Kom i gång-guide för deltagare

Inledning

Här är en översikt över var en deltagare på samarbetsyta kan börja för att förstå SOFIA och grundläggande hur SOFIA används. Sidan innehåller kortfattade instruktioner så för mer detaljerad information behöver du ta del av informationen som finns på de sidor och dokument det länkas till. 

SOFIA samarbetsytor kan se ut på många olika sätt då administratör och ägare av en samarbetsyta kan ha gjort egna inställningar som ska passa den samarbetsytan så därför kanske din samarbetsyta ser annorlunda ut än det som beskrivs här. Instruktionerna utgår från standardinställningarna på samarbetsytorna.

För rollerna administratör/ägare finns en egen kom i gång-guide som rör ansvaret som administratör/ägare har för samarbetsytan.

Steg-för-steg arbetsprocess

Förberedelse om du är helt ny i SOFIA
Samarbeta på samarbetsyta
Upprätta allmän handling
Tillgängliggöra/sprida/publicera upprättad handling

Förberedelse om du är helt ny i SOFIA

1. SOFIA står för Samarbete och förvaring i arkiv och det är det system i Västra Götalandsregionen vi samarbetar i. SOFIA består av SOFIA samarbetsytor, mellanarkivet och söktjänsten Hitta i arkivet. Du kan läsa mer i Rutin Samarbete och dokumenthantering i
   SOFIA, kräver inloggning.
2. Om du är helt ny till SOFIA är det bra att gå grundutbildningen i lärportalen: SOFIA IT-stöd för dokumenthantering, kräver inloggning.
3. Bekanta dig med SOFIA systemsida, kräver inloggning.
4. Bekanta dig med samarbetsytecenter. Där finns de samarbetsytor du är deltagare på samlade. 
5. Ta gärna del av avsnittet Termer och begrepp som förklarar de vanligaste begreppen i SOFIA.

Samarbeta

1. När du klickar dig in på en samarbetsyta kommer du som standard till samarbetsytans startsida. 
2. För att förstå och hitta de olika delarna på samarbetsytan se avsnitt grundläggande navigering
3. Lär dig hur sök fungerar: avsnitt sök i samarbetsyta
4. Fortsätt med de avsnitt i manualen som passar för ditt arbete, till exempel avsnitt Skapa nytt dokument. Tänk på att döpa ditt dokument så tydligt och informativt som möjligt och om du vill byta namn på det se avsnitt Redigera dokument.
5. De kan vara så att samarbetsytan du arbetar på använder metadata för att sortera och filtrera dokument och då är det bra att läsa avsnitt Organisera dokument med metadata och dess underavsnitt för att förstå hur du märker upp ett dokument med metadata. Om du blir osäker på vad som gäller för din samarbetsyta, kontakta samarbetsytans ägare eller administratör.
6. Om du ofta filtrerar, sorterar eller söker fram vissa dokument på samarbetsytan kan du göra en visningsvy som blir som en sparad genväg till det du vill se, avsnitt Skapa och ändra visningsvyer. 
7. På samarbetsytorna finns automatisk versionshistorik som visar ändringarna som gjorts i dokumenten, se avsnitt Versionshistorik.
8. Du kanske behöver dela ett dokument med en kollega, se avsnitt Dela dokument.

Upprätta

1. När du arbetat klart med ditt dokument ska det upprättas. 
2. Om du vill fräscha upp dina kunskaper om allmän handling finns webbutbildningen Offentlighet, sekretess och informationshantering, kräver inloggning.
3. Börja med avsnitt Kom i gång med allmän handling.
4. Ta gärna del av översikt över åtkomsträtter SOFIA, kräver inloggning, som förklarar hur en deltagare kan tänka kring valet av åtkomsträtt vid upprättandet.
5. När du upprättar allmän handling ger avsnittet Upprätta allmän handling steg-för-steg-instruktioner och avsnittet Metadata för allmän handling förklarar de olika begreppen som används vid upprättandet. 
6. Om du har frågor om handlingstyper kontakta någon i din förvaltnings arkivorganisation, kontaktinformation till SOFIA-förvaltare, kräver inloggning. 

Tillgängliggöra/sprida/publicera

1. När ditt dokument är upprättat har du tagit hand om ditt dokument på korrekt sätt enligt arkivlagen och Tryckfrihetsförordningen. 
2. Du kan hitta det upprättade dokumentet i:
   1. Mellanarkivet för den myndighet som ansvarar för dokumentet. I samarbetsytans url finns en myndighetsförkortning som visar vilken myndighet samarbetsytan är kopplad till. 
   2. När du upprättade dokumentet fanns det fält för att ange tillgänglighetstid. Om du inte gjorde några ändringar för tillgänglighetstiden är dokumentet för det mesta tillgängligt i söktjänster som Hitta i arkivet i 2 år. Observera att tillgänglighetstid är hur länge du vill att dokumentet ska vara sökbart och tillgängligt och påverkar inte eventuellt gallringsbeslut. Undantaget är dokument upprättade med åtkomsträtt Särskild behörighet. Dessa nås endast av några få anställda på varje myndighet. 
   3. För att komma åt dokument med åtkomsträtt Inom myndigheten måste du logga in i Hitta i arkivet.
   4. Det finns även en publik del av Hitta i arkivet där allt material med åtkomsträtt Internet visas. 
3. Du har nu några val att göra beroende på vad för typ av dokument du upprättat.
   1. Om du vill sprida eller publicera ditt material läs kapitel Söka och dela information och dess underavsnitt.
   2. Om du upprättat ett dokument som inte kommer ändras, till exempel justerade mötesanteckningar, kan du radera det från samarbetsytan eftersom det finns upprättat och går att nås via söktjänster och mellanarkiv, se avsnitt Ta bort och återställa dokument.
4. Om du har ett dokument där du behöver uppdatera information och det finns kvar på samarbetsytan så gör du dina ändringar och upprätta dokumentet på nytt när du är klar. I söktjänsten kommer den senaste versionen visas samt om du har länkat til dokumentet kommer den som klickar på länken till den senaste versionen av dokumentet.