Guide - Digital arbetsmiljö
Inledning
Inledning
Digitaliseringen påverkar numera stora delar av våra liv, inte minst vår arbetsmiljö. Det finns många olika digitala system för allt fler arbetsuppgifter i allt fler verksamheter. Därför är det bra att börja prata om den digitala arbetsmiljön som en del av er arbetsmiljö!
Arbetsmiljön kan delas in i tre kategorier:
- Fysisk
- Organisatorisk och social
- Digital
Digital arbetsmiljö behandlar till exempel delar som:
- hur digitala system belastar hjärnan
- hur tekniken stödjer verksamheten
- samspelet mellan människor och teknik
Digital arbetsmiljö innefattar all teknik och digitala system på en arbetsplats. Det kan vara allt från den lilla fjärrkontrollen i konferensrummet till verksamhetens ekonomisystem.
I takt med digitaliseringen har arbetsmiljöproblemen ändrat karaktär. Många tunga, fysiska arbetsuppgifter har ersatts av digitala system, vilket innebär att arbetsmiljön blivit bättre och säkrare. Däremot kan digitala system orsaka kognitiva arbetsmiljöproblem, där människans förmåga och kunskaper inte kommer till sin rätt.
De olika delarna av arbetsmiljön överlappar varandra och vissa arbetsmiljöproblem kan uppstå i det mötet.
Se bild nedan:
Källa: Suntarbetsliv
Hur påverkas vi?
Om den digitala arbetsmiljön har brister kan vi påverkas negativt – på flera sätt. Här finns exempel på belastningar av olika slag som kan uppstå i den digitala arbetsmiljön:
Fysisk påverkan
- Tunga eller otympliga lyft
På vissa arbetsplatser behöver digitala enheter och verktyg lyftas eller bäras. Där är det viktigt att säkerställa att verktygen är lätta och lämpliga för arbetsuppgiften, för att undvika belastning och skador. - Olämplig arbetsställning
På en del arbetsplatser står, sitter eller rör sig medarbetare på ett sätt som påverkar kroppen negativt. Detta kan leda till skador som musarm, paddnacke och sms-tumme. - Bristande synergonomi
Om det är svårt att läsa av digitala system eller bildskärm kan ögonen bli ansträngda. Detta kan leda till trötthet och koncentrationssvårigheter. - Stillasittande
Digitalisering kan leda till mer stillasittande i arbetet. På sikt kan detta leda till hälsoproblem.
Social påverkan
- Många olika kanaler för kommunikation
Att inte hitta rätt i alla kommunikationskanaler, såsom e-post, sms, och intranät, kan skapa kontrollförlust och en känsla av att missa viktig information. - Isolering
Om digitala system ersätter mänsklig kommunikation och interaktion kan det leda till en minskad känsla av sammanhang och social isolering. - Ständigt tillgänglig
Digital teknik kan öka omfattningen av kommunikation och krav på att ständigt vara tillgänglig och uppdaterad. - Flera saker samtidigt
I vissa situationer behöver medarbetare försöka bemästra krånglande system eller teknik inför exempelvis arbetskamrater, elever eller patienter. Det här orsakar stress på två sätt (dubbel stress): dels av systemet och dels av de som väntar.
Organisatorisk påverkan
- Detaljstyrning
Digitala system kan användas för att detaljstyra arbetet. Detaljstyrning kan också leda till en känsla av minskad tillit från arbetsgivaren. - Ökad administration
Digitala system kan skapa fler arbetsuppgifter och minskad tid för verksamhetens kärnuppgifter.
Kognitiv påverkan
- Stora informationsmängder
Om medarbetare behöver ta emot stora mängder information blir det en belastning på hjärna och minne. Det blir svårt att överblicka och urskilja vad som verkligen är relevant för den aktuella arbetsuppgiften. - Svårtolkade gränssnitt
Komplicerade vyer och ikoner kan vara svåra att förstå och minnas vilket gör att tankekraft ägnas åt saker som inte är själva arbetsuppgiften. - Problem mellan systemen
När tjänsterna i systemen av olika anledningar inte pratar med varandra eller påverkar varandra på oförutsedda sätt, behöver medarbetare anstränga sig för att hantera systemen och minnas mycket information. - Tekniska problem
Oförutsägbara pauser och fördröjda reaktioner i systemen, exempelvis när system bara står still och snurrar kan skapa så kallad mikrostress. - Notifieringar eller larm
Varje gång en notifiering dyker upp på skärmen avbryter den sannolikt en befintlig arbetsuppgift vilket gör att koncentrationsförmåga och fokus tappas. Ett överdrivet antal påminnelser kan också bidra till att larm inte upplevs som akuta vilket kan leda till att larmens syfte motverkas och att säkerheten minskar. - Uppdatering av system
Vid uppdateringar behöver medarbetare lära sig och komma ihåg nya funktioner. - Hantering av lösenord
Medarbetare kan bli frustrerade då de måste hitta på och komma ihåg nya lösenord. Särskilt om det här behöver göras när det är bråttom. Det är även en säkerhetsrisk att skriva ner dem. - Oregelbunden användning
Om medarbetare inte använder ett system regelbundet är det svårt att hålla kunskap aktuell, till exempel hur de ska lösa uppgifter eller hitta information i det specifika systemet.
Källa: Suntarbetsliv
Hur ska det fungera i en god digital arbetsmiljö?
I en god digital arbetsmiljö bidrar de digitala systemen till en effektiv verksamhet och underlättar medarbetarnas arbetsuppgifter. God användbarhet innebär att de digitala systemen är anpassade till människorna som ska använda dem och anpassade efter verksamhetens behov. För en god digital arbetsmiljö måste också all teknik vara välfungerande.
God användbarhet innebär att systemen är:
- Enkla att använda
- Lätta att hitta i
- Introcucerade på ett bra sätt
- Anpassade till mobila enheter
Bristande användbarhet innebär att det är:
- Många klick
- Svårt att få en överblick och hitta
- Onödigt många steg
- Otillräcklig utbildning
- Bristande anpassning till mobila enheter
8 tips som bidrar till bra digital arbetsmiljö:
- Håll frågan om den digitala arbetsmiljön levande på arbetsplatsträffar och i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
- Samarbeta med upphandlingsfunktioner och IT om hur ni kan ta vara på medarbetarnas erfarenheter redan innan nya system beställs.
- Skapa en struktur för erfarenhetsutbyte om digitalisering och välfärdsteknik mellan olika verksamheter.
- Lägg upp en plan för introduktion när nya digitala system införs i verksamheten.
- Ta reda på medarbetarnas utbildningsbehov, det kan skifta mellan individer.
- Utred om ni behöver checklistor för hur medarbetarna ska använda digitala system.
- Tänk på att de som arbetar med digitala system behöver kontinuerlig kompetensutveckling om dataskyddsförordningen GDPR.
Tipsen från Anna Spånt Enbuske
Källa: Suntarbetsliv
Steg för steg
1. Reflektera tillsammans kring vår digitala arbetsmiljö
Prata om hur er digitala arbetsmiljö ser ut genom att göra någon av de två gruppaktiviteter nedan.
GRUPPAKTIVITET 1
Hur ser vår digitala arbetsmiljö ut?
Starta aktiviteten med att titta på filmen i länken ovan. Därefter reflekterar ni tillsammans kring de frågor som ligger efter filmen i länken.
Är ni en stor grupp rekommenderar vi att ni delar in er i par eller mindre samtalsgrupper om 3–6 personer för att sedan summera i storgrupp.
GRUPPAKTIVITET 2
Var går gränsen mellan arbete och fritid?
Forskare har identifierat sju olika sätt att förhålla sig till hur vi är digitalt nåbara dygnet runt. Titta på filmen tillsammans i länken ovan och diskutera digitala gränsdragningsstrategier i er arbetsgrupp med hjälp av reflektionsfrågorna som ligger efter filmen.
Är ni en stor grupp rekommenderar vi att ni delar in er i par eller mindre samtalsgrupper om 3–6 personer för att sedan summera i storgrupp.
Källa:Suntarbetsliv
2. Undersök vår digitala arbetsmiljö
En skyddsrond för den digitala arbetsmiljön genomförs av chef, skyddsombud och medarbetare tillsammans som vanlig skyddsrond. Ta hjälp från IT-avdelningen eller annan expertis om behov finns!
Undersök arbetsmiljön med hjälp av en av de tre skyddsronderna för digital arbetsmiljö enligt länkar nedan: Använd den skyddsrond som bäst passar era behov just nu!
Starta aktiviteten med att titta på filmen i vald länk enligt ovan. Därefter reflekterar ni tillsammans kring de frågor som ligger efter vald filmlänk.
Är ni en stor grupp rekommenderar vi att ni delar in er i par eller mindre samtalsgrupper om 3–6 personer för att sedan summera i storgrupp.
Källa: Suntarbetsliv
3. Genomför åtgärder för att förbättra vår digitala arbetsmiljön
Beskriv de utmaningar eller styrkor ni hittat i skyddsronden för digital arbetsmiljö, prioritera, formulera åtgärder, utse ansvarig och tid för uppföljning i en handlingsplan.
Chefen har övergripande ansvar för vilka åtgärder som ska genomföras, men ska ta fram handlingsplanen tillsammans med skyddsombud.
Ta gärna hjälp från medarbetare, IT-avdelning, företagshälsovården eller annan expertis när ni gör skyddsrond för digital arbetsmiljö, om behovet finns.
Se "Checklistor och mallar" nedan.
4. Följ upp genomförda åtgärder
- Följ upp genomförda åtgärder löpande på arbetsplatsträffar.
- Dokumentera resultatet av uppföljningen.
Se "Checklistor och mallar" nedan.
Stöd i det praktiska arbetet
Checklistor och mallar
Västra Götalandsregionen
Anpassningsbara dokument
Suntarbetsliv
Fördjupande länkar och dokument
Västra Götalandsregionen
| Titel |
|---|
| Guide - Bildskärmsarbetsplatsens utformning (vgregion.se) |
| Guide - Synundersökning och glasögon (vgregion.se) |
Suntarbetsliv
Arbetsmiljöverket
Ansvar och roller
Chefens ansvar
Chefen ansvar innebär att:
- tillsammans med medarbetarna reflektera kring hur man vill ha den digitala arbetsmiljön på enheten.
- planera, genomföra och dokumentera digitala arbetsmiljöronder.
- genomföra en bedömning av hur allvarliga hittade problem och risker är.
- genomföra åtgärder vid behov för att minska problem och risker.
- följa upp genomförda åtgärder.
- återkoppla resultatet från ronden till alla medarbetare på en arbetsplatsträff.
Medarbetarens roll
Medarbetarens roll innebär att:
- reflektera tillsammans med chef och övriga medarbetare kring hur man vill ha den digitala arbetsmiljön på enheten.
- ta upp upplevda problem och risker vid den digitala skyddsronden.
- återkoppla vid uppföljningar om man tycker att genomförda åtgärder minskat problemen och riskerna.
Skyddsombudets roll
Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att:
- tillsammans med medarbetarna reflektera kring hur man vill ha den digitala arbetsmiljön på enheten.
- planera, genomföra och dokumentera digitala arbetsmiljöronder.
- genomföra en bedömning av hur allvarliga hittade problem och risker är.
- genomföra åtgärder vid behov för att minska problem och risker.
- följa upp genomförda åtgärder.
- återkoppla resultatet från ronden till alla medarbetare på en arbetsplatsträff.
HR-funktionens roll
HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide.