3.16 Kopiera dokument
Avsnittet går igenom hur man kan kopiera dokument till olika SOFIA ytor. För att säkerställa en korrekt hantering av dokumenten vid en kopiering ska endast den framtagna funktionen SOFIA - kopiera dokument användas.
Kopiera dokument
Förutsättning SOFIA - kopiera dokument
Den som utför kopiering behöver vara administratör eller medlem på både samarbetsytan som dokumenten skall kopieras från och samarbetsytan som dokumenten ska kopieras till.
Dokumentbiblioteket skall vara SOFIA-aktiverat.
Dokument som skall kopieras kan inte vara utcheckade eller vara STY-dokument i ett flöde.
Vilka dokument kan kopieras?
- Arbetsmaterial
- Upprättade handlingar
- Dokument som inte är ”låsta”, dvs. utcheckade, väntar på allmän handling, i pågående flytt, mm
Vilka destinationer kan man välja?
- Alla samarbetsytor där användaren har läsbehörighet
- Kan även kopiera till samarbetsytor på andra myndigheter
- Dokumentbibliotek på ytan där användaren har skrivbehörighet
- Mappar på första nivån (visas bara om mappar existerar)
- Tex kanaler i en Teams yta
- Endast samarbetsytor av samma ”typ”
- STY -> STY
- ”icke STY” -> ”icke STY”
- Kopiering mellan nivåer
- Sluten -> Sluten
- Sluten -> Öppen/Standard
- Öppen/Standard -> Öppen/Standard
Vad händer vid kopiering?
- Endast senaste versionen kopieras
- Dokumentets interna egenskaper rensas
- Tex egenskaper kopplat till upprättande
- Metadata kopieras så långt det är möjligt (om man valt det)
- Endast metadata fält som finns i källa och destination kopieras
- Handlingstyp kopieras inte om man kopierar till en annan myndighet
- Upprättad av/för enhet kopieras inte
- Dokumentstatus sätts till ”Arbetsmaterial”
Gör så här:
- Markera ett eller flera dokument
- Välj "SOFIA - kopiera dokument" via de tre prickarna i menyn ovan eller genom att högerklicka på dokumentet
- Ett formulär visas för "Kopiera dokument"
- Det dokument du markerat visas
- Välj den yta du vill kopiera till
- Ange Dokumentbibliotek eller (eller Kanal om destinationsytan har Teams)
- Ange om metadata skall följa med dokumentet vid kopieringen eller rensas genom att sätta kryss eller inte.
- Klicka på Bekräfta
- Ett meddelande visas att "Kopiering påbörjas"
- Efter avslutad kopiering skickas ett mail innehållande kopieringsrapport till den användare som inititerat kopieringen.
OBS: kopierade dokument som läggs i papperskorgen får INTE återställas, då dessa riskerar bli dubbletter och få samma dokumentid som annat dokument.
Dubbletter med samma dokumentid går inte att upprätta.
Övriga generella regler
- Maximal filstorlek är initialt 100 MB
- Maximalt antal dokument som kan kopieras åt gången är initialt 20 st
- Dokument märkta med sekretess kan inte kopieras från Sluten till Öppen/Standard
- Om dokumentnamn är samma som dokument på destinationsytan får kopierade dokumentet en siffra i dokumentnamnet.