Webbplatsen använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare. Vissa saker kan se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Guide - Arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning

Kvinnlig chef i samtal med anställd

Inledning

Denna guide gäller när det finns behov av individuell arbetsanpassning, se vänster hjul nedan, trots de åtgärder som vidtagits i det generella arbetsmiljöarbetet kring SAM – Systematiskt arbetsmiljöarbete, d.v.s det högra hjulet.     
Två-hjul.JPG
Arbetsanpassning innebär åtgärder i den fysiska, organisatoriska och/eller sociala arbetsmiljön. Dessa syftar till att en medarbetare, med nedsatt arbetsförmåga kan:
  • fortsätta arbeta, eller
  • återgå i arbetet efter sjukskrivning/rehabilitering 

Arbetsanpassningen kan vara tidsbegränsad eller varaktig.

Se även "Guide Rehabilitering och Arbetsanpassning vid återgång i arbete" under "Fördjupande länkar och dokument" nedan.

Arbetsgivarens ansvar för specifika sjukdomar finns inte i den nya föreskriften. Arbetsgivaren är skyldig att anpassa arbetet för de medarbetare som har en nedsatt arbetsförmåga, oavsett vad orsaken till nedsättningen är, hur eller var den uppkommit.

I samband med behandling av missbruk och relaterade medicinska problem, ska arbetsanpassning ske, som med alla typer av hälsoproblem som påverkar arbetets utförande. Därför lyfts inte alkohol- och drogmissbruk särskilt, i den nya föreskriften om arbetsanpassning.

Syftet med denna guide är att förebygga sjukskrivning på grund av arbete. 

All dokumentation kring individ ska göras i HälsoSAM, IT-stöd vid arbetsanpassning och rehabilitering - Insidan (vgregion.se) det vill säga vid:

  • tidiga insatser på grund av att medarbetaren mår dåligt på arbetet 
  • sjukskrivning 
  • arbetsanpassning inför återgång till arbetet efter sjukskrivning

Steg för steg

Arbetsgivaren ska ha en struktur för individuell arbetsanpassning (benämns fortsättningsvis arbetsanpassning) och rutiner som beskriver tillvägagångssätt när det finns behov av att anpassa arbetsmiljön för enskilda medarbetare.

Av rutinerna ska det framgå:

  • vem som tar emot informationen om att en medarbetare behöver arbetsanpassning
  • vad som händer med informationen, d.v.s. att det finns en tydlig struktur på det fortsatta arbetet, efter den första signalen om behov av arbetsanpassning
  • vad mottagaren ska göra i det fortsatta arbetet med arbetsanpassning

Detta ska även ingå i uppgiftsfördelningen för chefer inom förvaltningar/bolag.

Var som chef lyhörd för medarbetarnas hälsotillstånd och försök vidta tidiga åtgärder innan ohälsa leder till sjukskrivning.

Du ska därför fortlöpande ta reda på om någon av medarbetarna behöver arbetsanpassning i sitt arbete. Detta ska ske genom fortlöpande dialog i samband med möten som redan sker i verksamheten mellan chef och enskild medarbetare eller vid särskilda möten.

Exempel på möten och stöd vid mötet:

  • Utvecklingssamtal
  • Omtankesamtal – hälsoSAM
  • Andra individuella samtal

Initiera även ett möte med medarbetaren vid upprepad korttidssjukfrånvaro – efter fjärde sjukfrånvarotillfället/12 månader – kring orsaker till frånvaron. HälsoSAM informerar dig som chef via ett e-postmeddelande när detta är aktuellt. Erbjud medarbetaren möjligheten att ta med skyddsombud till mötet. 

Om det i samtalet med medarbetare framkommer privata bekymmer som påverkar arbetet, finns individuellt samtalsstöd att beställa hos extern leverantör. Exempel på bekymmer kan vara separation/skilsmässa, dödsfall eller annan allvarlig händelse hos medarbetaren eller närstående. Syftet med insatsen är att stärka medarbetarens möjligheter att klara sitt arbete och förebygga ohälsa/sjukskrivning.

Om du som chef är osäker på vad du kan erbjuda medarbetaren, ta gärna en första kontakt med Hälsan och Arbetslivet för rådgivning och eventuellt ett bedömningssamtal för medarbetaren.

Dokumentera tidiga insatser i hälsoSAM, exempelvis i "omtankesamtal".

Se "Checklistor och mallar" nedan 

Du som chef ska:

  • Tidigt föra en dialog med medarbetaren om eventuellt behov av arbetsanpassning
  • Därefter föra en dialog med medarbetaren om rätt arbetsanpassning, när det gäller hinder i:
    • Fysisk arbetsmiljö - exempelvis bristfällig belysning eller arbetsutrustning
    • Organisatorisk arbetsmiljö - exempelvis bristfällig information från och kommunikation med ledning, för litet handlingsutrymme i arbetsuppgiften eller obalans mellan krav och resurser för arbetsuppgiften
    • Social arbetsmiljö - exempelvis brist i stöd från chef och/eller samarbete med kollegor 
  • Ta ställning till rätt arbetsanpassning för att medarbetare med nedsatt arbetsförmåga ska kunna fortsätta att utföra sitt ordinarie arbete
  • Ta ställning till om arbetsanpassningen ska vara tidsbegränsad eller permanent
  • Informera övriga medarbetare om beslutad arbetsanpassning

Informera även medarbetaren vid samtalet om arbetsgivarens "Process för Arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning".
Dokumentera resultatet av utredningen i hälsoSAM.

Se "Checklistor och mallar" nedan 

 

När du som chef tagit ställning till eventuell arbetsanpassning, genomförs dessa åtgärder i dialog med medarbetaren.

Arbetsanpassande åtgärder kan genomföras på många olika sätt. Exempelvis:

  • Särskild arbetsutrustning för arbetsuppgiften t.ex. lyfthjälpmedel och höj- och sänkbara bord
  • Anpassade arbetsuppgifter t.ex. rotera mellan fysiskt tunga och lätta arbeten eller mellan psykiskt betungande och psykiskt lättare arbeten
  • Anpassade arbetstider t.ex. förlägga arbetstiden utifrån medarbetarens behov
  • Förändrad arbetsfördelning t.ex. genom förtydligade arbetsroller eller stöd från chef vid prioritering av arbetsuppgifter vid hög arbetsbelastning

Dokumentera genomförda åtgärder i hälsoSAM.

Se "Checklistor och mallar" nedan

Du som chef ska:

  • Följa upp genomförda åtgärder i dialog med medarbetaren
  • Vid behov justera arbetsanpassningen 

Arbetsanpassningen kan fortsättningsvis vara tidsanpassad eller varaktig utifrån resultatet av uppföljningen.

Fortsätt uppföljningen regelbundet tills arbetsanpassningen kan tas bort, det vill säga när medarbetaren kan genomföra sina ordinarie arbetsuppgifter utan anpassning eller att anpassningen permanentas för att ordinarie arbetsuppgifter ska kunna genomföras.

Dokumentera resultatet av uppföljningar i hälsoSAM.

Se "Checklistor och mallar" nedan

Stöd i det praktiska arbetet

Västra Götalandsregionen

PDF-dokument

Titel

Anpassningsbara dokument

Ansvar och roller

Du som chef ska:  

  • Följa givna rutiner för arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning 
  • Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
  • Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder 
  • Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov 
  • Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
  • Dokumentera genomförd arbetsanpassning och resultatet i hälsoSAM     
  • Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare
 

Medarbetarens roll innebär att: 

  • Tidigt signalera till sin chef när hälsan kan påverka arbetssituationen eller om arbetssituationen påverkar hälsan 
  • Aktivt medverka i sin arbetsanpassning för att nå uppsatta mål.  
  • Vid behov ta kontakt med skyddsombud 

Skyddsombudets roll innebär att samverka med chefen när det gäller att:

  • Följa givna rutiner för arbetsanpassning för att förebygga sjukskrivning 
  • Fortlöpande undersöka varje medarbetares behov av arbetsanpassning
  • Vid behov genomföra arbetsanpassning för medarbetare som inte klarar sina ordinarie arbetsuppgifter utan stödåtgärder 
  • Följa upp genomförd arbetsanpassning och justera den vid behov 
  • Tidsbestämma eller permanenta arbetsanpassning i samband med starten av arbetsanpassning och vid kommande uppföljningar
  • Informera övriga medarbetare om beslutad/genomförd anpassning för medarbetare

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 


Senast uppdaterad: 2022-06-14 11:41