7.4.4 Skicka för godkännande
När du, som innehållsansvarig, anser att det styrande dokumentet har rätt innehåll och metadata ska du skicka det till en behörig godkännare. När styrdokumentet är godkänt kommer det automatiskt att upprättas till allmän handling och blir sökbart via sökmotorn på webben.
Se film Skicka för godkännande (endast intern åtkomst)
- För att skicka dokumentet för godkännande ska du Hantera styrande dokument och välja Skicka för godkännande.
- Klicka sedan på Nästa, (ett formulär öppnas då i högerpanelen) och säkerställ att obligatoriska metadata är ifyllda. Skrolla ner och klicka på Nästa.
- Ange namn eller vgrid på den person som ska tilldelas uppgiften att genomföra godkännandet. Skriv en kommentar till godkännaren i rutan Kommentar till godkännare.
Person som tilldelas uppgiften blir automatiskt därefter medlem på ytan. - Vald person har som standard 14 dagar på sig att genomföra uppgiften. Du kan välja att justera förfallodatum för uppgiften om du vill, genom att använda kalendern.
- Ange om det inte skall skickas en Mailnotifiering efter upprättandet.
- Klicka på Nästa och titta igenom sammanfattningen.
- Om du behöver göra ändringar klickar du på Bakåt, gör dina ändringar och skickar sedan uppgiften till godkännaren.
- Om allt är i sin ordning klickar du på Bekräfta och sedan Stäng.
- I dokumentbiblioteket ändras Status styrande dokument till Under godkännande och enbart den person som fått i uppgift att godkänna dokumentet kan genomföra uppgiften.