Vanliga frågor och manual

I e-tjänsten finns möjlighet att samarbeta kring en ansökan och det finns flera olika roller/behörigheter för medarbetare. Det är endast projektledaren som kan tilldela de olika rollerna:

• Projektledare – har både läs- och skrivbehörighet.
• Medlem – endast läsbehörighet och för att ta del av dokumentens innehåll. Kan inte skapa, skicka in eller ta bort dokument.
• Medskribent – har både läs- och skrivbehörighet men kan inte skicka in eller ta bort dokument som är påbörjade av projektledaren.

Firmatecknare – den som är behörig att skriva under ansökan innan den skickas in till VGR. Observera att den som är firmatecknare eller har motsvarande behörighet behöver vara inbjuden till projektet för att kunna skriva under ansökan elektroniskt. Intyg om att firmatecknaren är behörig måste bifogas som bilaga.

Nej, VGR kan inte se en påbörjad ansökan innan den är inskickad.

Om handläggaren på VGR ska se ansökan måste den först signeras av firmatecknare och skickas in. Handläggaren kan då markera var det finns frågor eller var det saknas uppgifter i ansökan och skicka tillbaka den för kompletteringar.

Efter att ansökan skickats in kan komplettering ske i e-tjänsten. Möjligheten att komplettera ansökan måste initieras av handläggaren.​ Efter eventuell komplettering måste firmatecknaren signera ansökan på nytt.

Ansökan ska skrivas under elektroniskt av behörig firmatecknare eller den som annars har rätt att ingå denna typ av överenskommelse för verksamhetens räkning genom t ex delegation eller fullmakt.

Firmatecknaren signerar ansökan och behöver därför vara inbjuden till projektet i e-tjänsten.

Projektledaren skickar ansökan för signering till firmatecknaren. Då skickas ett e-postmeddelande till firmatecknaren som uppmanas att läsa igenom ansökan, godkänna Allmänna villkor och därefter göra en elektronisk underskrift. Efter signeringen går ansökan i väg till VGR.

Endast projektledaren kan skicka ansökan för elektronisk signering till firmatecknaren. Efter signeringen går ansökan i väg till VGR. Projektledaren får ett mail som bekräftar att ansökan är inskickad.

När ansökan har skickats in ändras status för projektet från “utkast” till “inlämnad” i e-tjänsten. Erhållet diarienummer från VGR visas även på samma rad.

Utöver denna information i e-tjänsten skickas även en bekräftelse på inkommen ansökan samt diarienummer till projektledaren.

All kommunikation sker via e-tjänsten. Detta gäller såväl eventuella projektändringar som budgetändringar och övrig kommunikation.

Det går att byta projektledare och slutdatum för projektet under projekttiden och detta görs i e-tjänsten.

I e-tjänsten under Pågående projekt syns beviljade ansökningar.

Alla siffror som fylls i under 11) visas sedan automatiskt under 12).

Lönekostnader

Här avses lönekostnader för personer som är anställda av sökande organisation. Det kan vara exempelvis projektledare eller konstnärlig personal – ”avlönade deltagare i projektet”.

Externa tjänster

Bidrag i annat än pengar

Här avses värdet av exempelvis arbetad tid eller lokaler som tillhandahålls gratis i projektet.

Lönebikostnader: Avser exempelvis arbetsgivaravgifter

Alla siffror som fylls i under 11) visas sedan automatiskt under 12).

Här kan du inte fylla i någonting – ifylls automatiskt med siffrorna som du fyllde i under 11). 

Kontantfinansiering

Avser ekonomiska stöd, sökta eller beviljade.

Bidrag i annat än pengar, finansiering

Här fyller du i samma summa som på motsvarande ställe under 11).

Avvikelse mellan projektets totala finansiering och totala kostnader

Här ska det bli 0, annars kan man inte skicka in ansökan.