2.10 Visningsvyer
Avsnittet innehåller instruktioner över hur visningsvyer kan skapas av ägare eller administratör på en samarbetsyta för att underlätta visningen av en viss sorts dokument i ett dokumentbibliotek.
En visningsvy är ett verktyg för att underlätta visning och organisation av dokument i ett dokumentbibliotek. Med hjälp av visningsvyer kan man filtrera, sortera och gruppera dokument baserat på dokumentens egenskaper/kolumner. Visningsvy är en genväg till konfigurerad vy som är sparad med den uppsättning av t.ex. filter och sortering man önskar. Ett exempel är en visningsvy som är filterad på Mötesanteckningar, och är sorterad så att senaste mötesanteckningen visas överst i biblioteket.
Som standard när en samarbetsyta beställs finns fyra visningsvyer:
- Alla dokument
- Mina dokument
- Per Handlingstyp
- Upprättade handlingar
Visningsvyn Alla dokument ska inte ändras då det är bra om det finns en vy som garanterat visar alla handlingar på samarbetsytan. Upprättade handlingar bör endast redigeras restriktivt.
I en visningsvy kan man bestämma vilka kolumner som ska visas, i vilken ordning de visas, och om du vill sortera, filtrera eller gruppera informationen. Du kan också dölja information som inte är viktig, så att listan eller biblioteket blir mer relevant och lättare att arbeta med.
Med behovsanpassade vyer av ett dokumentbibliotek kan man ordna information till exempel genom att:
- Begränsa visning så att endast information som berör deltagaren listas.
- Dölja information som inte är relevant.
- Ändra ordningen i hur den visas
Det finns dels personlig visningsvy som endast är tillgänglig för deltagaren som skapat den men det finns också offentliga visningsvyer som alla deltagare på samarbetsytan kan använda sig av.