika behov av olika system.

Svaret publicerades den 22 november 2024

När Millennium togs i drift rapporterades flera avvikelser in till VGR. Vissa av dessa kan klassas som personuppgiftsincidenter. 

Den 15 november skickade därför VGR in en initial anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Regionen har sedan dess kompletterat ärendet allt eftersom avvikelserna utreds tillsammans med de berörda verksamheterna. 

De personuppgiftsincidenter som hittills har identifierats bedöms som mycket allvarliga utifrån IMY:s sätt att klassificera incidenter. Det har till exempel handlat om att ett ord har fallit bort i en patients journal, och därmed har innehållet fått en annan innebörd. Just det felet uppstod vid överföringen av information från ett it-system för medicinsk bildhantering till Millennium. 

VGR kommer utreda orsakerna för att försöka fastställa vad som har hänt. Det finns i nuläget inga indikationer på att personuppgifter ska ha spridits utanför VGR.

Läs mer i tidigare nyheter: 

VGR anmäler personuppgiftsincident - Västra Götalandsregionen (18 november)

Ytterligare personuppgiftsincidenter i samband med Millennium - Västra Götalandsregionen (9 december)

Svaret uppdaterades den 9 december 2024

Den 22 november skickade VGR in en anmälan om negativ händelse och tillbud med medicinteknisk produkt (MTP) och Nationella medicinska informationssystem (NMI) in till Läkemedelsverket och Oracle gällande Millennium. Anmälan kompletterades den 20 december. 

Anmälan bygger på händelser under de dagar Millennium var i drift och gäller eventuell koppling till brister i systemets funktioner relaterat till gällande krav. I nuläget går det inte att säga vad bristerna beror på, det kommer i och med anmälan att utredas vidare.

Anmälan innehåller bland annat händelser med felaktiga uppgifter i journal, saknade ord i remissvar, läkemedelsordinationer, läkemedelslistor och signering, journalinformation som saknas eller försvinner, problem vid akutregistrering och inskrivning av patient.

Efter att anmälan är gjord är det enligt rutin tillverkarens ansvar att utreda om deras produkt har bidragit till händelserna och i så fall på vilket sätt, samt att göra eventuella förbättringar och säkerhetsåtgärder.

Läs mer i tidigare nyheter:

VGR har skickat in en anmälan om Millennium till Läkemedelsverket - Västra Götalandsregionen (25 november)

VGR kompletterar anmälningar om Millennium - Västra Götalandsregionen (20 december)

Svaret uppdaterades den 20 december 2024

Enligt VGR:s avtal med Oracle är vi formellt i fasen pilotdriftstest, vilket är en testperiod på sex månader. När VGR beslutade att pausa breddinförandet avbröts testfasen, i enlighet med avbrottskriterier som finns i VGR:s avtal. Regionstyrelsen har beslutat om en extern granskning och gett regiondirektören i uppdrag att återkomma med en handlingsplan. Det arbetet pågår nu, så vägen framåt får vi återkomma till. 

Svaret publicerades den 22 november 2024