Utbildning och övning

Utveckla realistiska övningar och scenarier genom att utgå från situationer där människor möts, nås av information och samverkar, redan i dag.

När kommunen har byggt upp kunskap om lokalsamhället och etablerat former för samverkan är nästa steg att pröva hur beredskapen fungerar i praktiken vid olika typer av kriser och samhällsstörningar.

Kulturlivet är inte alltid en självklar del av detta arbete. Samtidigt finns det erfarenheter inom kulturlivet som kan bidra till mer verklighetsnära övningar. Aktörer är vana att planera arrangemang, hantera förändringar och organisera verksamhet där många människor deltar. Sådana erfarenheter kan bidra till att utveckla övningar som bättre speglar verkliga förhållanden.

Det handlar inte om att ge kulturlivet ett särskilt beredskapsuppdrag, utan om att ta tillvara de erfarenheter och perspektiv som redan finns.

Efter att ha arbetat med den här delen bör kommunen ha en tydligare bild av:

vilka aktörer som kan vara relevanta att involvera
vilka erfarenheter från kulturlivet som kan bidra till utbildningar och övningar
vilka scenarier eller frågor som kan vara relevanta att pröva
hur utbildningar och övningar kan utformas så att olika erfarenheter och perspektiv tas till vara

Utbildning och övning i praktiken

Aktörer som kan vara viktiga att involvera

Vilka som är relevanta varierar mellan kommuner och övningar. Särskilt intressanta kan aktörer vara som har erfarenheter som kan bidra till att göra utbildningar och övningar mer verklighetsnära. Det kan handla om erfarenheter från arrangemang, mötesplatser eller verksamheter där många människor deltar.

Offentliga verksamheter

kultur- och fritidsverksamheter
beredskaps- eller säkerhetsfunktioner
kommunikationsfunktioner
verksamheter som möter många invånare i vardagen

Ideella och andra aktörer

lokalhållare
arrangörer av större evenemang
studieförbund
kulturföreningar
aktörer som organiserar frivilliga eller större grupper av deltagare

Gemensamma frågor för att utveckla utbildning och övning

Frågorna kan arbetas med internt eller tillsammans med relevanta aktörer. Syftet är att få syn på erfarenheter, aktörer och perspektiv som kan bidra till mer relevanta och verklighetsnära utbildningar och övningar.

Erfarenheter och lärdomar

Finns det erfarenheter från arrangemang eller verksamheter som skulle kunna användas som utgångspunkt för en övning?
Finns det aktörer inom kulturlivet som skulle kunna bidra i utbildningar och övningar?
Finns det situationer från kulturlivet som andra verksamheter skulle kunna lära av?

Att komma igång

Finns det arrangemang, mötesplatser eller nätverk där enklare övningsmoment skulle kunna genomföras eller prövas?
Finns det befintliga sammanhang där ett samtal om ett scenario skulle kunna genomföras?
Finns det befintliga samarbeten som skulle kunna användas som utgångspunkt för en övning?

Delaktighet och inkludering

Finns det grupper som riskerar att inte nås i övningsarbetet?
Finns det erfarenheter från verksamheter som arbetar med olika målgrupper som kan bidra till mer inkluderande övningar?
Finns det hinder som kan göra det svårare för vissa grupper att delta i utbildningar eller övningar?

Exempel på scenarier att utgå från

Det kan ibland vara lättare att diskutera konkreta situationer än beredskap i allmänhet. Det kan till exempel handla om:

utrymning av en lokal eller ett arrangemang
långvarigt elavbrott i en mötesplats eller verksamhet
mottagande av många människor
ryktesspridning eller motstridig information

Från samtal till övning

Övningar kan genomföras på många olika sätt. De kan bestå av allt från gemensamma samtal och seminarieövningar till mer praktiska moment där rutiner, kontaktvägar eller arbetssätt prövas i praktiken.

Målet är inte alltid att göra övningen så realistisk som möjligt. Ofta handlar det lika mycket om att utforska roller, perspektiv, samverkan och olika sätt att agera, och att skapa lärande mellan de aktörer som deltar. Scenarier kan användas för att väcka frågor, få syn på beroenden och skapa underlag för samtal. Därför behöver en övning inte alltid vara stor eller resurskrävande.

I många fall kan det räcka att samla berörda aktörer och diskutera frågor som:

Vad skulle vara mest utmanande i den här situationen?
Vilka aktörer skulle behöva samverka?
Vilka grupper riskerar att påverkas mest?
Vilka resurser eller erfarenheter finns redan inom kulturlivet?

Scenarierna behöver inte utgå från kulturverksamheten i sig. Kulturlivets erfarenheter kan användas för att diskutera hur information sprids, hur människor rör sig och möts, hur lokaler används och hur olika aktörer samverkar i olika situationer.

Arbetet kan till exempel börja med:

ett gemensamt samtal utifrån ett scenario
en övning där olika aktörer diskuterar roller och vägval
att lägga in enklare övningsmoment i befintliga nätverk, träffar eller arrangemang

Hur kan resultatet användas?

Resultatet kan användas för att få syn på vad som fungerar bra, var det finns beroenden eller brister och vad som kan behöva utvecklas. Det kan ge en bättre bild av vilka aktörer som behöver involveras, vilka frågor som behöver prövas och vilka perspektiv som riskerar att saknas. Det kan också ge underlag för att utveckla samverkan, arbetssätt och framtida övningar.

Enkät och reflektionsfrågor till ideella kulturaktörer

Den här enkätlistan kan användas om kommunen vill få en bättre bild av vilka situationer, förmågor och behov som är viktiga att ta hänsyn till i arbetet med utbildning och övning inom beredskap.

Frågorna kan också användas av kulturaktörer själva, som ett stöd för att tänka igenom hur verksamheten skulle fungera i olika situationer och vad som kan behöva utvecklas.

Syftet är att identifiera vad som behöver fungera i praktiken och vad som kan vara relevant att träna eller utveckla tillsammans.

Om verksamheten

Vad heter er organisation eller verksamhet?
Var i kommunen är er verksamhet främst verksam?
Vilken typ av verksamhet bedriver ni? (t.ex. kulturförening, arrangör, studieförbund eller samlingslokal)

Arrangemang och aktiviteter

Genomför ni arrangemang eller aktiviteter där många människor samlas?
Ungefär hur många deltagare eller besökare brukar ni ha vid större aktiviteter?

Situationer att hantera

Finns det situationer i era arrangemang eller aktiviteter som är särskilt utmanande att hantera? (t.ex. när många behöver informeras samtidigt, när något förändras snabbt eller när förutsättningar plötsligt ändras)
Finns det situationer där ni känner er osäkra på hur ni skulle agera? (t.ex. vid avbrott i arrangemang, när många behöver nås samtidigt eller när flera aktörer behöver samverka snabbt)

Kommunikation – även när det inte fungerar som vanligt

Hur brukar ni informera deltagare eller publik om något förändras under ett arrangemang?
Finns det situationer där det är svårt att nå ut med information till alla? (t.ex. när publik är utspridd, när alla inte använder samma kanaler eller när förändringar sker snabbt)
Om de kontaktvägar ni vanligtvis använder inte fungerar – hur skulle ni nå ut då?
Finns det behov av att öva alternativa sätt att nå ut med information?

Samverkan i situationer

Vilka aktörer samarbetar ni vanligtvis med när ni arrangerar aktiviteter?
Finns det situationer där ni skulle behöva samverka mer eller på andra sätt än idag? (t.ex. vid större arrangemang eller när något oväntat påverkar flera samtidigt)

Roller och ansvar i stunden

Är det tydligt vem som ansvarar för vad när något oväntat inträffar?
Finns det situationer där roller eller ansvar kan bli otydliga? (t.ex. när flera aktörer är involverade eller när beslut behöver fattas snabbt)

Tillgänglighet i situationer

I vilka situationer är det svårast att säkerställa att alla deltagare nås av information eller kan delta? (t.ex. när information behöver ges snabbt, när många människor är utspridda, när flera språk behövs samtidigt eller vid sena förändringar under pågående aktivitet)
Vad skulle behöva fungera bättre för att nå fler i sådana situationer?
Finns det behov av att öva hur information eller stöd kan anpassas för olika grupper?

Stöd och förutsättningar

Vilket stöd eller vilka förutsättningar skulle göra det lättare för er att hantera oväntade situationer? (t.ex. tydligare kontaktvägar, gemensamma arbetssätt, stöd i kommunikation eller möjlighet att öva tillsammans)

Övningsbehov

Vad skulle göra störst skillnad för er i att hantera oväntade situationer – mer kunskap, övning eller något annat? Beskriv kort.
Finns det områden där ni skulle behöva mer kunskap? (t.ex. kommunikation, ansvarsfördelning, säkerhet eller samverkan)
Finns det situationer eller moment som ni skulle vilja öva på tillsammans med kommunen eller andra aktörer? (t.ex. att nå ut med information snabbt, använda alternativa kontaktvägar, samordna flera aktörer eller fatta beslut under tidspress)

Fördjupning

Myndigheten för civilt försvar:
Öva enkelt
Grundbok – Introduktion till och grunder i övningsplanering