Organisatorisk kapacitet
Syftet med studien var att, med hjälp av operativa chefers uppfattningar om organisationen, utveckla ett mått som kan användas för att utvärdera organisatorisk kapacitet inom olika kommunala verksamhetsområden
Titel
Measuring capacity to perform across local government services – managers' perceptions
Författare
Lisa Björk, Institutet för stressmedicin Göteborg, Stefan Szücs och Annika Härenstam, Stockholms universitet
Bakgrund
Organisationer beskrivs ibland som svarta lådor där diverse resurser omsätts till resultat i tämligen svåridentifierade processer. Det är ont om vedertagna mått på hur en välfungerande organisation ser ut. Med hjälp av både enkät- och registerdata har organisationsforskare i många decennier även försökt att mäta offentliga organisationers resultat. Ändå finns det inga vedertagna svar på hur man bör mäta i vilken utsträckning den offentliga sektorns olika sektorer levererar det de ska. Denna situation lämnar utrymme för metodologiska bidrag.
Syfte
Syftet med studien var att, med hjälp av operativa chefers uppfattningar om organisationen, utveckla ett mått som kan användas för att utvärdera organisatorisk kapacitet inom olika kommunala verksamhetsområden
Ibland införs nya organisationsmodeller, standardiserade arbetsmetoder och rutiner för uppföljning och kontroll utan att hänsyn tas till de faktiska förhållandena i verksamheterna. Om de nya rutinerna upplevs som omständliga, orimliga eller rentutav oförenliga med den faktiska verksamheten så är det ätt hänt att strategiska intentioner motarbetas av aktörer på den operativa nivån.
Operativa chefer innehar nyckelpositioner i sina organisationer. Med hjälp av ekonomiskaoch personella resurser ska de omsätta organisationens mål i faktisk verksamhet. De måste ta hänsyn till nationella och lokala regelverk samtidigt som de behöver vara lyhörda inför personalens och brukarnas behov. Vi menar att operativa chefer därför är lämpliga informanter för den som vill bilda sig en uppfattning om hur väl organisationens olika styrsystem är integrerade. Det är deras uppgift att se till att målen omsätts i verksamhet med hjälp av de resurser som finns till förfogande.
Vi antog att de organisatoriska förutsättningarna att utföra chefsuppdraget inom ett ansvarsområde (exempelvis ekonomi) hör samman med förutsättningarna att utföra uppdraget inom andra områden (exempelvis personal och verksamhet). Vi förutsatte att chefer inom samma kommunala förvaltning delvis delar uppfattning om förvaltningens organisatoriska kapacitet. Vi antog vidare att chefernas uppfattningar om organisatorisk kapacitet skulle vara skilt ifrån, men positivt relaterat till, deras uppfattningar om verksamhetens resultat inom olika områden.
Metod
Operativa chefer i ett trettiotal olika kommunala förvaltningar fick 2009 och 2011 skatta sina möjligheter att på ett säkert och tillfredsställande sätt uppfylla sina åtaganden inom en rad olika områden (exempelvis administrativt arbete, arbetsmiljö och kvalitetsarbete).
Därtill skattade de den egna verksamhetens resultat vad gäller servicekvalitet, kostnadseffektivitet och arbetsmiljöarbete i förhållande till liknande verksamheter. En explorativ faktoranalys av de totalt tolv rågorna för båda tidpunkterna gav två faktorer.
Resultat
En två-dimensionell modell fick också stöd i konfirmatoriska faktoranalyser för båda tidpunkterna. De två faktorerna döptes på engelska till Organizational Capacity to Perform (OCAP) (α = .86 vid T1, α = .85 vid T2) och Comparative Service Performance (α = .67 vid T1, α = .65 vid T2). De två faktorerna korrelerade med r = .49, vilket gav stöd åt hypotesen att organisatorisk kapacitet och verksamhetens resultat hänger ihop. I övrigt visade resultaten att tolv procent av variansen 2009 och sex procent 2011 kunde hänföras till förvaltningen där cheferna arbetar.
Det innebär att chefer som arbetar inom samma förvaltning delvis har liknande erfarenheter av de organisatoriska förutsättningarna att göra ett gott jobb. Detta stärker måttets validitet. Däremot var reliabiliteten av medelvärdet inom respektive förvaltning (ICC(2)) något sämre än väntat vid båda tidpunkterna, troligen på grund av få svarande inom vissa förvaltningar.
Slutsats
Resultaten tyder på att förvaltningar som erbjuder goda förutsättningar för sina operativa chefer att utföra ett gott arbete inom ett ansvarsområde (exempelvis budget), också ger bra förutsättningar för chefer inom övriga centrala ansvarsområden (exempelvis arbetsmiljö, administration och löpande verksamhet).
Förvaltningar med ett högt OCAP är med andra ord organisationer med välintegrerade ledningssystem. OCAP är inte ett mått på faktiska resurser, utan på hur organisationen lyckas omsätta resurser till verksamhet. Det kan användas för att undersöka organisatorisk kapacitet inom olika typer av offentliga verksamheter. I en tid där externa kvalitets- och effektivitetsmätningar blir allt vanligare är vår förhoppning att OCAP kan förstärka inifrånperspektivet och ge inblick i hur väl organisationen fungerar.