2.9.1 Lägg till kolumn
Avsnittet går igenom hur en deltagare med rollen medlem, administratör eller ägare på en samarbetsyta kan skapa egna kolumner för metadata på dokument. Avsnittet går även igenom hur man lägger till befintliga kolumner i en vy. Metadata underlättar sökning, filtrering och sortering av dokument på en samarbetsyta.
Lägg till en ny kolumn för att kunna sätta samarbetsytespecifik metadata på dokument
Läs gärna igenom avsnitt 2.9 för mer information om metadata och avsnitt 2.10 för hur det går att göra visningsvyer utifrån metadata.
För att lägga till en kolumn som lagrar lokala metadata i en samarbetsyta:
- Gå till dokumentbiblioteket i aktuell samarbetsyta.
- Längst till höger i biblioteket klicka på Lägg till kolumn.
- Välj vilken typ av kolumn som ska läggas till
- Om den kolumntyp du vill använda inte visas i listan, klicka på Mer…. Då visas inställningar för att Skapa kolumn. Se film i fortsättningsutbildning för hur du fyller i inställningarna, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät.
- I exemplet nedan har kolumntypen Enradig text valts vilket innebär att ett enradigt textfält läggs till som metadatafält på alla dokument i biblioteket.
- Vid redigering av egenskaper på ett dokument kommer nu den nya egenskapen att kunna fyllas i. Se mer om redigering av dokumentegenskaper i avsnittet Redigera dokumentegenskaper.
Lägg till en befintlig kolumn i en vy
I SharePoint finns flera befintliga kolumner som kan läggas till i en vy.
- Gå till dokumentbiblioteket i aktuell samarbetsyta.
- Längst till höger i biblioteket klicka på Lägg till kolumn.
- Klicka på Visa/dölj kolumner längst ner i listan.
- Markera de kolumner som ska synas.
- Klicka på Använd.
- Spara vyn med befintligt namn för att kolumnen ska läggas till i vyn.