SOFIA-manual

3.13 Flytta dokument mellan samarbetsytor

Avsnittet tar upp hur deltagare med rollen administratör eller ägare kan flytta dokument mellan samarbetsytor som tillhör samma myndighet. För att säkerställa en korrekt hantering av dokumenten vid en flytt ska endast den framtagna funktionen SOFIA-flytta dokument användas vid flytt mellan samarbetsytor.

Förutsättningar för SOFIA-flytta dokument

SOFIA-flytta dokument kan användas för att flytta både arbetsmaterial och upprättade dokument. SOFIA-flytta dokument kan användas för att flytta dokument mellan olika säkerhetsnivåer. 

Styrande dokument kan bara flyttas mellan olika STYR-ytor och det går inte att använda funktionen för att flytta dokument från en standard SOFIA-yta till en STYR-yta eller vice versa. 

Den som utför flytten behöver vara ägare eller administratör på både samarbetsytan som dokumenten ska flyttas från och samarbetsytan som dokumenten ska flyttas till. 
Uppgifter om vem som är ägare eller administratör för en samarbetsyta hämtas en gång i veckan på helgen, vilket innebär att det kan ta några dagar innan samarbetsytan syns i listorna.
Har du rollen medlem behöver du kontakta någon med rollen administratör kring behovet av att flytta dokument. För flytt av dokument till en samarbestyta med Teams kan för tillfället endast den person med rollen Ägare i SOFIA flytta dokument (se Redigera samarbetsytans ägare). 

SOFIA-flytta dokument funktionen fungerar endast på SOFIA-dokumentbibliotek. SOFIA-flytta dokument kräver att du är uppkopplad mot VGRs-nät.

Funktionen SOFIA-flytta dokument gäller endast för flytt mellan samarbetsytor inom samma myndighet, för att flytta dokument mellan myndigheter kontakta din SOFIA-förvaltare (kräver inloggning).

SOFIA-flytta dokument

För att flytta dokument mellan samarbetsytor gör följande:

  1. Gå till dokumentbiblioteket på samarbetsytan du vill flytta dokument från.
  2. Markera de dokument du vill flytta (max 20 åt gången)
  3. Klicka på SOFIA-Flytta dokument i menyraden ovanför dokumenten, alternativt högerklicka och välj SOFIA-Flytta dokument. En dialogruta öppnas.
  4. Välj samarbetsyta att flytta dokument till genom att klicka på pilen neråt och i rullistan klicka på namnet på samarbetsytan dokumenten ska flyttas till.
  5. Välj dokumentbibliotek att flytta till genom att klicka på pilen neråt och i rulllistan klicka på namnet på dokumentbiblioteket dokumenten ska flyttas till.
  6. Klicka på Bekräfta.
  7. Läs igenom informationsrutan och klicka på OK.
  8. Dokumentet får nu dokumentstatus Flytt pågår och går inte att redigera innan dokumentet har flyttats över. När dokumentet är flyttat får ägare och administratörer ett mejl om detta. Hur lång tid det tar att flytta dokumenten beror på hur många andra jobb som pågår just då. 

OBS: Flyttade dokument som läggs i papperskorgen får INTE återställas, då dessa riskerar bli dubbletter och få samma dokumentid som annat dokument.
Dubbletter med samma dokumentid går inte att upprätta.

Bra att veta om SOFIA-flytta dokument

  • Det går bara att flytta 20 i taget.
  • Endast en person åt gången kan utföra en flytt.
  • Vid en flytt tas de senaste 5 heltalsversionerna (x.0) och 5 senaste delversionerna (0.x) med per dokumentet. 
  • Metadata som är satt på dokumenten tas med ifall samma kolumner och kolumnvärden finns på samarbetsytan dokumenten flyttas till.

  • Vid överflyttning försvinner vissa metadata t.ex innehållet i ”Egen ämnesindelning” och ”Företagsnyckelord”. Se därför över metadatat efter flytt och komplettera med tidigare innehåll från dessa fält innan ett nytt upprättande sker från den nya ytan 

  • Det går inte att flytta dokument som har ett brutet arv, det vill säga som har delats. Ta bort delningen för att flytta dokumentet. 
  • Det går inte att flytta OneNote.
  • Dokument-ID behålls vid en flytt, vilket innebär att dokumentet kan uppdateras och upprättas på nytt utan att länkar bryts.