Fakta om programmet

Bakgrund till program Millennium
Omfattning och mål
Upphandling och val av systemet Millennium
Tidplan och förseningar
Ekonomi

Bakgrund till program Millennium 

Generellt har hälso- och sjukvården i Västra Götaland hög kvalitet, men tillgängligheten och samordningen behöver på många håll förbättras. Vårdens it-miljö är på flera sätt föråldrad, med många olika system som inte kan kommunicera med varandra.

Informationen finns men kan inte nås av alla som behöver den, i olika verksamheter och på olika vårdnivåer. Detta är ineffektivt, innebär mycket dubbelarbete och innebär risker för patientsäkerheten. Medarbetare ska också kunna förvänta sig att vårdinformationsmiljön utvecklas i takt med den övriga digitala utvecklingen i samhället för ökad nytta i det dagliga arbetet.

En förändring är nödvändig. Västra Götalandsregionen (VGR) har därför upphandlat ett nytt kärnsystem - Millennium - som ska bli det nya huvudsakliga it-stödet i vården och navet i en ny, gemensam vårdinformationsmiljö. Arbetet med att införa kärnsystemet leds av program Millennium.

Omfattning och mål

Målet är att säkra informationstillgången genom hela vårdkedjan så att hälso- och sjukvårdsinformation alltid är tillgänglig för dem som behöver den, oavsett organisatoriska gränser. Millennium ska ersätta stora delar av nuvarande it-system i den offentligt finansierade hälso- och sjukvården i Västra Götaland.

Utöver VGR omfattas privata vårdgivare med vårdavtal bland annat enligt lagen om valfrihet (LOV). För att täcka in även kommunal hälso- och sjukvård är de 49 kommunerna i Västra Götaland med i satsningen genom så kallade optioner där de kunnat välja i hur hög grad de ska använda systemet.

Millennium innehåller ett gemensamt journalsystem och en gemensam läkemedelsinformation för varje patient. Det ska ge en heltäckande bild utifrån diagnoser, funktionstillstånd, hälsoproblem och bedömningar. För program Millennium finns nio effektmål som sammanfattar vad vi vill uppnå med den nya vårdinformationsmiljön. De är indelade i fyra områden:

• Patientnöjdhet

• Arbetsmiljö

• Kvalitet och säkerhet

• Ledningsstöd och utveckling

Läs mer: Det här ska uppnås  

Upphandling och valet av systemet Millennium

VGR valde att upphandla ett standardsystem – ett effektivt, flexibelt och sammanhängande standardiserat it-system – med kravet att leverantören skulle ha erfarenhet av att införa kärnsystem i en organisation av storlek och komplexitet som hälso- och sjukvården i Västra Götaland.

Upphandlingsprocessen pågick under större delen av 2017–2018, från förberedelser till val av leverantör. Medarbetare från hälso- och sjukvården var delaktiga genom hela upphandlingen från att identifiera behov och kravställa, till att utvärdera de olika lösningarna som kom in under anbudsperioden. Vid tilldelningsbeslut hade omkring 1500 medarbetare från vården bidragit i upphandlingen genom bland annat patientscenarioarbete, intervjuer, studiebesök, workshops och utvärderingar av olika slag.

I september 2018 blev det klart att Oracle svenska AB (dåvarande namn: Cerner Sverige AB) blir leverantör av kärnsystemet, med lösningen Millennium som nav i den nya gemensamma vårdinformationsmiljön. Det formella tilldelningsbeslutet fattades av regionstyrelsen. Oracle svenska AB ingår i en av världens största koncerner inom it-system för hälso- och sjukvården, Oracle med säte i USA.

Att valet föll på Millennium beror på att anbudet hade det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris utifrån VGR:s upphandlingskriterier. Millenniums funktionalitet och leverantörens erfarenhet av implementering och samverkan i stora komplexa sjukvårdsorganisationer var de kriterier som vägde tyngst.

Kontraktets värde beräknas till 2,1 miljarder kronor och löper över tio år efter avslutad implementering, med möjlighet till fyra års förlängning. I summan ingår mer än själva kärnsystemet. Oracle svenska AB ska anpassa Millennium till behoven i svensk hälso- och sjukvård och tillsammans med VGR implementera lösningen i hela organisationen.

Arbetet med att standardisera processer, arbetssätt, termer och begrepp görs enligt en modell som ingår i avtalet. Medarbetare från både VGR, Oracle och kommunerna (genom VästKom) deltar i arbetet. Läs mer om några viktiga områden som ingår i förberedelserna:

Standardisering och gemensamma processer
Test av systemet inför driftsättning 
Migrering av data från gamla system till det nya
Tekniska förberedelser 
Utbildning

Tidplan och förseningar

Enligt den allra första tidplanen skulle Millennium ha införts i tre etapper med start våren 2021. Hösten 2019 stod det dock klart att arbetet skulle bli ungefär ett år försenat. Orsaken var att leverantören inte förutsett omfattningen av att anpassa Millennium till patientdatalagen. Med anledning av detta skickade VGR ett reklamationsbrev till leverantören i oktober 2019. En ny tidplan fastslogs i december 2019, med våren 2022 som första driftstart.

Våren 2021 kunde programstyrgruppen konstatera att ytterligare en översyn behövde göras. Programmet hade då av olika skäl inte kommit så långt som planerat, sett till vad som behöver vara klart inför det första införandet (etapp 1) av Millennium. Med anledning av fortsatt kritik från VGR om leveransen skickades ytterligare ett reklamationsbrev i februari 2022. 

Beslut om ny tidplan
Regionstyrelsen tog den 17 maj 2022 beslut om ny tidplan för införandet av Millennium och andra delar av den nya vårdinformationsmiljön. Den reviderade tidplanen för införandet av systemet Millennium innebär att merparten av hälso- och sjukvården i Västra Götalands södra delar inför Millennium hösten 2024. Ett år senare är det dags för resten av södra området. Därefter följer norra och östra delarna våren 2026 och sist ut är de västra delarna hösten 2026. 

Ekonomi

Införandet av det nya vårdinformationssystemet är ekonomiskt sett en mycket stor satsning som består av flera delar och löper under lång tid. Kostnader och investeringar beräknas totalt bli ungefär 5,5 miljarder kronor för VGR under programperioden. Här är de huvudsakliga posterna:

Kontrakt med leverantören

Kontraktet med Oracle svenska AB är värt 2,1 miljarder kronor fördelat över hela avtalstiden, som är tio år efter avslutad implementering med möjlighet till fyra års förlängning. I den summan ingår mer än själva kärnsystemet Millennium. Leverantören deltar med egna resurser för att anpassa Millennium till en svensk version och tillsammans med VGR implementera systemet hela organisationen.

Program Millennium

Program Millennium är den projektorganisation på Koncernkontoret i VGR som har uppdraget att implementera det nya vårdinformationssystemet. Även kommunerna i Västra Götaland, genom VästKom, ingår i programmet.

Beslutad budget för programmet (oktober 2022) är 3,4 miljarder kronor och omfattar hela programtiden, som avslutas då Millennium är helt infört. Programbudgeten består, förutom avtalet med leverantören, av kostnader för de förberedelser som måste göras för att Millennium ska kunna införas. Det görs inom ett antal delprojekt, där projektledare och andra medarbetare har rekryterats både från klinisk verksamhet och it-organisationen i VGR, och från kommunal verksamhet.

Några av de områden som ingår i förberedelserna: anpassning av Millennium till en version som passar svensk hälso- och sjukvård, tekniska förberedelser, migrering av data från befintliga system, utbildning, projektledning, lokaler, licenser, drift av programvara med mera.

Kostnader i övrigt

Utöver detta bidrar berörda förvaltningar i VGR, privata vårdgivare och kommunerna i Västra Götaland med egna resurser i förberedelsearbetet. Dels har många medarbetare deltagit i designen av Millennium, dels finns lokala implementeringsprojekt med ansvar för bland annat förändringsledning och utbildning. Utöver det tillkommer kostnader för produktionsbortfall under införandet av det nya systemet. Vissa lokala kostnader ersätts av program Millennium.