Guide - Distansarbete

Med distansarbete menas arbete som medarbetaren regelbundet utför på annan geografisk plats än sin ordinarie arbetsplats, till exempel i hemmet. Distansarbete kan ske en eller flera dagar per vecka eller månad.

Distansarbete ska inte förväxlas med ett tillfälligt arbete i hemmet som utförs vid enstaka dagar eller på kvällar. Som distansarbete räknas inte heller tjänsteärenden, sammanträden eller annat tillfälligt eller sporadiskt arbete, utanför ordinarie arbetsplats.

Syftet med guiden är att ha ett gemensamt synsätt och en gemensam reglering av distansarbete samt förebygga ohälsa vid distansarbete. 

Vad menas med distansarbete?

Svar: Med distansarbete menas arbete som medarbetaren regelbundet utför på annan geografisk plats än sin ordinarie arbetsplats, till exempel i hemmet. Distansarbete kan ske en eller flera dagar per vecka eller månad. Omfattningen grundar sig på verksamhetens behov, arbetsrättsliga regler och arbetsmiljöperspektivet.

Distansarbete ska inte förväxlas med ett tillfälligt arbete i hemmet som utförs vid enstaka dagar eller på kvällar. Som distansarbete räknas inte heller tjänsteärenden, sammanträden eller annat tillfälligt eller sporadiskt arbete, utanför ordinarie arbetsplats.

Hur kan jag som chef ha ett nära ledarskap även på distans?

Svar: Att leda på distans kan vara utmanande. Det ställer andra krav på dig som chef när det handlar om att skapa samhörighet, ha en bra dialog med medarbetarna och förmedla rätt förväntningar. För ett nära ledarskap på distans behövs tätare dialog med dina medarbetare och kollegor, där olika aspekter av arbete, arbetsmiljö, hälsa mm följs upp kontinuerligt. Till hjälp finns en samtalsguide för kortare avstämningsmöten mellan chef och medarbetare.

Vilka skyldigheter har arbetsgivaren vid distansarbete?

Svar: Arbetsgivaren har samma skyldigheter vad gäller arbetsmiljöansvar och försäkringsskydd som vid arbete på den ordinarie arbetsplatsen.

Vilka rättigheter och skyldigheter har jag som medarbetare vid distansarbete?

Svar: Medarbetarens rättigheter och skyldigheter vid distansarbete beskrivs i VGR:s rutin för distansarbete. Det som gäller i det enskilda fallet ska beskrivas i en skriftlig överenskommelse mellan chef och medarbetare.

Kan jag bestämma själv när jag vill jobba på distans och när jag jobbar från kontoret?

Svar: Det är chefen som ytterst avgör om det finns förutsättningar för distansarbete, både utifrån verksamhetens behov och individens förutsättningar i arbetet. Det som gäller i det enskilda fallet ska beskrivas i en skriftlig överenskommelse mellan chef och medarbetare.

Jag har inte råd att själv köpa bra utrustning, får jag inte jobba på distans då?

Svar: Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön, även vid arbete på distans. Innan du kommer överens med din chef behöver ni ha en dialog om förutsättningarna för distansarbete, även beträffande utrustning. Alla anställda ska erbjudas relevant arbetsplatsutrustning på den ordinarie arbetsplatsen. Om förutsättningarna för distansarbete för dig som medarbetare inte är tillräckligt bra, till exempel på grund av utrustningen, kan det vara en grund för chefen att inte bevilja distansarbete.

Distansarbete passar inte alla. Hur säkerställer VGR en bra arbetsmiljö för alla?

Svar: Arbetsmiljön är en mycket viktig fråga, och distansarbete är en av flera möjligheter. Därför krävs en dialog mellan medarbetare och chef kring förutsättningar för distansarbete, med fokus på arbetsmiljön. Frågan måste hanteras både på gruppnivå och på individnivå.

Hur gynnas verksamheten av distansarbete?

Svar: Distansarbete kan gynna verksamheten, individerna och miljön på flera olika sätt. Många upplever till exempel positiva effekter av minskat resande, ökad effektivitet och tidsbesparing. Distansarbete kan på så sätt skapa förutsättningar för ett mer flexibelt och hållbart arbetsliv och bidra till Västra Götalandsregionens miljömål och attraktivitet som arbetsgivare. Samtidigt är det för tidigt att säkert säga vad distansarbetets konsekvenser för verksamheten blir på sikt.

Hur påverkas arbetsmiljön av distansarbete?

Svar: Arbetsmiljön kan påverkas både positivt och negativt av distansarbete. Hur arbetsmiljön påverkas mer i detalj behöver kartläggas och bedömas som en del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det kan se olika ut för olika arbetsgrupper och individer.

Till exempel kan den sociala arbetsmiljön påverkas på flera olika sätt, särskilt eftersom man inte träffar sina kollegor lika ofta fysiskt. Att skapa möjligheter till social samvaro blir extra viktigt.

Det är viktigt att diskutera konsekvenserna av distansarbetet på arbetsplatsträffar och utvecklingssamtal för att förebygga ohälsa men också för att främja ett hållbart arbetsliv. 

Hur får jag reda på hur ledningen på just min arbetsplats ställer sig till distansarbete? Vem kan jag kontakta för att får veta mer?

Svar: Varje förvaltning och bolag genomför interna dialoger kring vad möjligheterna till distansarbete innebär för dem. Som medarbetare ska man i första hand kontakta sin chef om man har frågor. Även den lokala HR-funktionen kan bistå med råd och stöd.

När är det mer lämpligt att jobba på distans?

Svar: Det är alltid arbetsuppgifternas karaktär och innehåll som avgör om det är lämpligt att arbeta på distans. Prata med din chef om vad som gäller i din verksamhet och i just ditt fall.

Vad är en bra digital möteskultur?

Svar: Det är viktigt att man har tydliga spelregler för hur man genomför ett digitalt möte. Det finns många tips för att förbättra möteskvaliteten för alla deltagare. Exempelvis: Använd kameran, stäng av telefonen, gör inte flera saker samtidigt. (Erfarenheten visar att möten där alla sitter vid sin dator tycks fungera bättre än ”hybridmöten” där några sitter tillsammans i ett rum och andra deltar digitalt.)

Kan en blandning av distansarbete och kontorsarbete skapa grupperingar?

Svar: Alla arbetsplatser i VGR ska uppfattas som inkluderande och välkomnande. Om det bildas grupperingar som påverkar arbetsmiljön på ett negativ sätt, till följd av en blandning av kontorsarbete och distansarbete, behöver arbetsgruppen diskutera vad man kan göra för att komma tillrätta med problemet.

Finns det en plan för hur VGR ska utveckla arbetsformerna efter pandemin?

Svar: Varje förvaltning ansvarar för att lägga en plan för återgång efter restriktionerna. Har du frågor kring hur det ska gå till inom din verksamhet kan du vända dig till din chef eller till HR på din förvaltning.

Innan man börjar med distansarbete ska varje förvaltning/bolag diskutera förutsättningarna för distansarbete. Därefter ska chefer ha dialog med sina medarbetare på bland annat APT. Som stöd för denna dialog finns följande länkar:

Västra Götalandsregionen

Information om distansarbete på APT

Suntarbetsliv

Inled med nedanstående film innan dialogerna:

Film Distansarbete helt eller delvis

Dialog om distansarbete chef-arbetsgrupp

Dialog om distansarbete chef - ledning 

Chefen ska:

• Föra dialog med medarbetaren om arbetsmiljön på distansarbetsplatsen och bedöma risken för ohälsa, innan arbetet påbörjas. Vilka åtgärder som behöver genomföras på distansarbetsplatsen för att skapa en god arbetsmiljö måste bedömas från fall till fall, beroende på:  
  • Arbetes art.  
  • Hur ofta man jobbar på distans.  
  • Hur lång tid. 
  • Vilken utrustning som används.

Arbetsgivaren står inte för kostnader som är relaterade till distansarbete hemma såsom IT-utrustning, möbler och belysning. Se ”Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen”.

Se även "Checklistor och mallar" samt "Fördjupande länkar och dokument" nedan

• Bedöm om hittade risker kan orsaka ohälsa vid distansarbetet.
• Rangordna de risker som hittats – i stigande allvarlighetsgrad, från ”grön” till ”röd” gradering.

Se "Checklistor och mallar" nedan

Chef och medarbetare ska:

• Träffa en skriftlig tidsbegränsad överenskommelse om distansarbete. En överenskommelse gäller för högst ett år i taget och kan avslutas i förtid av medarbetaren eller av chefen, efter en uppsägningstid på en månad.
• Göra en uppföljning för att ta ställning till en eventuell förlängning av överenskommelsen eller om distansarbetet ska upphöra. Överenskommelsen om distansarbete är inte en del i det enskilda anställningsavtalet.

Följer inte medarbetaren överenskommelsen eller på annat sätt missköter sitt distansarbete kan chefen säga upp överenskommelsen med omedelbar verkan.

En beskrivning av vad som gäller vid rese-, och traktamentesersättning, arbetstid och tillgänglighet finns som bilaga till Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen. 

Se "Checklistor och mallar" samt "Fördjupande länkar och dokument" nedan

En kombination mellan arbete på ordinarie arbetsplats och distansarbete ställer krav på en mer planerad kommunikation mellan chef och medarbetare. Det är därför viktigt att planera in kortare avstämningssamtal mellan chef och medarbetare.

Se "Checklistor och mallar" nedan.

Västra Götalandsregionen

Arbetsmiljöverket

Prevent

Suntarbetsliv

Västra Götalandsregionen

Institutet för stressmedicin ISM

Arbetsmiljöverket

Suntarbetsliv

 Chefens ansvar innebär att:

• Föra en dialog med berörd medarbetare kring arbetsmiljön på den planerade distansarbetsplatsen, innan arbetet påbörjas.
• Genomföra en bedömning om hittade risker kan medföra ohälsa.
• Bidra till att skapa en god arbetsmiljö. Detta bedöms från fall till fall, beroende på.

1. Arbetets art
2. Hur ofta man jobbar hemifrån
3. Hur lång tid
4. Vilken utrustning som används
5. Följa upp genomförda åtgärder

• Träffa en skriftlig, tidsbegränsad överenskommelse med medarbetaren.
• Säga upp överenskommelsen om medarbetaren missköter sitt distansarbete.
• Se till så att maskiner och utrustning som lämnas till medarbetaren är betryggande ur arbetsmiljösynpunkt och att det finns godtagbara skyddsanordningar samt skötsel- och säkerhetsinstruktioner för utrustningen.
• Genomför kortare avstämningssamtal med medarbetaren under tidsperioden för överenskommelsen.
• Följa upp och utvärdera överenskommelsen efter genomförd tidsperiod.

Utrustning som behövs och placeras i medarbetarens bostad tillhör chefen. Detta beskrivs i ”Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen”. 

Medarbetarens roll innebär att:

• Innan påbörjat distansarbete, kontrollera med sin eventuella hyresvärd eller bostadsrättsförening för godkännande.
• Följa den skriftliga överenskommelsen.
• Delta i arbetsplatsträffar, arbetsgrupper, konferenser med mera på samma villkor som övriga medarbetare.
• Anmäla eventuell sjukfrånvaro, vård av sjukt barn och övriga ledigheter enligt förvaltningens eller bolagets gällande rutiner.
• Skapa en god arbetsmiljö genom att till exempel uppmärksamma och rapportera risker och upplevd ohälsa.
• Föra en dialog med chefen angående arbetsförutsättningarna på distans.
• Återlämna utrustningen när distansarbetet upphör eller när utrustningen behöver bytas ut. Utrustningen ska förtecknas och kvitteras av medarbetaren.
• Ansvara för förlust av och skada på den utlämnade utrustningen som orsakas av grov oaktsamhet.
• Teckna och betala ett hemförsäkringsskydd som täcker skada på person och egendom. Medarbetaren förbinder sig att omgående anmäla uppkommen förlust eller skada på aktuell utrustning, till chefen.
• Ansvara för att sekretessbelagd information inte förvaras eller skrivs ut på distansarbetsplatsen. Ingen utomstående får ges tillfälle att ta del av sekretessbelagda uppgifter.

Detta beskrivs även i ”Rutin för distansarbete inom Västra Götalandsregionen”.

Skyddsombudets roll innebär att medverka, om medarbetaren som ska arbeta på distans önskar det. 

Skyddsombudet ska i så fall samverka med chefen när det gäller att:

• Planera, genomföra och dokumentera en undersökning och bedömning av arbetsmiljön på distansarbetsplatsen.
• Genomföra åtgärder vid behov utifrån resultatet av undersökning och bedömning av arbetsmiljön.
• Följa upp genomförda åtgärder.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)