7.6 Uppgifter

Uppgiftslista

På startsidan för samarbetsytan för styrande dokument visas en lista med uppgifter som någon har fått tilldelad på den aktuella samarbetsytan. Uppgiftslistan nås också via länken Uppgifter i vänstermenyn på samarbetsytan.

Alla uppgifter

Du kan se den totala listan med uppgifter som är aktuella för alla användare på den aktuella samarbetsytan under Alla uppgifter.

Mina uppgifter

Du kan se de uppgifter som tilldelats dig genom att klicka på Mina uppgifter

Tilldelad uppgift

Den som tilldelas en uppgift får ett e-postmeddelande med följande information:

• Vem som skickat uppgiften
• Vilken uppgift det handlar om
• Förfallodatum för uppgiften

I e-postmeddelandet finns en länk till uppgiften som ska genomföras. Innehållsgranskare och godkännare får också en länk till själva dokumentet.

Påminnelse om tilldelad uppgift

Om den tilldelade uppgiften inte utförs skickas påminnelsemeddelanden via e-post:

• Första påminnelsen: Sju dagar före uppgiftens förfallodatum
• Andra påminnelsen: Två dagar före uppgiftens förfallodatum

Påminnelsemeddelandena innehåller samma information som det första meddelandet.

Uppgift hanterad

När uppgiften har hanterats får användaren som skickade uppgiften ett e-postmeddelande med information om hur mottagaren har valt att hantera uppgiften:

• Avvisad
• Slutförd
• Avslagen
• Godkänd

Förfallodatum för uppgift passerat

När förfallodatum för en uppgift har passerat skickas ett e-postmeddelande till både den som skickade uppgiften och mottagaren som inte hanterat uppgiften.

Dokument godkänt

När ett dokument har godkänts får följande personer ett e-postmeddelande:

• Metadatagranskare
• Innehållsgranskare
• Godkännare (både publicering och avpublicering)
• Innehållsansvarig
• Administratörer på samarbetsytan

Arbetsflöde avbrutet

När arbetsflödet för ett dokument avbryts får den person som var tilldelad uppgiften ett e-postmeddelande med information om att arbetsflödet har avbrutits och av vem.

Portalsida för styrande dokument

Det finns en portalsida för styrande dokument, STY – portalsida. Du hittar portalsidan i toppmenyn på samarbetsytecentret och i toppmenyn för respektive samarbetsyta för styrande dokument. På portalsidan kan du se alla uppgifter som tilldelats dig på alla samarbetsytor för styrande dokument där du har uppgifter. På samma portalsida listas också alla samarbetsytor för styrande dokument som du har tillgång till.