4.2 Metadata för allmän handling

I processen att upprätta ett dokument som är arbetsmaterial till allmän handling så måste vissa fält fyllas i. Dessa fält talar i sin tur om för mellanarkivet hur dokumentet ska sorteras och underlättar för söktjänsten Hitta i arkivet att visa information om dokumentet.

Nedan gås varje fält i upprättande-dialogen igenom och förklaras. Alla fält markerade med en asterisk * är tvingande fält. I upprättande-dialogen får du nedanstående information genom att hålla muspekaren över i-knappen som finns före varje rubrik.

Namn

Dokumentets filnamn som visas på samarbetsyta. Om detta inte stämmer, avbryt upprätta allmän handlingprocessen och ändra namnet på dokumentet på samarbetsytan. 

Rubrik

Titel på dokumentet som följer med ut i söktjänster. Om fältet lämnas tomt får Rubrik samma värde som Namn vid upprättande av allmän handling. Tänk på att Rubriken kan behöva förtydligas då den kommer visas upp för andra som behöver kunna förstå och identifiera dokumentets syfte. Rubrik behöver vara tydlig och beskrivande. För ytterligare information om namnsättning se Lathund för rubriksättning på kontorsdokument i SOFIA.

Handlingstyp

Handlingstyp enligt Dokumenthanteringsplanen för dokumentet. Handlingstypen styr om handlingen ska bevaras eller gallras. När handlingstyp valts visas fullständig handlingstyp under Process samt under Bevarande/gallring visas vad som gäller för vald handlingstyp.

Dokument som har märkts upp med en handlingstyp men aldrig upprättats och inte redigerats på över 30 dagar kommer en gång i månaden få ett påminnelsemejl om att det ska upprättas. Påminnelsemejlet skickas till den medlem på samarbetsytan som senast redigerat dokumentet, eller till samarbetsytans ägare ifall ingen som redigerat dokumentet längre är anställd i VGR eller kvar som medlem på samarbetsytan. 

Skyddskod

Samarbetsytor av typen sluten är de enda ytorna där material som behöver skyddas av sekretess eller GDPR får förvaras. Det är endast från dessa ytor det går att sätta skyddskod vid upprättande. Välj mellan Allmän handling - offentlig, Sekretess - Allmän handling - skyddad enligt sekretess eller GDPR - Allmän handling - skyddad enligt GDPR. 

Sekretess - Allmän handling - skyddad enligt sekretess

Om detta val väljs måste även lagparagraf anges enligt vilken handlingen är skyddad. Åtkomsträtt sätts per automatik till Särskild behörighet.

GDPR - Allmän handling - skyddad enligt GDPR

Om detta val väljs sätts åtkomsträtt per automatik till Särskild behörighet.

Åtkomsträtt

Styr vilka som kan söka ut dokumentet i Mellanarkivet och i söktjänsten Hitta i arkivet. Finns fyra val:

Internet

Handlingen kan göras åtkomlig på externa webben och är sökbar för alla anställda i Västra Götalandsregionen.

Inom regionen

Handlingen kan göras åtkomlig via regionens intranät och är sökbar för alla anställda i Västra Götalandsregionen.

Inom myndigheten

Handlingen är endast tillgänglig för myndighetens anställda.

Särskild behörighet

Handligen är endast tillgänglig för användare med särskild behörighet i Mellanarkivet. Handlingen går inte att söka fram i Hitta i arkivet.

Upprättad för enhet

Avser val av vilken organisatorisk enhet handlingen är upprättad för. Som standard anges i detta fält det värde som är angivit i motsvarande fält i samarbetsytans egenskaper. Dessa egenskaper anges av samarbetsytans ägare/administratör, oftast vid beställningen av samarbetsytan. Fältet är endast metadata för att visa på huvudsaklig mottagare av materialet. Det har ingen styrning för vem som har åtkomst varken som deltagare på samarbetsytan eller för upprättade handlingar.

Tillgänglig från

Tidpunkt när den upprättade handlingen blir publik och därmed nås från söktjänster och eventuella websidor.

Det går att välja ett framtida datum, dokumentet får då dokumentstatus Väntar på framtida upprättande. Dokumentet sätts i vänteläge i dokumentbiblioteket på samarbetsytan och upprättas till allmän handling enligt angivet datum. Det går att ångra ett framtida tillgänglighetsdatum, högerklicka på dokumentet och välj Ångra framtida upprättande. Framtida upprättande kan ångras av ägare och administratör på samarbetsytan samt av medlem på samarbetsytan som har upprättat dokumentet.

Tillgänglig till

Tidpunkt när den upprättade handlingen inte längre är publik och inte längre nås från söktjänster och eventuella websidor. Observera att förifyllt standardvärde på 2 år inte har ingen koppling till eventuell gallringsfrist. Dokument vars tillgängligehtstid gått ut kan fortfarande nås från Mellanarkivet för behöriga användare. Observera dock om gallringstid sammanfaller med datum satt för Tillgänglig till så är handlingen inte längre åtkomlig vare sig i söktjänsten eller mellanarkivet.

Ett påminnelsemejl skickas 30 och 7 dagar innan tillgänglighetstiden går ut för dokument som finns på en samarbetsyta. Påminnelsemejlet skickas till den medlem på samarbetsytan som senast redigerat dokumentet, eller till samarbetsytans ägare ifall ingen som redigerat dokumentet längre är anställd i VGR eller kvar som medlem på samarbetsytan. 

Företagsnyckelord

Ange ord som gör det lättare att hitta handlingen i samarbetsytan och söktjänster. Det kan vara nyckelord för innehållet i dokumentet eller synonymer som skulle kunna användas vid sökning istället för de som står i dokumentet. 

Dokumentbeskrivning

Kort beskrivning av innehållet i handlingen. Underlättar vid sökning för att förstå vad dokumentet innehåller. Ju tydligare desto bättre. Om dokument som förvaras i Public 360 upprättas för att kunna publiceras på intranät eller externa hemsidan ska diarienumret anges.