SOFIA-manual

2.14 Lagringsutrymme

Avsnittet går igenom hur administratörer och ägare kan se hur mycket lagringsutrymme som används på samarbetsytan och vad som behöver göras när lagringsutrymmet för en samarbetsyta håller på att ta slut.

När en samarbetsyta beställs kommer den med ett visst lagringsutrymme. Samarbetsytor med säkerhetnivå Sluten har 5GB och samarbetsytor med säkerhetsnivå Öppen eller Standard har 25GB.

Kontrollera lagringsutrymme

  1. På aktuell samarbetsytas startsida klicka på Administrera samarbetsyta under Administration i webbdelen Deltagare på samarbetsyta.
  2. Klicka på Kontrollera lagringsutrymme. 
  3. Under Använt utrymme går det att se hur mycket utrymme som används i byte och procentuellt. 
  4. Klicka på länken Lagringsmått för att se vad som tar upp utrymme på samarbetsytan. 
  5. Sidan som öppnas visar vilken del av samarbetsytan som tar upp mest plats. Klicka på Dokument.
  6. Dokumenten visas i storleksordning med det som tar upp mest utrymme överst.
  7. Se över ifall det är möjligt att ta bort några versioner av de dokument som tar störst utrymme. Ett tips är att högerklicka på ett dokuments versionshistorik och öppna det i en ny flik och där ser över versionshistoriken. När du sett över versionshistoriken kan du stänga fliken och vara tillbaka på fliken med lagringsmått.

När lagringsutrymmet håller på att ta slut

 

  1. Se över samarbetsytans innehåll

    1. Se över om det finns dokument som kan tas bort från samarbetsytan och släng dessa, välj Ta bort dokumenten.

    2. Upprättade handlingar som inte kommer redigeras igen (exempelvis mötesanteckningar) kan tas bort. Dessa kan hittas från söktjänster och mellanarkivet. Välj  Ta bort dokumenten.

    3. Om kopior (material som annan utanför samarbetsytan har skapat) lagts in i samarbetsytan kan dessa tas bort. Välj  Ta bort dokumenten.

    4. Arbetsmaterial som det inte blev något av och ni inte längre behöver kan tas bort. Välj Ta bort dokumenten.

    5. Filtyper som inte ska vara i SOFIA bör sparas på annat ställe och därefter tas bort från samarbetsytan. Välj Ta bort dokumenten.

    6. Se över vilka dokument som tar mest utrymme på samarbetsytan och ta bort tidigare versioner, se Kontrollera lagringsutrymme ovan.
      Länk till hur man tar bort versioner

      Bilden nedan förklarar hur versioners filstorlek fungerar

    7. Töm papperskorgen
      Papperskorgen är också en del av samarbetsytan och det som ligger i den räknas till samarbetsytans storlek. Gå in i Papperskorgen och markera alla dokument och välj Ta bort.

Vid återkommande problem med att lagringsutrymmet tar slut kan det vara aktuellt att se över versionsinställningar på dokumentbibliotek, se avsnitt Versionsinställningar samt avsnitt Versionshistorik.

Det är möjligt att beställa mer lagringsutrymme till sin samarbetsyta. Mer lagringsutrymme beställs av administratör eller ägare för samarbetsytan genom att lägga ett ärende till IT supporten, glöm inte att ta med samarbetsytans url i ärendet.
Länk till beställning här

Om det efter att samarbetsytan utökats till MAX fortfarande behövs mer utrymme behöver beställningen stämmas av med SOFIA-förvaltare och göras av SOFIA-förvaltare, förteckning SOFIA-förvaltare, (kräver inloggning). Maximalt lagringsutrymme är 20GB för samarbetsytor med säkerhetsnivå Sluten och 50GB för samarbetsytor med säkerhetsnivå Öppen eller Standard.