4.3.2 Avpublicera allmän handling
Avsnittet går igenom hur ett dokument som upprättats till allmän handling kan avpubliceras så att det inte längre syns i söktjänsten Hitta i arkivet.
Om avpublicering
Dokument som upprättas till allmän handling finns som standard tillgängligt i 24 månader. Att ett dokument är tillgängligt innebär att det kan sökas ut från söktjänsten Hitta i arkivet, att länken kan läggas upp på en websida eller att dokumentet syns i ett iFeed-flöde.
Tillgänglighetsdatum sätts vid upprättandet av dokumentet till allmän handling i fälten Tillgänglig till och Tillgänglig från. Om du inte väljer att göra några ändringar i dessa fält vid upprättandet sätts alltså tillgänglighetstiden till 24 månader från upprättandedatum. Du kan välja ett annat datumintervall som till exempel flytta fram tiden för publicering eller förkorta eller förlänga slutdatumet beroende på informationen i ditt dokument.
Ifall informationen i dokumentet inte är aktuell längre kan den upprättade handlingen avpubliceras. På så sätt kommer dokumentet inte längre gå att söka fram via söktjänsten, försvinna från iFeed-listor och länkar på webben slutar att fungera.
Avpublicering kan antingen göras genom att upprätta dokumentet igen men i fältet Tillgänglig till sätts dagens datum vilket gör att dokumentet inte finns tillgängligt efter dagens datum. Alternativt tas kontakt med den som har funktionell behörighet i mellanarkivet, oftast arkivarie eller någon på diariet, och ber dem ändra tillgänglighetsdatum på dokumentet så det inte längre är tillgängligt.
Observera att avpublicering av allmän handling inte är samma sak som att rensa handling. Rensning av handling görs också av arkivansvarig eller utsedd av arkivansvarig och betyder att en felaktigt upprättad handling tas bort från mellanarkivet.
Efter avpublicering
När ett dokument upprättas till allmän handling skapas ett arkivobjekt av dokumentet i SOFIA mellanarkiv. Det blir originalet av den upprättade handlingen. Ett arkivobjekt sparas i mellanarkivet så länge dokumenthanteringsplanen anger att det ska sparas eller tills eventuell gallring.
I och med avpubliceringen går det inte längre att söka fram det upprättade dokumentet i söktjänster som Hitta i arkivet.
Ett avpublicerat dokument kan tas bort från samarbetsytan eftersom originalet finns i mellanarkivet. Det går då endast att nå dokumentet i mellanarkivet för anställda som har behörighet till det arkiv som dokumentet upprättats i. När ett dokument gallras i mellanarkivet tas det bort permanent från mellanarkivet.