2.12 Ytterligare dokumentbibliotek

När en samarbetsyta beställs kommer den med ett standard dokumentbibliotek. Biblioteket har särskilda inställningar som gör det möjligt att upprätta allmän handling. I och med versionsuppdatering 5.16 infördes möjligheten att lägga till ytterligare dokumentbibliotek som har SOFIA-inställningar så att det går att upprätta allmän handling även från dessa dokumentbibliotek. 

Observera att funktionen att upprätta allmän handling endast fungerar på dokumentbibliotek som läggs till enligt nedan instruktion. Det går att lägga till dokumentbibliotek som är enligt SharePoint-standard men i dessa går det inte att upprätta allmän handling. 

För ett nytt dokumentbibliotek som lagts till enligt nedan går det inte att tilldela särskilda behörigheter utan det är de som är deltagare på en samarbetsyta som har tillgång till hela samarbetsytan.

Skapa Nytt bibliotek

1. På aktuell samarbetsytas startsida klicka på Administrera samarbetsyta under Administration i webbdelen Deltagare på samarbetsyta.
2. Klicka på Skapa nytt SOFIA-bibliotek.
3. Under Ange namn på bibliotek fyller du i ett informativt och beskrivande namn* för det nya dokumentbiblioteket och välj Skapa bibliotek. Tänk på att deltagarna på samarbetsytan ska förstå genom titeln hur det nya dokumentbiblioteket skiljer sig åt mot standardbiblioteket. 
4. En bekräftelse kommer upp att beställningen är mottagen och att det kan ta upp till 10 minuter innan det nya biblioteket är klart, klicka OK. Den som beställt det nya dokumentbiblioteket får en bekräftelse via e-post när det nya dokumentbiblioteket är skapat och klart att användas.

Om du vill flytta dokument mellan dokumentbibliotek se avsnitt Flytta dokument mellan dokumentbibliotek.

OBS

SOFIA-bibliotek måste ha unika namn. Det går inte att skapa 2 SOFIA-bibliotek med samma namn.

 *Korta ner lång titel på nytt dokumentbibliotek vid beställning

Om det nya dokumentbiblioteket har en lång titel kan det leda till delningsproblem. Delningsproblem uppstår när URL till dokumentet blir längre än 400 tecken. Det innebär att om en länk till dokumentet delas så kan inte mottagaren av länken öppna dokumentet för länken är för lång.

En lösning är att vid beställningen ge det nya dokumentbiblioteket ett kort namn, till exempel "Dokument 2". Observera att titel inte får ändras på originaldokumentbiblioteket.

När det nya dokumentbiblioteket är klart ändras titeln till en beskrivande och informativ titel genom att:

1. I det nya dokumentbiblioteket klicka på Kugghjulet och välj Inställningar för bibliotek.
2. Klicka på Listnamn, beskrivning och navigering.
3. Skriv in den nya beskrivande och informativa titeln och bekräfta ändringen genom att klicka Spara.