Så går offentlig upphandling till

Upphandlingsunderlaget innehåller i huvudsak fyra dokument: anbudsinbjudan, ESPD, kravspecifikation och avtalsmall.

I anbudsinbjudan ges en övergripande beskrivning av vad som ska upphandlas, dess volym och beräknade värde samt utvärderingskriterier. Här anges även förutsättningar för hur anbudet ska lämnas in och vilka kvalificeringskrav som ställs på anbudsgivaren.

I ESPD lämnar anbudsgivare/anbudssökande en egenförsäkran om att man uppfyller ställda kvalificeringskrav och kan bevisa det genom att på begäran sända in efterfrågade bevis som styrker detta.

I kravspecifikationen anger den upphandlade myndigheten egenskapskrav på den vara eller tjänst som upphandlas. Här redovisas obligatoriska krav som måste uppfyllas av varan/tjänsten samt utvärderingskriterier/funktionskrav som ger mervärde vid nyttjande av varan/tjänsten. En beskrivning av hur dessa egenskapskrav utvärderas delges anbudsgivaren.

I avtalsmallen beskrivs förutsättningar för avrop av vara eller tjänst. Här regleras bland annat avtalstidens längd, leveranstider, förutsättningar för prisjusteringar och reklamationer.

Ytterligare dokumentation kan krävas. Det kan vara intyg, certifikat och beskrivning av teknisk och yrkesmässig kapacitet.

VGR annonserar aktuella upphandlingar med hjälp av ett IT-stöd och upphandlingar över tröskelvärdet publiceras även i den elektroniska databasen TED, Tenders Electronic Daily. 

Hämta upphandlingsdokument och lämna e-anbud TendSign

När upphandlingsdokumentet är publicerat kan leverantören ställa frågor om innehållet i underlaget. Detta görs i upphandlingssystemet.

Svar, förtydliganden och kompletteringar publiceras samtidigt, för att alla leverantörer ska ha samma möjlighet att lämna ett konkurrenskraftigt anbud.

Det är viktigt att leverantörerna kontrollerar att de har besvarat alla frågor och lämnar in samtliga handlingar som har efterfrågats i upphandlingsdokumentet.

Att missa att bifoga ett dokument som har efterfrågats kan leda till uteslutning ur upphandlingen.

ESPD eller Egen försäkran

ESPD eller Egen försäkran är ett system för leverantörsprövning. Leverantören lämnar sin och eventuell underleverantörs egen försäkran istället för att lämna in alla nödvändiga bevis i samband med anbudet eller anbudsansökan. I egen försäkran intygar leverantören att det inte finns grund att utesluta den samt att den uppfyller tillämpliga kvalificeringskrav och eventuella begränsningskriterier som den upphandlande myndigheten har uppställt. En egen försäkran ska godtas som ett preliminärt bevis av den upphandlande myndigheten.

Den upphandlande myndigheten har när som helst under leverantörsprövningen möjlighet att begära in de efterfrågade bevisen från en eller flera leverantörer. Bevisen beträffande den eller de leverantörer som den upphandlande myndigheten avser att tilldela kontraktmåste alltid begäras in innan myndigheten fattar sitt tilldelningsbeslut. En egen försäkran ersätter alltså inte de bevis som den upphandlande myndigheten efterfrågar i en upphandling.

Efter anbudstidens slut prövas inkomna anbud. Prövning av anbud görs i flera steg:

• kontroll av att inga uteslutningsgrunder föreligger, samt
• kontroll av att följande obligatoriska krav är uppfyllda: obligatoriska krav på anbud, obligatoriska kvalificeringskrav, samt obligatoriska krav på varan eller tjänsten.

Endast de anbud som klarar ovanstående prövning kommer att gå vidare och utvärderas. Utvärdering av anbud sker enligt den utvärderingsmodell som anges i Anbudsinbjudan.

När VGR fattat tilldelningsbeslut kommer en underrättelse om beslutet att skickas via upphandlingssystemet till samtliga anbudssökande och/eller anbudsgivare till den e-postadress som är registrerad i det konto varifrån anbudet lämnats.

Efter underrättelse om tilldelningsbeslut startar en tidsfrist om tio dagar då avtal inte får ingås. Under avtalsspärren har leverantörer möjlighet att begära överprövning. En ansökan om överprövning skickas till förvaltningsrätten.

Upphandlingen är avslutad då avtal med vald leverantör, alternativt leverantörer, är undertecknat av båda parter.

Under avtalsperioden träffar VGR sina leverantörer, följer upp att villkoren i avtalet efterlevs, hur relationen med verksamheten fungerar och hur vi kan utveckla och förbättra samarbetet under avtalstiden.

Erfarenheter från avtalsuppföljningen är viktiga inför kommande upphandlingar.