2.9 Organisera dokument med metadata
Avsnittet går igenom hur en ägare eller administratör på en samarbetsyta kan underlätta organiseringen av dokument i ett dokumentbibliotek genom att lägga till kolumner för metadata. Metadata kallas ibland även information om information och kan hjälpa till vid sökning samt sortering och filtrering av dokument.
Länk till presentation om hur en mappstruktur på G: kan översättas till metadata
Förklaring av lokala metadata i dokumentbibliotek
Lokala metadata används för att kategorisera och organisera dokument i en samarbetsyta. Metadata är information om en fil, som vem som skapade den, när den skapades och filens namn.
Fördelar med metadata:
- Gör sortering och filtrering av dokument mer flexibel än en mappstruktur.
- Underlättar sortering för olika behov hos deltagarna i en samarbetsyta.
- Anpassar sig till förändrade behov över tid.
Rekommendationer:
- Använd dokumentegenskaper och metadata för att kategorisera dokument.
- Undvik tvingande fält för att undvika problem vid sparande/migrering av dokument.
- Skapa visningsvyer som sorterar och kategoriserar dokument efter metadata.
- Ju fler metadatafält som läggs till, desto fler fält visas för deltagarna när de lägger till dokumentegenskaper.