Fånga upp svaga signaler

Det finns många som ser

Chefer som är närvarande och nära sina medarbetare ser att något är på gång och är beredda att sätta in åtgärder till stöd för den enskilde individen. Företagshälsovården (FHV) blir kontaktad av chef eller medarbetare direkt. Chefer, HR och FHV möts för att prata om åtgärder, men oftast utifrån hur man kan stötta den enskilda medarbetaren. Detta är några resultat från denna delstudie inom FHV NySam, som presenteras i kapitel 5 i ISM-rapport 19 om FHV Nysam.

Men man tolkar det som en individfråga

Det verkar saknas kanaler och forum för kommunikation med överordnade chefer och för att tillsammans kunna lyfta blicken och betrakta den samlade informationen ur ett organisationsperspektiv. Men det behövs också en grundläggande kompetens och ett gemensamt språk kring vad som krävs för att skapa en hållbar organisation.

Ledningsgrupper litar bara på formell information

De höga sjukskrivningstalen är ofta på dagordningen och ledningsgrupper vill agera, men litar enbart till formell information, har svårt att ta till sig och använda informell information och att lägga samman detta till en helhet att agera utifrån. För att åstadkomma detta behövs  välfungerande och förtroendefulla relationer mellan FHV/HR/första linjens chefer å ena sidan och mellan dem och den högre ledningen å den andra.

En process som ett krisförlopp

Ett arbetsmiljöarbete som grundar sig på svaga signaler kan beskrivas som en process som bygger på ett krisförlopp.

1. Först noteras avvikelser.
2. I det andra steget i krisförloppet blir signalerna tydligare, mer uttalade och påtagliga. Medarbetare som känner sig stressade och otillräckliga i sitt arbete nämner detta själva för sina chefer och de tar kontakt med FHV för att få samtalsstöd. Fortfarande har det inte resulterat i några långtidssjukskrivningar, och det ställs ännu inte krav på att rehabiliteringsinsatser ska utredas.
3. I det tredje steget sker något som ger en insikt om att situationen på arbetsplatsen är ohållbar.
4. I det fjärde steget börjar det få konsekvenser för verksamheten,  det har uppstått stora bemanningssvårigheter till följd av sjukfrånvaro och uppsägningar, och det är svårt att ersätta vakanser med nyrekryteringar.

Slutsats

Vår studie påvisar betydelsen av att agera i det andra steget, men inte minst svårigheterna i det tredje steget att i meningsskapandet av de svaga signalerna kunna mobilisera organisationens högre ledning till att vidta organisatoriska förändringar.

Rekommendationer

I kapitel 6 i ISM-rapport 19 om FHV Nysam, föreslås en modell för att kunna öka meningsskapandet av svaga signaler genom att FHV tidigt lyfter in aktuell chef och HR-experter i processen.

1. Fånga upp signaler i FHV-arbetet. FHV behöver samtala med HR, arbetsgivare, arbetstagare och fackliga representanter, både informellt och formellt vid regelbundna möten. Man behöver röra sig inom "organisationens ekosystem".
2. Fånga upp signaler i samverkan mellan linjechefer, HR och FHV. I
   intervjuerna har man fått exempel på hur FHV-medarbetare fångar upp svaga signaler genom sin närvaro i kundorganisationerna, informella, avspända möten och kontaktytor, samt genom arenor utanför själva arbetsplatsen som till exempel utbildningar.
3. Tolka signaler inom FHV-teamet. Nu gäller det att lägga pussel. Då behöver man uppmuntra allas kompetenser att bidra till tolkningar i intensiva diskussioner. Det handlar om att samla ihop den kollektiva kunskapen inom organisationen.
4. Tolka signaler i samverkan mellan linjechefer, HR och FHV.  Man behöver
   utveckla mer systematiska sätt diskutera och analysera svaga signaler. Det
   kan göra det möjligt för parterna att jämföra iakttagelser med varandra, för
   att se om man ser samma bild och behov av åtgärder.
5. Dra slutsatser och åstadkomma förändring genom samarbetet mellan linjechefer, HR och FHV. Nu behöver ett antal potentiella hinder som beskrivits tidigare på denna sida undanröjas. Till exempel behöver FHV och HR utveckla en samverkan med linjechefer som omfattar organisationsfrågor, så att det inte enbart omfattar frågor relaterade till enskilda individer och deras problem.

Hälsofrämjande och förebyggande insatser genom nya samarbetsformer, ISM-rapport 19, 2017

Attending weak signals, Liff, Eriksson & Wikström 2017