SOFIA-manual

2.6.1 Externa deltagare utan VGR-id

Avsnittet tar upp hur en extern deltagare utan VGR-id kan bjudas in till en samarbetsyta av typen öppen. Det är endast samarbetsytor av typen öppen som kan ha externa deltagare.

Externa deltagare som inte har VGR-id kan endast bjudas in till samarbetsytor av typen Öppen.

Externa deltagare bjuds in genom att skriva in deras mejl-adress, se avsnitt Hantera deltagare.

  1. Vid inbjudan skickas mejl till inbjuden persons e-postadress
  2. Den inbjuda personen behöver klicka på länken i e-posten för att aktivera sitt deltagande. Observera att personen inte syns som deltagare innan detta är gjort. 
  3. När den inbjudna personen klickat på länken kommer den till en Office 365-sida som välkomnar personen till SharePoint Online och där valet finns att logga in med Microsoft-konto alternativt med Organisationskonto. 
      1. Om e-postadressen som bjudits in tillhör en organistation, företag eller annan myndighet etcetera som har Microsoftanslutna e-postadresser väljs Organisationskonto.
      2. Om e-postadressen som bjudits in är av typen Outlook.com, Hotmail.com eller OneDrive etcetera väljs Microsoft-konto.
      3. Användare som har annat typ av konto, tex G-mail skriver in sin e-postadress och därefter en kod som skickas till den e-postadressen. 

Inbjudan måste accepteras inom 90 dagar.

Externa deltagare rekommenderas inte få högre behörighet än Medlem.

Begränsningar

För externa deltare finns det vissa begränsningar i SOFIA:

  • Externa deltagare kan inte upprätta allmän handling.
  • Externa deltagare kan inte skapa dokument via Nytt från mall.
  • Externa deltagare kan inte följa samarbetsytor.
  • Externa deltagare kan inte få rollen Ägare.
  • Externa deltagare kan inte se webbdelen Deltagare på startsidan eller Administrera samarbetsyta.
  • Externa deltagare behöver skriva in exakta mejladresser ifall de ska bjuda in andra personer till samarbetsytan.

OBS: För SOFIA yta med Teams skall extern användare endast bjudas in via Teams 

Extern användare får via teams rollen "Besökare" men har i praktiken samma behörighet som en medlem.