7.5 Metadata och kodverk

I systemstödet ska du ge det styrande dokumentet metadata som gör det enkelt att hitta utifrån innehåll, ämnesområde, regional ämnesordsindelning, yrkeskategori med mera.

Att tilldela ett dokument rätt metadata är ett viktigt jobb, lägg några minuter på att säkerställa att det blir rätt. De metadata du väljer påverkar i vilka listor (iFeed) dokumentet visas på webben. De metadata du väljer påverkar också hur enkelt det är för dina kollegor att hitta dokumentet de behöver, när de behöver det. 

Metadata i SOFIA STYR används bland annat för att visa och gruppera dokumenten i ämnesindelningar på våra webbplatser, till exempel genom strukturen för ”Medicinsk regional ämnesindelning”. Verksamhetskod HSA och Egen ämnesindelning är exempel på fält som används för att gruppera dokument. Dessa metavärden hanteras idag av respektive webb/dokumentadministratör.

I systemstödet har olika kodverk lagts till. Ett sådant exempel är SweMeSH som används i hälso- och sjukvården. Ett annat är verksamhetskod HSA, som beskriver olika verksamhetsområden.

Våra sökmotorer använder, förutom löptexten, de metadata som är angivna för dokumentet. Sökresultatet kan därför förbättras avsevärt genom att förse dokumentet med termer och begrepp som våra användare använder sig av för att hitta dokumenten. De fält som idag kan användas för att förbättra sökbarheten är framför allt ”Företagsnyckelord” och ”SweMeSH”. Företagsnyckelord är en så kallad ”Folksonomi” vilket innebär att de ord som har lagts till sparas och visas som val när en användare skriver in motsvarande. Finns inte ordet kan användaren lägga till det genom att klicka på ”Enter”.

SweMeSH är en medicinsk termkatalog som användaren kan navigera i för att välja aktuell term. Det finns ett systemstöd som föreslår termer från SweMeSH vilket aktiveras genom att klicka på ikonen till höger vid fältet ”Kodverk”.