8.1 Teamifiering av samarbetsyta

Hur ser man om en SOFIA yta är Teamifierad

I samarbetsytecentret visas detta genom en teamssymbol till vänster om rubriken.

På en samarbetsyta visas teamssymbolen högst upp till vänster om samarbetsytans namn. 

Vad händer när en SOFIA yta blir Teamifierad.

Startsidan förlorar sin webbdel med deltagare.
Administratörerna får ökad behörighet på SOFIAytan

I Webbplatsbehörigheter på SOFIA ytan så förlorar behörighetsgrupperna sina namngivna medlemmar och ersätts av en allmän behörighetsgrupp.
Behörighetsgruppen Besökare ändras inte men medlemmar i Besökare kommer inte få tillgång till Teamsytan.

Vad händer med dokumentbiblioteket

I dokumentbiblioteket finns nu mappen ”General” och ev kanaler (som visas som mappar)

En ny vy som heter ”Alla dokument utan mappar” finns nu som standard.

Administrera team

Bjuda in medlemmar till en samarbetsyta med Teams.

När en samarbetsyta fått teams så sker därefter all behörighet av administratörerna på Teamsytan eller via Startsidans länk till höger (Medlemmar)

Bjuda in medlemmar via Teams

I Teams finns bara rollen Ägare eller medlem.
Alla som var administratörer på SOFIA ytan får nu rollen ägare i Teams.
Om den extern person bjuds in via Teams som medlem får den rollen gäst.

Klicka på de tre prickarna till höger om Teamnamnet och välj "Lägg till medlem"

Sedan väljer du om avändaren skall vara Medlem eller Ägare

Bjuda in medlemmar via SOFIA

Man kan bjuda in medlemmar via Startsidan och länken "Medlemmar" högst upp till höger.

Byta ägare på SOFIA yta med teams

Detta gör man via länken på Startsidan i SOFIA - Administrera samarbetsyta.

Hantera Team

Klicka på de tre prickarna och välj Hantera team.
Eller någon av de andra funktionerna.

Länk till användarguide för ägare av team

Förvaltning av Team

För att få en bra förvaltning av ditt team ska du som ägare kontinuerligt kontrollera så att:

• Det finns minst två ägare av teamet och enbart medlemmar som ska ha tillgång till teamet
• Att det bara finns information av informationsklass 1 och 2, detta är även varje medlems ansvar
• Att allmänna handlingar är upprättade i SOFIA/Sharepoint
• Inaktuella dokument och upprättade handlingar som inte behöver redigeras vidare tas bort från SOFIA/Sharepoint-ytan
• Gå igenom delade dokument på SOFIA/Sharepoint-ytan

Avsluta ett Team

När ett team inte längre behövs är det viktigt att teamet och SOFIA/Sharepoint-ytan avslutas.
Om du skall ta bort ett Team med tillhörande SOFIA/Sharepoint-yta så ska du inte använda funktionen Ta bort team i Teams appen.
Istället skall du ska använda funktionen Ta bort samarbetsyta som du hittar i menyn Administrera samarbetsyta på samarbetsytans startsida.

Tar man bort ett team av misstag på felaktigt sätt skapas det därför tillbaka under natten.

Länk till användarguide för ägare av team