Webbplatsen använder teknik som troligen inte stöds av din webbläsare som exempelvis Internet Explorer 11. Vissa saker kan se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Kom igång

Formuläret kopplas till en vårdenhet

Det färdiga formuläret behöver vara kopplat till en vårdenhet. Det går alltså inte att använda tjänsten utan att involvera en vårdenhet. 

Personal har uppdrag vid verksamheten

Personal behöver ha (medarbetar)uppdrag Vård och behandling (eller i vissa fall Kvalitetsregister) vid verksamheten.

Uppdrag beställs i Behörighetsbeställningsportalen (BBP) av verksamhetsassistent/LITA, chef eller motsvarande. Behörig person i verksamheten kan logga in behörighetsbeställning här.

Personal har behörighet till vyn Utskick och/eller vyn Uppföljning i Formulärhantering

Formulär hanteras via en webbsida där personal loggar in i vyn Utskick eller Uppföljning. Behörigheter till Utskick och Uppföljning

  • delas i de flesta fall ut av regional samordnare på verksamhetsnivå när en enhet börjar använda tjänsten: all personal som har medarbetaruppdrag vid verksamheten kan därefter logga in (upplägget bestäms i samråd med verksamhetschef)

  • alternativt delas ut behörigheter ut till enskilda medarbetare av en person utsedd av verksamhetschef

  • i undantagsfall delas behörigheter ut till enskilda medarbetare av regional samordnare (gäller projekt eller andra specifika omständigheter).

Det finns en demomiljö som fungerar som den skarpa miljön men som inte kräver inloggning. I demomiljön kan man se hur vyn för Utskick och Uppföljning ser ut och även testa att skicka, besvara och läsa besvarade formulär, se Så använder du demomiljön.

Tillstånd att använda formulär

Det krävs ofta tillstånd av upphovspersonen när man ska skapa en digital version av ett formulär.

Om vårdenheter och verksamheter

Formulär kopplas till en specifik vårdenhet medan behörigheten styrs av (medarbetar)uppdraget som är kopplat till en verksamhet (ibland en nivå upp).

För att komma åt ett formulär med tillhörande svar så loggar personal in i Formulärhantering (med sitt tjänstekort) och väljer sin vårdenhet i en rullista. Har man uppdrag i flera verksamheter så väljer man först uppdrag för önskad verksamhet och därefter vårdenhet.

Om verksamheten består av flera vårdenheter så har personal tillgång till de formulär och de formulärsvar som hör till de vårdenheter som verksamheten består av (verksamhetsområdets kopplade enheter).

Ett formulär kan användas av flera vårdenheter

Om flera enheter i regionen ska använda samma formulär så kan regional samordnare göra så att enheterna "prenumererar" på formuläret. De får då också automatiskt tillgång till eventuella nya versioner av formuläret.

Inloggning för vårdpersonal

  • Notera att vårdpersonal loggar in i tjänsten via en särskild inloggningssida:
    https://personal.formular.1177.se/
  • Inloggning sker alltså inte via via Personalverktyget 1177 Vårdguidens e-tjänster (https://personal.1177.se/). 
  • Läs mer om inloggning i avsnittet Logga in längre ned på sidan.

Inloggning för invånare/patient

  • Notera att invånaren behöver logga in i 1177 Vårdguiden e-tjänster för att besvara formuläret.
  • Om personal gör ett (manuellt) utskick så kan invånaren få en avisering till inkorgen i 1177. I inkorgsmeddelandet finns en länk till formuläret.
  • Invånaren kan nå formuläret via en länk som kan ligga på valfri webbplats eller skickas per sms.
  • Invånaren kan logga in på 1177.se och hitta formuläret via Alla övriga tjänster och Fyll i formulär.
  • Invånaren kan alltid hitta till sina formulär via webbadressen:
    https://formular.1177.se

Forskare som inte själva är vårdpersonal kan etablera samarbete med en verksamhet för att via denna förmedla formuläret. En möjlig lösning är att man skapar en länk till formuläret som forskaren sedan kan förmedla till respondenter. Personal vid vårdenheten kan också göra utskick till specifika personer (görs på personnummer) men notera att man inte får skapa en avisering till inkorgen i 1177 för annat än vårdrelaterade ärenden. Personal vid vårdenheten (verksamheten) kan göra exporter (kräver en initial konfiguration) och sedan dela exportfilerna med forskaren. Se även "Uppföljning och export" nedan.

Notera att respondenten behöver e-legitimation för att kunna besvara formuläret och att det inte går att vara anonym. Formuläret ligger i gränssnittet för 1177 och det går inte att ändra bakgrundsfärger eller dylikt.

  • Mejla ditt önskemål till formularhantering@vgregion.se (bifoga gärna eventuella förlagor/frågor), eller, om du arbetar vid somatiken på  Sahlgrenska Universitetssjukhuset, su.formularhantering@vgregion.se 
  • Vid behov bjuder regional samordnare/designer vid Koncernstab Digitalisering in till ett avstämningsmöte innan formuläret byggs.
  • En första prototyp skapas i demomiljön, oftast av regional samordnare eller av utsedd designer i respektive förvaltning. I beskrivningen för formuläret ska kontaktpersonens namn och e-postadress anges (den som kan svara på frågor om formuläret).
  • Du får en länk till en första prototyp för test. Dela länken till kollegor och om möjligt även till personer från formulärets målgrupp för att få feedback. Be testarna att besvara formuläret på sin mobiltelefon om målgruppen förväntas använda mobil för att svara på formuläret. När du har fått feedback så skapar vi en ny version för test. Processen upprepas tills inga fler ändringar behöver göras.
  • Om formuläret bygger på en analog förlaga så kan processen gå snabbt, men även här behöver en del designval göras för att få en så bra digital version som möjligt. Finns förlagor behöver man oftast be om tillåtelse från upphovsrättsinnehavaren att skapa en digital version. För flera vanligt förekommande formulär är detta redan gjort.
  • Om utsedd designer i förvaltningen skapar formuläret tillsammans med en person i verksamheten så meddelar designern regional samordnare när prototypen är klar.
  • Avstämningsmöte med regional samordnare som ger eventuella förbättringsförslag.
  • När formuläret är klart så kopierar regional samordnare det till produktionsmiljön och gör det tillgängligt för berörda enheter.
  • Eventuella nya versioner skapas i produktionsmiljön (av regional samordnare eller av en förvaltnings designer). 
  1. Gå till inloggningssidan Formulär. Webbadressen är personal.formular.1177.se (skapa gärna ett bokmärke till denna sida).
    • Du kan också alltid hitta inloggningssidan genom att gå till Formulärhantering på Vårdgivarwebben och klicka på Logga in som vårdpersonal.
  2. Se till att ditt eTjänstekort sitter i datorn.
  3. Klicka på Utskick (skicka formulär) eller Uppföljning (följ upp svaren).
  4. Modalrutan Välj certifikat för autentisering visas. Klicka på knappen OK. Ibland kan du komma direkt till nästa steg utan att denna ruta visas.
  5. Om du får upp en ruta med rubriken Välj medarbetaruppdrag så klickar du på raden som har namnet på din vårdenhet/verksamhet i kolumnen "Vårdenhet". I kolumnen "Syfte" ska det stå "Vård och behandling" (i vissa fall kan det vara Kvalitetsregister). Har du flera medarbetaruppdrag så visas en rad per medarbetaruppdrag. Du loggas in på den verksamhet du väljer.
  6. En del verksamheter har kopplade enheter. Arbetar du vid en sådan verksamhet (t.ex. sjukhus) så får du, första gången du loggar in, välja den enhet som du vill arbeta med i en rullgardinsmeny. Andra verksamheter (t.ex. vårdcentraler) har inga kopplade enheter och då behöver man inte välja enhet.
    • Nästa gång du loggar in så kommer du direkt till den enhet du senast. Vill du byta enhet till en annan inom samma verksamhet så klickar du på Byt enhet uppe till höger. Om du loggar ut så får du välja medarbetaruppdrag och verksamhet igen (steg 5).
  7. Nu visas vyn Utskick eller Uppföljning beroende på vad du valde i steg 3.
    • Tips. Du kan byta mellan vyerna Utskick och Uppföljning genom menyn uppe till vänster. Notera att detta kräver att du har fått behörighet till båda vyerna.

Om du har problem att logga in så läs sidan Kom igång och avsnittet Förutsättningar. Här är några möjliga problem, orsaker och lösningar:

  • Du inte välja din verksamhet i steg 5. Orsak: Du inte har fått medarbetaruppdrag för din verksamhet. Lösning: Ordna medarbetaruppdrag, se Kom igång.
  • Du ser andra enheter i rullgardinsmenyn med enheter än de som du nu arbetar med. Orsak: I steg 5 har du valt en verksamhet som du inte längre arbetar vid. Att du kunde göra det beror på att din tidigare verksamhet har missat att ta bort ditt medarbetaruppdrag. Lösning: Be din tidigare verksamhet att ta bort ditt medarbetaruppdrag vid den tidigare verksamheten.
  • Kontrollera att du har fått besked om att du (alternativt alla vid verksamheten) har fått behörighet till aktuella vyer (Utskick/Uppföljning) i Formulärhantering. Om det är oklart, kontakta i första hand den som hjälpt till med införandet av formuläret, i andra hand formularhantering@vgregion.se 
  • eTjänstekortens SITHS eID-certifikat behöver ha uppgraderats till tillitsnivån LoA3. Läs mer på LoA3 krävs för åtkomst till Utskick och Uppföljning.
  • Gå till inloggningssidan Formulär och klicka på Utskick. Länk till inloggningssidan finns också överst på startsidan för Formulärhantering på Vårdgivarwebben.
  • Personal med behörighet till Utskick kan skicka formulär genom att ange mottagares personnummer.
  • Invånare kan använda länken https://formular.1177.se för att se sina pågående, tillgängliga och inskickade frågeformulär på en översiktssida.
  • Invånare kan också navigera till sina formulär via Övriga tjänster och Formulär att fylla i på 1177.se.
  • Vid behov skapar regional samordnare även en länk till formuläret som vårdpersonal kan lägga på en webbsida, kontaktkort på 1177 eller dela på annat sätt.
    • Tips. Personal med e-postadress som slutar på vgregion.se kan skicka länken med ett sms via Microsoft Outlook. Skicka ett mejl till [mobiltelefonnummer]@sms.vgregion.se och lämna ämnesfältet tomt. Avsändaren blir "VGR". Använd en tredjepartslösning om du vill skapa en kortlänk till formuläret (originallänken är relativt lång).
  • Hämta manualen för utskick på sidan Formulärhantering för detaljerade instruktioner.

Uppföljning

  • Gå till inloggningssidan Formulär och klicka på Uppföljning. Länk till inloggningssidan finns också överst på startsidan för Formulärhantering på Vårdgivarwebben.
  • Personal med behörighet till Uppföljning kan ta del av formulärsvaren i en överskådlig lista, filtrera på status med mera. Man ser svar även för utskick som gjorts av någon annan i verksamheten.
  • Det går att ställa in notifieringar till angivna e-postadresser när ett formulär besvaras. Det görs i menyvalet Notifieringar. Läs Notifiering till vårdpersonal i Manualer "on line".
  • Hämta manualen för uppföljning på sidan Formulärhantering för detaljerade instruktioner.

Utskrift till papper eller pdf

  • Det går att skriva ut till papper eller pdf genom att använda kortkommandot Ctrl + P när du är på en invånares svar i uppföljningsvyn.
  • I webbläsaren Edge: Under Inställningar, se till att alternativet Färg är valt. Klicka sen på Fler inställningar och markera alternativet Bakgrundsgrafik. Det gör att svarsalternativen syns tydligare på utskriften/pdf:en.
  • Se information för hur det ser ut i Google Chrome på den nationella förvaltningens sida Utskriftsformat.
  • Notera att personnumret endast kommer med på formulärets första sida och att sidbrytningen kan bli suboptimal.
  • Om du behöver "snyggare" utskrifter med personnummer på varje sida kan du exportera till pdf (se nedan) och sedan skriva ut den vägen, med det är fler steg och kräver en särskild konfiguration för att fungera.

Export

  • Besvarade formulär bör gallras inom tre månader och senast ett år från utskicksdatumet. Detta görs från vyn Uppföljning.
  • Utbildning sker efter behov. Tjänsten är relativt lätt att komma igång med och det finns tydliga manualer som stöd.
  • Utbildningsfilmer kommer att finnas tillgängliga framöver.

Det finns tre versioner av EQ-5D i Formulärhantering (EQ-5D-3L, EQ-5D-5L och EQ-5D-Y). För att kunna använda dessa behövs en licens från EuroQol. Licensen är kostnadsfri för icke-kommersiell användning. Varje verksamhet som vill använda formulären ansöker själv om licens. Om flera verksamheter samarbetar i ett projekt görs endast en ansökan för samtliga medverkande verksamheter.

Senast uppdaterad: 2021-03-12 17:47