5.1 Dela arbetsmaterial
Avsnittet går igenom hur arbetsmaterial kan delas med befintlig deltagare på en samarbetsyta samt till personer som inte är deltagare på samarbetsytan beroende på vilken säkerhetsnivå samarbetsytan har och vilken roll en person som vill dela ett dokument har.
Skicka länk till befintlig deltagare på samarbetsyta
- Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta.
- Högerklicka på de tre punkterna ... efter dokumentet och välj Kopiera länk. I rutan som visas kopiera länken förslagsvis med Ctrl+C.
- Skicka länken till mottagaren via valfri kommunikationskanal till exempel e-post, Teams, Yammer eller liknande.
Skicka länk till icke-befintlig deltagare på samarbetsyta
Om ett arbetsdokument behöver delas med någon som inte är deltagare på samarbetsytan ska man alltid fundera över ifall personen kan bjudas in till samarbetsytan istället för att individuella dokument delas. Detta för att det är administrativt lättare och att föredra rent tekniskt. Den typ av delning som beskrivs nedan bryter behörighetsstrukturen och resulterar i att administratör och ägare på samarbetsytan manuellt behöver kontrollera delningar som gjorts på samarbetsytan. Det blir alltså ett merarbete för dessa roller. Däremot finns det tillfällen när det inte passar att bjuda in en person till samarbetsytan. Gör då följande:
Delning av dokument med rollen Ägare eller Administratör
Säkerhetsnivå Sluten
- Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta.
- På aktuellt dokument högerklicka på de tre punkterna ... efter dokumentet och välj Dela.
- Om personen du delar dokumentet ska kunna redigera dokument klicka på pilen bredvid Endast de personer som du anger har läsåtkomst och klicka i Tillåt redigering och klicka därefter på Använd.
- Ange e-postadress till mottagaren, skriv in ett meddelande till mottagaren
- Bekräfta delningen med att klicka Skicka. Ett mejl med länken till dokumentet skickas till mottagaren.
Säkerhetnivå Öppen och Standard
- Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta.
- På aktuellt dokument högerklicka på de tre punkterna ... efter dokumentet och välj Dela.
- Om personen du delar dokumentet inte ska kunna redigera dokument klicka på symbolen som visar en penna och ändra till Kan visa.
- Ange e-postadress till mottagaren, skriv in ett meddelande till mottagaren
- Bekräfta delningen med att klicka Skicka. Ett mejl med länken till dokumentet skickas till mottagaren.
Delning av dokument med rollen Medlem
På samarbetsytor med säkerhetsnivå sluten kan endast ägare och administratörer dela dokument med icke-befintliga deltagare på samarbetsytan.
På samarbetsytor med säkerhetsnivå öppen och standard kan även medlemmar dela dokument med icke-befintliga deltagare på samarbetsytan men delningen måste godkännas av Ägaren på samarbetsytan.
- Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta.
- På aktuellt dokument högerklicka på de tre punkterna ... efter dokumentet och välj Dela.
- Klicka på pilen bakom Personer med befintlig tillgång kan använda länken
- Klicka på Specifika personer och därefter på knappen Använd
- Ange e-postadress till mottagaren, skriv in ett meddelande till mottagaren
- Bekräfta delningen med att klicka Skicka. Ett mejl med länken till dokumentet skickas till samarbetsytans Ägare som därefter kan välja att Acceptera eller Avvisa begäran. Om Ägaren accepterar delningen skickas ett mejl till mottagaren med länk till det delade dokumentet.