Tillfällig paus av införandet

Enligt VGR:s avtal med Oracle är vi formellt i fasen pilotdriftstest, vilket är en testperiod på sex månader. När VGR beslutade att pausa breddinförandet avbröts testfasen, i enlighet med avbrottskriterier i VGR:s avtal. 

I slutet av februari 2025 tecknade VGR och Oracle en överenskommelse som gäller så länge införandet av Millennium är pausat. Den ger parterna större möjlighet att anpassa organisation och resurser utifrån nuläget. 

Överenskommelsen ger parterna möjlighet att fokusera på nödvändiga åtgärder inför VGR:s ställningstagande om nästa steg i införandet av ett gemensamt vårdinformationssystem. Den skapar också förutsättning för att minimera kostnader som uppkom när pilotdriftsättningen av Millennium avbröts i november 2024.   

Överenskommelsen innebär inte att VGR har tagit beslut om vägval framåt, däremot hur vi ska jobba tillsammans med Oracle fram till att VGR fattar ett sådant beslut. Den riktar in det gemensamma arbetet på det som krävs för en framgångsrik implementering utifrån en justerad överordnad tidplan.

Utöver aktiviteter inom ett antal områden som båda parter bedömer som viktiga att fortsätta arbeta med ligger fokus på åtgärder som identifierats i den erfarenhetsinsamling som VGR och leverantören Oracle genomfört.  

Läs mer i nyhet 25 februari 2025: Pausöverenskommelse tecknad mellan Västra Götalandsregionen och Oracle

Svaret uppdaterat 17 mars 2025

Det är politikerna i regionstyrelsen som så småningom kommer att fatta beslut om Västra Götalandsregionens (VGR) vägval efter att införandet av Millennium pausades. Det finns just nu inget bestämt datum för när detta ska göras.

Under våren 2025 pågår arbete med att ta fram förslag på handlingsalternativ inför beslut om nytt vårdinformationssystem. De fyra huvudalternativ som identifierats är följande:

• Fortsätta med Oracle
• Upphandla kärnsystem
• Upphandla moduler
• Egenutveckla kärnsystem

Det som presenterats är för- och nackdelar med olika typer av vägar framåt. Än så länge finns inget huvudspår av de fyra alternativen, och ett framtida vägval kan komma att innebära en kombination av olika alternativ.​ 

Förslagen delrapporterades för regionstyrelsen den 2 april. Därefter intensifieras arbetet med att fördjupa analysen av handlingsalternativen.

Vid mötet den 2 april beslutade regionstyrelsen också att tillsätta en extern expertgrupp. Den ska ge oberoende stöd och kvalitetssäkring av arbetet med handlingsalternativ och strategiska vägval framåt i arbetet med vårdinformationssystem.

Läs mer

Nyhet om arbetet med handlingsalternativ: Här är möjligheterna som undersöks för vårdinformationssystem

Nyhet med nya t f regiondirektören Ann-Charlotte Järnström: "Arbetet med ett nytt vårdinformationssystem måste få ta tid"

Beslut i regionstyrelsen 2 april med koppling till införandet av vårdinformationssystem: Regionstyrelsen 2 april 2025

Det behövs gemensamma arbetssätt och ett sammanhållet hälso- och sjukvårdssystem i Västra Götaland. Det är en av anledningarna till att Millennium köptes in och behovet av en gemensam vårdinformationsmiljö kvarstår. 

Införandet av Millennium pausades den 15 november 2024. Det finns i nuläget inga beslut fattade om vägen framåt. Det kommer att bli en längre paus eftersom det behövs tid för analys innan det går att fatta nya beslut. 

Svaret uppdaterat den 17 december 2024

Revisionsbyrån KPMG AB fick i december 2024 uppdraget av regionstyrelsen att genomföra en extern granskning av införandet av Millennium. Syftet med granskningen var bland annat att klargöra varför det blev så stora problem vid införandet. Insamlingen av material har gjorts både genom dokumentgranskning och intervjuer med nyckelpersoner.

Granskningsrapporten från KPMG presenterades muntligt för regionstyrelsen den 18 mars 2025 och är därefter upprättad som allmän handling. I rapporten riktas tydlig kritik mot driftstarten och bakomliggande faktorer. 

Läs mer: nyhet om KPMG:s granskningsrapport (inklusive länk till rapporten)

Kort om upphandlingen av KPMG
Avtalet har upphandlats med stöd av bestämmelserna om synnerlig brådska och oförutsebara händelser. Valet av leverantör för uppdraget har främst skett med hänsyn till kraven på att leverantören är en opartisk och oberoende part som inte haft något samarbete med VGR rörande systemet Millennium. VGR har även beaktat tillgängliga leverantörers erfarenhet och kunskap gällande både införande av stora system och granskning av likvärdiga uppdrag med denna omfattning.

Avtalet omfattar 1 600 konsulttimmar till ett värde av 3,7 miljoner kronor. Takvärdet för avtalet är 5 miljoner kronor. Arbetad tid och kostnad kommer att stämmas av löpande. Avtalet löper till den 31 mars 2025.

Svaret uppdaterat den 19 mars 2025

VGR granskas av bland annat Inspektionen för vård och omsorg (IVO) som på eget initiativ inledde en tillsyn i januari 2025. Tillsynen är enligt IVO uppdelad i två delar: dels det medicintekniska regelverket där vårdgivaren har ett ansvar att försäkra sig om att systemen är patientsäkra, dels utifrån NIS-direktivet och dess regler kring anmälan samt incidentrapportering. IVO har begärt in svar från VGR på ett antal frågor om detta.

I svaret beskrivs en mängd åtgärder som genomfördes för att trygga patientsäkerheten inför driftstarten och hur VGR, förvaltningar, program Millennium och leverantören arbetat, tillsammans och var för sig, för ett patientsäkert införande.

Bland annat tar svaren upp den regionala särskilda organisationen (RSO), upphandling och avtal, arbetet i program Millennium, förberedelserna i förvaltningarna, utbildning av medarbetarna, test, riskhantering, tekniska åtgärder och reservrutiner.

Trots att mycket gjordes för att motverka patientsäkerhetsrisker gick införandet inte som planerat utan fick pausas av patientsäkerhetsskäl. Vad detta beror på kan regionen ännu inte fullt ut överblicka.

Läs mer
Nyhet om VGR:s svar till IVO (inkl länk till dokumentet med mer detaljerade svar)
IVO:s pressmeddelande om tillsynen 

Det fanns flera orsaker bakom beslutet att pausa breddinförandet, så som oväntade tekniska problem/buggar, att till exempel läkemedelsmodulen inte fungerade som tänkt och att systemet initialt upplevdes långsammare än förväntat.

Utöver det har medarbetarna inte fått rätt förutsättningar att arbeta i systemet, bland annat på grund av otillräcklig utbildning. Sammantaget fanns inte förutsättningar för att ge en patientsäker vård, varför VGR den 15 november valde att pausa införandet.

Sedan dess har VGR utvärderat driftstarten - och förberedelserna inför den - ur många perspektiv. Medarbetarnas erfarenheter har samlats in på olika sätt och sammanställts i en rapport. Analyser av rotorsakerna till en del av problemen pågår fortfarande. Några exempel på återkommande synpunkter: 

• Bristande förberedelser och utbildning. Sena leveranser och sen information ledde till stress och dålig arbetsmiljö. Utbildningen upplevdes av många som bristfällig, ofullständig och inte anpassad efter specifika yrkesroller.  
• Systemets användarvänlighet. Millennium som system upplevdes svårt och ineffektivt med många komplicerade arbetsflöden och det fanns synpunkter på systemets grundläggande logik och design.
• Tekniska problem. Upplevelse av att flöden och arbetssätt inte var tillräckligt testade innan driftstart och upplevda tekniska problem i samband med driftstarten, till exempel långsamma svarstider och buggar. 

Läs mer
Nyhet 12 mars 2025 om rapporten med erfarenhetsinsamling: Regiondirektören efter återkoppling om Millennium: ”Medarbetarna fick inte rätt förutsättningar”

Nyhet 6 mars 2025 med exempel på brister vid införandet: 
Medarbetares erfarenheter en viktig pusselbit om Millennium och införandeprocessen

Svaret uppdaterat den 17 mars 2025

Införanden av stora och komplexa it-system är aldrig utan risker, och riskhantering är en grundläggande del av projektarbete. Det innebär att man identifierar, analyserar och därefter hanterar riskerna. I fallet med Millennium har både program Millennium och de berörda förvaltningarna i södra området haft en riskhanteringsprocess under hela förberedelsetiden.

Vad gäller de risker som kvarstod inför driftstart fanns en planering för hur de på olika sätt skulle omhändertas inom godtagbar tid. Som stöd vid driftstarten fanns bland annat lokala och centrala ledningscentraler (kommandocentraler) och förstärkt support för både felanmälningar och utbildningsstöd. Alla förvaltningar hade planerat för minskat antal patienter under övergångsperioden för att ha mer tid för själva driftstarten.

Vid ett rådgivande möte med den exekutiva gruppen dagen före driftstart gjordes en sista avstämning med direktörerna i berörda förvaltningar i VGR: Södra Älvsborgs sjukhus, Närhälsan, Regionhälsan och Fastighet, stöd och service samt områdeschefen för Regional laboratoriemedicin (SU) som bedömde att de grundläggande förutsättningarna för driftstart var uppfyllda. På det påföljande extra programstyrgruppsmötet utgjorde rapporten från direktörerna, tillsammans med leverantörens bedömning, ett underlag i beslutet att gå vidare med införandet av Millennium i södra området.

Svaret publicerat den 2 december 2024

Ett stort antal tester, både vad gäller funktioner och teknik, har gjorts löpande under flera år. Inför den första driftstarten intensifieras testarbetet till att omfatta hela flöden ur ett användarperspektiv, så kallade "end-to-end"-tester. Fel som identifieras åtgärdas löpande.

Tester görs initialt i en miljö med testdata, testanvändare och testpatienter. En viss tid före driftstart omvandlas den miljön till produktionsmiljö (alltså den skarpa versionen av systemet) och rensas då på testdata. Därefter kan riktiga användare få behörighet till systemet, bland annat för att kunna göra manuell migrering av de patientuppgifter som behöver finnas i systemet från start. Det finns också vissa tester som måste göras i produktionsmiljö, till exempel integrationstester mot befintliga system som är i drift.

Även om all funktionalitet har testats före driftstart så kan det i skarp drift, med riktig användar- och patientdata, uppstå fel som är svåra att förutse. Ett exempel på detta är signering av e-recept. Det fungerade utan anmärkning vid tester men vid driftstart visade det sig att medarbetare kunde ha flera certifikat på SITHS-kortet, och det var inte tydligt vilket certifikat som skulle väljas. Det felet är nu åtgärdat.

Läs mer på faktasida om test av systemet: Test av Millennium inför driftsättning - Vårdskiftet

Svaret publicerat den 18 december 2024

VGR hade länge planerat för kraftig minskning av planerad hälso- och sjukvård i samband med införandet av Millennium. Viss planerad vård tidigarelades, annan planerades in senare. Akut vård och vård som inte kunde vänta behövde kunna ges i samma omfattning som vanligt och därför hade hälso- och sjukvården från andra delar av Västra Götaland en beredskap att vid behov kunna avlasta.

Koncernkontoret i Västra Götalandsregionen (VGR) har tillsammans med berörda förvaltningar sammanställt och analyserat hur införandet av Millennium påverkade mängden genomförd vård. Den planerade vården påverkades som väntat, men påverkan på akutsjukvården och slutenvården blev större än väntat.

Sjukhus i hela VGR behövde avlasta genom att ta emot slutenvårdspatienter från SÄS, vilket inte var planerat från början. Syftet med insatserna var främst att skapa förutsättningar för införandet genom att minska slutenvårdsbeläggningen som bedömdes vara allt för hög nära inpå att Millennium skulle införas. Inom Närhälsan och Regionhälsan minskade vården mer än planerat i södra området.

Läs mer i nyhet 20 februari 2025: Så påverkade införandet av Millennium vården

Svaret publicerat den 17 mars 2025

All utbildning i Millennium görs i en särskild utbildningsmiljö. Det är praxis när det gäller stora och komplexa vårdinformationssystem. 

Utbildningsmiljön skapas som en mer avskalad kopia av den skarpa miljön (produktionsmiljön). Utbildning görs med särskilda testpatienter, testanvändare och testdata. Det är inte tillåtet att använda riktig patientdata i en utbildningssituation utifrån patientdatalagen (pdl). Det är heller inte lämpligt att genomföra utbildning i en produktionsmiljö eftersom det då finns en risk att det sker felaktig informationsöverföring i integrationer till andra system som är i drift. 

En utbildningsmiljö ska vara så lik produktionsmiljön som möjligt, för bästa lärande och förståelse. Inför driftstarten av Millennium gjordes dock sena förändringar och viss fortsatt utveckling av produktionsmiljön vilket fick som konsekvens att utbildningsmiljön och produktionsmiljön skilde sig åt mer än det var tänkt från början.

Om upplägget för utbildning i Millennium

Utbildningen av medarbetare innehåller olika obligatoriska delar som sätts samman till ett utbildningspaket för respektive roll. Paketet består av fem huvudsakliga delar:

• Introduktion – generella funktioner i Millennium 

• Basutbildning – så fungerar Millennium för olika yrkesroller 

• Tilläggsutbildning – funktionalitet och arbetsflöden för specifika roller och verksamheter 

• Teamövning på enhet - olika roller på enheten tränar på att samarbeta i Millennium 

• Lathundar – beskrivningar av funktionalitet i sammanfattad form som kan användas som påminnelse och repetition 

Introduktions-, bas- och tilläggsutbildningarna är digitala och genomförs som självstudier i VGR:s Lärportal. Teamövning på enhet genomförs i verksamheten under ledning av Millenniumcoacher. Alla övningar genomförs i utbildningsmiljön. Lathundar tillgängliggörs i Millenniums integrerade hjälpfunktion eCoach. 

Läs mer på faktasida om utbildning: Utbildning - Vårdskiftet 

Svaret publicerat den 13 december 2024

Det finns två huvudanledningar till att VGR har anlitat konsulter för arbetet med att införa ett nytt vårdinformationssystem. Det handlar både om att kunna förstärka med annan kompetens och andra roller än de som finns i den ordinarie organisationen, och för att på ett flexibelt sätt kunna hantera ett tillfälligt men ökat resursbehov. 

Under de senaste sex åren har VGR anlitat konsulter med uppdrag kopplat till införandet av Millennium för cirka 800 miljoner kronor. Huvudområden för deras uppdrag är projektledning, testledning, systemintegration/systemutveckling, it-arkitektur, it-infrastruktur samt visst administrativt stöd. Både korta och långa konsultavtal går att säga upp med en månads varsel om man bedömer att kompetensen inte längre behövs. 

Trots att införandet av Millennium är pausat är många konsulter fortfarande kvar i arbete, eftersom det finns behov att fortsätta arbeta med de problem som identifierades under införandet och att behålla kontinuitet framåt. Inom koncernstab digitalisering och program Millennium görs just nu en genomgång av kostnaderna för och behovet av konsulter framåt.

Svaret publicerat den 23 december 2024

Uppdatering 26 februari 2025:
VGR och leverantören Oracle har kommit överens om en pausöverenskommelse som innebär färre konsulter och en genomsnittlig halvering av konsultkostnaderna per månad så länge pausen varar. Läs mer i nyhet: Pausöverenskommelse tecknad mellan Västra Götalandsregionen och Oracle

Beräknad totalbudget för hela införandet av en ny vårdinformationsmiljö är ungefär 5,5 miljarder kronor för Västra Götalandsregionen, och består av olika delar under en längre period. I summan ingår kontraktet med Oracle (f d Cerner). Det är värt 2,1 miljarder kronor fördelat över hela avtalstiden, som är tio år efter avslutad implementering. 

Utöver avtalet med leverantören har VGR kostnader för det förberedelsearbete som letts av program Millennium, i samarbete med de lokala införandeprojekten. Det är här som bland annat anpassningen av Millennium till en svensk version ingår, med personal som i hög grad rekryterats från hälso- och sjukvården i VGR.

En annan stor del är VGR:s kostnader främst inom it-området, bland annat uppbyggnad av en regional support- och förvaltningsorganisation, infrastruktur och drift, hårdvara och licenser (tredjepartsavtal) och en ny teknisk informationsplattform.

VGR har stora behov av att modernisera den sammantagna it-miljö inom vården. Det är främst inom detta område som VGR anlitat externa konsulter för att komplettera organisationens egen kompetens och kapacitet. Konsultkostnaderna ingår i den totala summan. Slutligen ingår viss ersättning till förvaltningarna för kostnader kopplade till införandet. 

Läs mer här: Fakta om programmet - Vårdskiftet

Svaret uppdaterat den 13 januari 2025

Det är för tidigt att säga hur VGR:s ekonomi påverkas av det pausade breddinförandet. Viktigast för regionen är och har varit patientsäkerheten. För närvarande handlar det bland annat om övertidskostnader för de som har jobbat med återgången till de gamla systemen. Omplanering innebär ofta merkostnader, i detta fall till exempel mer resurser för utbildning.

Svaret publicerat den 22 november 2024

Upphandlingsprocessen pågick under större delen av 2017–2018, från förberedelser till val av leverantör. Medarbetare från hälso- och sjukvården var delaktiga genom hela upphandlingen: från att identifiera behov och kravställa till att utvärdera de olika lösningarna som kom in under anbudsperioden. Vid tilldelningsbeslut hade omkring 1 500 medarbetare från vården bidragit i upphandlingen genom bland annat patientscenarioarbete, intervjuer, studiebesök, workshops och utvärderingar av olika slag. 

Att valet till slut föll på Millennium beror på att anbudet hade det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris utifrån VGR:s upphandlingskriterier. Millenniums funktionalitet och leverantörens erfarenhet av implementering och samverkan i stora komplexa sjukvårdsorganisationer var de kriterier som vägde tyngst. 

Svaret publicerat den 22 november 2024

Svaret går flera år tillbaka och har med villkoren under upphandlingsfasen att göra. I grunden ligger ett politiskt beslut att upphandla ett nytt journalsystem för all offentligt finansierad hälso- och sjukvård i Västra Götaland. Eftersom detta är ett mycket komplext område valde VGR metoden konkurrenspräglad dialog (KPD). Det innebär att VGR kan diskutera kraven ihop med tänkbara leverantörer för att tillsammans skapa en bild av vad som är önskvärt och möjligt att få med i ett nytt system, utifrån vissa grundläggande krav.  

Hösten 2016 gick en intresseanmälan ut för KPD och sju leverantörer anmälde intresse. I den processen valdes Cambio med systemet Cosmic bort eftersom de inte uppnådde tillräcklig teknisk och yrkesmässig förmåga i förhållande till övriga leverantörer. 

I slutänden kvarstod tre anbud varav Cerner (numera Oracle) var ett. Anbuden utvärderades ur flera kriterier och den sammanlagda bedömningen blev att Cerners anbud hade det bästa förhållandet mellan kvalitet och pris utifrån VGR:s upphandlingskrav. 

Lösningens funktionalitet och företagets erfarenhet av implementering och samverkan i stora komplexa sjukvårdsorganisationer var de kriterier som vägde tyngst. Formellt fattade regionstyrelsen tilldelningsbeslutet hösten 2018.

Svaret publicerat den 22 november 2024

Svenska regioner, precis som kommuner, är självstyrande. Det innebär att varje region ansvarar för sin egen hälso- och sjukvård och bestämmer vilka system som behövs, ska upphandlas och köpas in. 

De system som svenska regioner har i dag har man köpt in och integrerat vid olika tidpunkter, därför uppstår också behov av nya system i olika ordning. Sveriges regioner varierar dessutom i storlek, demografi et cetera, och kan därmed ha olika behov av olika system.

Svaret publicerat den 22 november 2024

När Millennium togs i drift rapporterades flera avvikelser in till VGR. Vissa av dessa kan klassas som personuppgiftsincidenter. 

Den 15 november skickade därför VGR in en initial anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY. Regionen har sedan dess kompletterat ärendet allt eftersom avvikelserna utreds tillsammans med de berörda verksamheterna. 

De personuppgiftsincidenter som hittills har identifierats bedöms som mycket allvarliga utifrån IMY:s sätt att klassificera incidenter. Det har till exempel handlat om att ett ord har fallit bort i en patients journal, och därmed har innehållet fått en annan innebörd. Just det felet uppstod vid överföringen av information från ett it-system för medicinsk bildhantering till Millennium. 

VGR kommer utreda orsakerna för att försöka fastställa vad som har hänt. Det finns i nuläget inga indikationer på att personuppgifter ska ha spridits utanför VGR.

Läs mer i tidigare nyheter: 

VGR anmäler personuppgiftsincident - Västra Götalandsregionen (18 november)

Ytterligare personuppgiftsincidenter i samband med Millennium - Västra Götalandsregionen (9 december)

Svaret uppdaterat den 9 december 2024

Den 22 november 2024 skickade VGR in en anmälan om negativ händelse och tillbud med medicinteknisk produkt (MTP) och Nationella medicinska informationssystem (NMI) in till Läkemedelsverket och Oracle gällande Millennium. Anmälan kompletterades den 20 december. 

Anmälan bygger på händelser under de dagar Millennium var i drift och gäller eventuell koppling till brister i systemets funktioner relaterat till gällande krav. I nuläget går det inte att säga vad bristerna beror på, det kommer i och med anmälan att utredas vidare.

Anmälan innehåller bland annat händelser med felaktiga uppgifter i journal, saknade ord i remissvar, läkemedelsordinationer, läkemedelslistor och signering, journalinformation som saknas eller försvinner, problem vid akutregistrering och inskrivning av patient.

Efter att anmälan är gjord är det enligt rutin tillverkarens ansvar att utreda om deras produkt har bidragit till händelserna och i så fall på vilket sätt, samt att göra eventuella förbättringar och säkerhetsåtgärder.

Läs mer i tidigare nyheter:

VGR har skickat in en anmälan om Millennium till Läkemedelsverket - Västra Götalandsregionen (25 november)

VGR kompletterar anmälningar om Millennium - Västra Götalandsregionen (20 december)

Svaret uppdaterat den 20 december 2024